Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO
COMPOSIÇÃO
JUIZ ANTÔNIO JOSÉ TEIXEIRA DE CARVALHO
Presidente
JUIZ PEDRO PAULO TEIXEIRA MANUS
Vice-Presidente Administrativo
JUÍZA WILMA NOGUEIRA DE ARAÚJO VAZ DA SILVA
Vice-Presidente Judicial
JUIZ DECIO SEBASTIÃO DAIDONE
Corregedor Regional
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Período: junho de 2005 a outubro de 2006
Edna Aparecida Silveira (Coordenadora)
Patrícia Dias De Rossi (Secretária)
Tânia Hannud Adsuara
Luís Cláudio Junqueira da Silva
Ana Celina Ribeiro Sanches Siqueira
Masaru Fujimoto
Ezequiel Temistocles Garcia
Maria Flávia Dias
Débora Agrumi Bauerfeldt
Paulo Jorge Peralta
Período: a partir de outubro de 2006
Edna Aparecida Silveira (Coordenadora)
Patrícia Dias De Rossi (Secretária)
Elaine Cristina Patriota
Sueli Cristina Fracca
Rebeca Werdesheim de Camargo
Siomara Fernanda Minetti Silva
Masaru Fujimoto
Sérgio Luiz Silva Souza
Débora Agrumi Bauerfeldt
Paulo Jorge Peralta
Elaboração e Diagramação
Secretaria de Documentação
Apoio Técnico
Associação de Arquivistas de São Paulo
Arte de Capa
Secretaria de Apoio Administrativo
2006
ed. revisada
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 3
SUMÁRIO
1. APRESENTAÇÃO.................................................................................................................... 4
2. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL..................................................................................................... 5
Lei Federal nº 7.627, de 10 de novembro de 1987 .................................................................. 5
Constituição Federal de 1988................................................................................................... 5
Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.......................................................................... 5
Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos ......................... 5
Lei Federal nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 .................................................................... 5
Decreto Federal nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002................................................................ 6
Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justi
ça do Trabalho ..................... 6
Resolução GP nº 02, de 23 de maio de 2005, do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª
Região...................................................................................................................................... 6
Resolução GP nº 05, de 21 de novembro de 2006, do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª
Região...................................................................................................................................... 6
2. INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL ..................................................................... 7
Arquivo..................................................................................................................................... 7
Arquivo Corrente....................................................................................................................... 7
Arquivo Intermediário................................................................................................................ 7
Arquivo Permanente ................................................................................................................. 7
Plano de Classificação.............................................................................................................. 8
Tabela de Temporalidade de Documentos............................................................................... 8
3. APLICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL ...................................... 9
Produção do Documento .......................................................................................................... 9
Classificação do Documento .................................................................................................... 9
Organização da Correspondência Administrativa .................................................................... 9
Arquivamento Corrente em Meio Convencional ..................................................................... 10
Arquivamento em Meio Eletrônico.......................................................................................... 10
Cumprimento dos Prazos de Guarda no Arquivo Corrente.................................................... 11
Transferência para o Arquivo Intermediário (exceto autos findos)......................................... 11
Eliminação de Documentos .................................................................................................... 11
4. CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................................................... 12
Conceito................................................................................................................................. 12
Objetivos ................................................................................................................................ 12
Manutenção Ambiental ........................................................................................................... 12
Mobiliário................................................................................................................................ 13
Acondicionamento e disposição no mobiliário........................................................................ 14
a. documentos textuais (em suporte papel)................................................................... 14
b. documentos fotográficos............................................................................................ 14
c. plantas, mapas e outros desenhos técnicos em pranchas de grandes dimensões.. 14
d. microformas ............................................................................................................... 15
e. fitas magnéticas sonoras e de vídeo ......................................................................... 15
Rotinas de higiene e limpeza.................................................................................................. 15
Manuseio de documentos....................................................................................................... 15
Segurança.............................................................................................................................. 16
5. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................... 17
ANEXO I – Plano de Classificação ............................................................................................. 18
ANEXO II – Tabela de Temporalidade de Documentos ............................................................. 22
ANEXO III – Relação de Atividades e Tipos Documentais das Unidades Administrativas e
Judiciárias .................................................................................................................................. 55
ANEXO IV – Rótulo Padrão para Identificação das Embalagens Arquivísticas ......................... 70
ANEXO V – Modelos dos Termos de Registro para Eliminação de Documentos...................... 71
Índice dos Tipos Documentais constantes da Tabela de Temporalidade (Anexo II) ................. 72
Índice das Unidades elencadas no Anexo III.............................................................................. 77
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 4
1. APRESENTAÇÃO
O Manual do Programa de Gestão Documental é um guia contendo informações gerais
e diretrizes para realização das atividades de organização, armazenamento, transferência e
descarte dos documentos acumulados nas diversas unidades administrativas e judiciárias do
Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região.
