o O Órgão Especial Tribunal de Justiça criou o Programa de Gestão de Documentos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo por intermédio da Resolução nº 483/2009, cujo objetivo é adotar um conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A iniciativa atende à necessidade de resgatar e preservar a memória histórica, reduzir a massa documental acumulada, aplicar os conceitos de guarda documental técnica, melhorar o acesso à informação.
A iniciativa atende à necessidade de resgatar e preservar a memória histórica, reduzir a massa documental acumulada, aplicar os conceitos de guarda documental técnica, melhorar o acesso à informação.
· Noções Básicas
o O que é gestão de documentos?
§ Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei nº 8.159/91, art. 3º).
§ - Preservar a memória histórica;
§ - Reduzir a massa documental de processos findos arquivados;
§ - Proporcionar agilidade no desarquivamento dos processos e documentos;
§ - Obter maior eficiência na administração do arquivo;
§ - Melhorar a conservação dos processos e documentos de guarda permanente;
§ - Liberação de espaço físico;
§ - Incrementar a pesquisa.
o O que é avaliação documental?
§ Define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
· Legislação
§ Há nos arquivos do TJSP 70.019.844 de processos (até dezembro/2010), Capital e Interior. (Fonte: SPI 3.17.2)
§
PREVISÃO DE ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS
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ANUAL:
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4.500.000
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EM 5 ANOS:
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22.500.000
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CUSTO PARA O TJSP
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MENSAL:
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R$ 2.404.022,11
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ANUAL:
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R$ 28.848.265,32
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EM 5 ANOS:
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R$ 144.241.326,60
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o Programa de Gestão Documental e Preservação da Memória do Judiciário do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo
PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL E PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO
O Programa de Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, aprovado pelo Órgão Especial, foi instituído pela Resolução 483 de 04 de março de 2.009.
Trata-se de um programa contínuo para que a documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e propiciando além da guarda preciosa, a instituição de políticas de gestão documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da memória do Judiciário Paulista.
Sua missão é a criação de um padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, racionalizando, ampliando o acesso à informação, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.
Os instrumentos para que estas ações sejam possíveis são o plano de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos que aliadas às Comissões de Avaliação Documental, vão desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente administrativo conduzindo a informação, seja ela em papel ou eletrônica, de modo a refletir os aspectos administrativos, jurídicos, sociais, históricos e demais, agilizando o acesso a esta informação, propiciando o exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando-se corretamente a documentação de valor permanente.
A TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS já foi construída e integra a Resolução, assim como o Plano de Classificação de Documentos, sendo que atualmente o refletir da Casa é o exercício de criação de Projetos que resgatem e reconstruam a Memória da Instituição.
Grandioso Projeto, que pretende contribuir não só com a produção e guarda documental, mas com os estudos de enxugamento da própria tramitação, visto que tecnicamente se trata de uma ferramenta para compreensão deste universo como um todo.
Este é somente um começo de uma longa jornada que instalará um divisor de águas na forma como é vista a produção, guarda e Memória do Judiciário Brasileiro com expressiva redução de etapas e custo."
fonte: TJSP
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