Na ausência de um programa de gestão documental, é comum haver incerteza sobre o
que manter ou o que descartar. Alguns administradores procuram manter tudo guardado,
devido ao receio de um dia precisarem de qualquer documento, enquanto outros, por motivo de
espaço ou por acreditarem que não fará falta, eliminam praticamente tudo. Entretanto, há um
meio termo entre estes dois extremos, em que é possível avaliar a documentação e
estabelecer, com base em critérios definidos, um prazo para sua manutenção nos arquivos,
bem como estipular a eliminação segura daquela que esgotou as possibilidades de ser
consultada.
Marilena Leite Paes nos faz uma interessante observação a este respeito, ao pontuar
que, assim como os museus realizam uma triagem das pinturas mantidas em seu acervo em
função do valor de obra de arte, as instituições também devem verificar o valor de seus
documentos de arquivo e determinar quais devem ser guardados ou não. Na esfera pública,
esta não é apenas uma recomendação, mas uma exigência legal, segundo a qual nenhum
documento pode ser eliminado sem previsão no instrumento normativo competente.
Definir o que manter e o que descartar nem sempre é uma tarefa simples, a qual
depende da correta avaliação de cada documento. Identificar sua potencialidade de uso
baseada no valor de prova ou de informação, conhecer o prazo de guarda prescrito na
legislação, adotar prazo maior a título de cautela etc. são algumas das etapas envolvidas nesta
decisão. Por esta razão, uma Comissão Permanente de Avaliação, equipe multidisciplinar
formada por técnicos de diversas áreas de atuação, é encarregada de analisar os critérios para
a guarda ou descarte, de acordo com o conteúdo informacional e identificação dos valores
primário e secundário dos documentos. O valor primário é aquele atribuído ao documento em
função do interesse que possa ter para a instituição ou para o cidadão, levando-se em conta a
sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais, ao passo que o valor secundário é
atribuído em função do interesse histórico, cultural, científico ou tecnológico, ou seja, fins
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
A gestão de documentos arquivísticos é essencial nas rotinas de trabalho, pois diminui
a ocupação do espaço físico, contribui para a tomada de decisão, recupera a informação e
permite a constituição da memória. Por esta razão, não deve se restringir apenas ao setor de
arquivo indicado no organograma, ao contrário, deve estar presente em todas as unidades
produtoras de arquivos, sujeitando-se à crítica e aperfeiçoamento por todos os envolvidos.
Somente assim, a instituição como um todo poderá obter resultados positivos e duradouros,
com o controle desejado da massa documental e da informação nela depositada.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 5
2. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
Lei Federal nº 7.627, de 10 de novembro de 1987
Art 1º Fica facilitado aos Tribunais do Trabalho determinar a eliminação, por
incineração, destruição mecânica ou por outro meio adequado, de autos findos há mais de 5
(cinco) anos, contado o prazo da data do arquivamento do processo.
(...)
Art. 3º (...)
(...)
§ 2º Se, a juízo da autoridade competente, houver, nos autos, documentos de valor
histórico, serão eles recolhidos em arquivo próprio, no Tribunal respectivo.
Constituição Federal de 1988
Art 5º (...)
XIV - é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte,
quando necessário ao exercício profissional;
(...)
Art. 23. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municípios:
(...)
III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e
cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos.
(...)
Art. 216 (...)
§ 2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Art.1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.
(...)
Art. 25. Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerados de interesse público e social.
Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos
Art. 1º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá
após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes
de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada
quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
Lei Federal nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998
Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;
II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar
protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de
detenção, sem prejuízo da multa.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 6
Decreto Federal nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002
Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por
finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer
orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de
arquivo.
Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho
Art. 115. Os Tribunais Regionais do Trabalho devem instituir no âmbito da sua
jurisdição, por meio de resolução, o Programa de Gestão Documental.
Parágrafo único. Entende-se por gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada por meio
do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do
espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo
documental.
Resolução GP nº 02, de 23 de maio de 2005, do Tribunal Regional do Trabalho
da 2ª Região
Art. 1º. Constituir equipe multidisciplinar denominada "Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos", cuja competência será a de elaborar os procedimentos relativos à
implantação do Programa de Gestão Documental no âmbito deste Regional, atendidas as
normas vigentes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, especialmente a Resolução nº
7/97.
Resolução GP nº 05, de 21 de novembro de 2006, do Tribunal Regional do
Trabalho da 2ª Região
Art. 1º. Ficam aprovados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 7
2. INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
A racionalização da guarda da massa documental necessita de dois importantes
instrumentos para ser efetivada: um plano de classificação e uma tabela de temporalidade – o
primeiro, para promover a contextualização funcional e distribuir as séries documentais; a
segunda, para estabelecer seu ciclo de vida e definir sua destinação.
Cada instituição possui particularidades no desempenho de suas funções e produção
documental, que devem ser espelhadas em seus instrumentos arquivísticos. Por esta razão, o
Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região contou com o apoio técnico da Associação de
Arquivistas de São Paulo para elaborá-los, adotando a metodologia a seguir descrita:
a) constituição de grupo de trabalho para leitura dos atos normativos, delineamento das
atividades desenvolvidas na instituição e execução do trabalho de campo;
b) realização de palestra de apresentação do programa de gestão documental a
representantes de todas as unidades;
c) elaboração do diagnóstico da produção documental, através de entrevistas setoriais e
registro fotográfico dos depósitos de documentos;
d) inserção dos dados coletados em banco de dados, no programa Access do pacote
Microsoft Office;
e) análise quanto à nomenclatura, função e prazo de guarda e cotejo de tabelas de
temporalidade similares;
f) envio, a todas as unidades, de relatório de ratificação dos tipos documentais, tramitação,
prazos e demais observações;
g) trabalho conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para análise
dos documentos que apresentaram divergência ou dificuldades de classificação.
Para melhor entendimento, segue detalhamento dos principais conceitos abordados
neste tópico.
Arquivo
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública
ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, para fins de consulta ou
prova.
Arquivo Corrente
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, são
objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua
administração.
Arquivo Intermediário
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente,
que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Arquivo Permanente
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
Também chamado de arquivo histórico.
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Plano de Classificação
O Plano de Classificação é um esquema que permite distribuir os documentos em
classes, com o objetivo de agrupá-los sob um determinado título. A codificação utilizada no
Plano de Classificação dos documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região segue
o método duplex, de modo que as classes, que representam as diversas atividades realizadas
no âmbito da instituição, são numeradas consecutivamente, subdividindo-se em subclasses
através de números justapostos aos da classe da qual derivam. A seqüência segue
hierarquicamente, do geral para o particular.
O plano adota a classificação funcional, e não por estruturas do organograma
institucional (secretarias e serviços, por exemplo), de modo que se subdivide em duas grandes
áreas, correspondentes às atividades-meio e às atividades-fim do Tribunal, representadas pelo
código numérico 1 e 2, respectivamente. Estas grandes áreas dividem-se em classes
principais, relativas às funções desempenhadas, e estas, por sua vez, em subclasses, ou seja,
as atividades em razão das quais são originados os tipos documentais.
Na Área 1, estão contempladas as funções administrativas, como o aperfeiçoamento e
gerenciamento administrativo, a circulação de documentos administrativos, as relações
públicas, o controle interno, o gerenciamento de compras e contratações etc., ao passo que na
Área 2, estão contempladas as funções diretamente envolvidas com o “negócio” da instituição,
tais como a normalização da atividade judiciária, a consolidação jurisprudencial, a circulação de
documentos judiciais, o registro e prestação de informação processual etc.
Tabela de Temporalidade de Documentos
A Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal Regional da 2ª Região é o
registro esquemático dos tipos documentais com a indicação dos respectivos prazos de guarda
e destinação final, além de informações adicionais para seu melhor entendimento e aplicação.
Trata-se de um instrumento dinâmico, que deve ser atualizado regularmente a fim de refletir os
processos de trabalho e atender aos ditames legais. Contém as seguintes áreas
informacionais:
Código: seqüência numérica que relaciona a Tabela de Temporalidade ao Plano de
Classificação, ou seja, o tipo documental a determinada atividade realizada na instituição,
conforme demonstrado no quadro a seguir:
2 Atividades-Fim (Área)
2.08 Realização de Audiências e Sessões (Função)
2.08.01 Controle de Pauta e Lavratura de Ata (Atividade)
2.08.01.05 Livro de Sustentação Oral (Tipo Documental)
Documento: contém duas áreas de informação: na superior, indica o nome que lhe é
atribuído; na inferior, detalha seu conteúdo ou finalidade, caso seja necessário;
Forma: indicação do estágio de preparação ou de transmissão do documento (rascunho,
minuta, original, cópia) do formato do documento (eletrônico), da produção por meio gráfico
(impresso);
AC (Arquivo Corrente): indica o tempo, ou período até a ocorrência de determinado evento,
durante o qual o documento deve ser mantido no arquivo da própria unidade geradora ou
acumuladora;
AI (Arquivo Intermediário): indica a necessidade de transferência do documento para o
depósito de armazenamento temporário em função do seu uso pouco freqüente e o prazo
que deverá aguardar até ser observada sua destinação final;
Destinação Final: indica se a série documental será eliminada, total ou parcialmente, ou se
recolhida para o arquivo permanente, em razão de seu valor secundário;
Observações: fornece dados complementares tais como migração de suporte, extração de
coleta amostral, justificação legal do prazo de guarda ou de produção do documento etc.
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3. APLICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
Produção do Documento
é recomendável incluir o código de classificação no layout do documento, de modo que
este seja classificado desde o momento de sua produção (por exemplo, após a indicação
do assunto do documento, ou no cabeçalho etc.).
Classificação do Documento
analisar a função a que corresponde o documento e identificar o seu respectivo código de
classificação na Tabela de Temporalidade (para facilitar a busca, consultar os índices
remissivos ao final do Manual);
apor o código de classificação do documento (a lápis em folhas soltas, ou através de
etiquetas nas capas ou caixas);
documentos diferentes sobre um determinado fato são classificados sob o mesmo título e
arquivados juntos, formando, assim, uma unidade de arquivamento denominada dossiê (os
dados referentes ao seu conteúdo são registrados na capa de forma a facilitar sua
identificação);
caso não seja possível enquadrar o documento nas tipologias previstas na Tabela de
Temporalidade, relatar a ocorrência à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos,
que procederá à análise e posterior atualização da mesma.
Organização da Correspondência Administrativa
classificar a correspondência de acordo com os tipos previstos na Tabela de
Temporalidade, quais sejam:
- correspondência de comunicação administrativa enviada (manutenção de uma via,
para fins de controle e comprovação do envio, de memorandos, ofícios, informações
ou mensagens eletrônicas de natureza rotineira);
- correspondência de comunicação administrativa recebida (manutenção da via original
recebida de memorandos, ofícios, informações ou mensagens eletrônicas de natureza
rotineira);
- correspondência de comunicação gerencial (documentos de natureza diretiva,
recebidos ou enviados, subdivididos em dossiês sempre que se relacionarem a um
mesmo fato, que devem ter prazo de guarda maior que os tipos anteriores, por
precaução, a fim de comprovar comunicação de fatos singulares, manifestação técnica
sobre determinada situação etc.);
- correspondência de manifestação de cordialidade (agradecimentos, cumprimentos,
despedidas, convites etc., que não precisam ser guardados por muito tempo);
- correspondência de manifestação de elogio (cartas e ofícios elogiosos, que devem ser
encaminhados para averbação em prontuário funcional ou selecionados para guarda
permanente);
- correspondência do Gabinete da Presidência (documentação específica dirigida à
unidade mais alta da administração, passível de seleção para guarda permanente).
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 10
Arquivamento Corrente em Meio Convencional
verificar na Tabela de Temporalidade se o documento destina-se a arquivamento;
ordenar os documentos de acordo com o código de classificação;
ao arquivar o documento, verificar a existência de antecedentes em dossiê próprio
(documentos relativos ao mesmo fato);
reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, o documento
com data mais recente em primeiro lugar, ou seja, o mais recente em cima;
ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem
estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e
eliminando-as (caso não exista o original, manter uma única cópia);
as pastas ou caixas-arquivo devem conter somente um tipo documental;
arquivar as pastas ou caixas-arquivo no mobiliário apropriado seguindo a seqüência do
código de classificação;
arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em outra pasta ou caixa-arquivo,
identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento
originário;
indicar o ano de referência e o prazo de guarda no rodapé da parte frontal da pasta ou
caixa-arquivo, com o rótulo padrão para acondicionamento individual (Anexo IV).
Arquivamento em Meio Eletrônico
sempre que o tipo documental estiver contemplando na Tabela de Temporalidade, é
recomendável classificar os diretórios, seja no computador pessoal seja na caixa de correio
eletrônico, iniciando pelo código de classificação e respectivo nome. Ex:
“1.01.06.01_Corresp_Com_Adm_Enviada”;
incluir no diretório classificado os diretórios de ano e, dentro destes, os diretórios referentes
aos dossiês. Exemplo:
manter na rede do Tribunal, à disposição dos colegas de setor, uma planilha eletrônica
para controle da numeração da documentação expedida, adicionando informações como
data, assunto, código de classificação e dossiê, para possibilitar a pesquisa por palavra e
facilitar a localização do documento posteriormente;
realizar periodicamente rotina de backup dos diretórios principais, de modo que sejam
mantidos os mesmos arquivos em dois locais diferentes: Ex. no computador pessoal e na
rede do Tribunal (ou em CD-ROM, pendrive etc.).
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Cumprimento dos Prazos de Guarda no Arquivo Corrente
contar o prazo a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao da data de arquivamento do
documento;
manter até o mês de dezembro os documentos cuja contagem depende da ocorrência de
determinado evento. Ex: documentos que originam despesas serão mantidos no arquivo
corrente até dezembro do ano em que estas forem aprovadas pelo Tribunal de Contas da
União;
sempre em janeiro de cada ano, proceder à transferência ou ao descarte dos documentos
com previsão para tanto;
sempre que o prazo de guarda for igual ou inferior a sessenta dias, proceder à eliminação
imediata, independentemente do período do ano;
sempre que no prazo de guarda constar documento atualizado, eliminar o documento
antigo assim que substituído pela versão mais recente;
quando o prazo de guarda estiver a critério da unidade, poderá ser eliminado assim que
este não cumprir mais as funções para as quais estava sendo mantido.
Importante: quando houver processo judicial, os prazos de arquivamento devem ser
suspensos até a conclusão do mesmo.
Transferência para o Arquivo Intermediário (exceto autos findos)
verificar na Tabela de Temporalidade se cada série documental cumpriu o prazo de guarda
estabelecido na fase corrente;
abrir pastas de cartolina com prendedores plásticos, uma para cada série documental, e
identificá-las com o rótulo apropriado (Anexo IV);
proceder à transferência de pasta, acondicionando os documentos na mesma ordem que
estavam, abrindo volume se necessário;
colocar as pastas dentro de caixas-arquivo na ordem seqüencial do código de
classificação;
na caixa-arquivo, colar rótulo padrão (Anexo IV), com indicação de código e ano até o qual
a série permanecerá no arquivo intermediário (para os casos em que sejam arquivados
numa mesma caixa diferentes tipos documentais, deverá ser considerado o prazo maior
para efeito de destinação);
caso exista unidade setorial competente para o recebimento desta documentação, expedir
Relação de Transferência apropriada.
Eliminação de Documentos
a eliminação de documentos com previsão de guarda apenas no arquivo corrente será
realizada diretamente pela unidade produtora/acumuladora, dispensando-se a elaboração
de Relação de Eliminação de Documentos;
no caso supra, a própria unidade deverá rasgar a documentação em quatro partes iguais,
acondicionando-a em um saco plástico especialmente reservado para este fim, fechá-lo
bem e providenciar que o mesmo seja encaminhado para a coleta de lixo reciclável;
a eliminação de documentos que já cumpriram o prazo do arquivo intermediário deverá ser
realizada mediante a elaboração de Relação de Eliminação de Documentos (Anexo V) e
formalizada no Termo de Eliminação de Documentos (Anexo V), elaborados por setor de
Arquivo competente para tanto.
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4. CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Conceito
“Conservação é o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a
proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração” (CAMARGO e BELLOTTO, 1996,
p.18).
Objetivos
preservar as informações;
adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso às
informações.
As normas e procedimentos apresentados são recomendáveis e, sempre que possível,
aplicáveis aos arquivos setoriais mantidos pelas próprias unidades, devendo ser observadas
nos setores de Arquivo indicados no organograma institucional.
Manutenção Ambiental
O arquivamento compreende os cuidados com a guarda dos documentos, desde o
acondicionamento onde eles encontram-se diretamente embalados até a especificação do
mobiliário e das condições ambientais da área de guarda. Os procedimentos de arquivamento
devem assegurar condições favoráveis à preservação dos documentos, protegendo-os dos
fatores externos que deterioram direta ou indiretamente os materiais componentes dos
documentos.
O armazenamento envolve os cuidados com as condições ambientais da área de
guarda e com a escolha do mobiliário adequado a cada tipo documental. Fatores ambientais
como temperatura, umidade relativa, iluminação e poluição atmosférica devem ser controlados,
pela sua capacidade de, quando inadequados, acelerar a degradação dos materiais
componentes dos documentos (papéis, tintas, plásticos etc.), além de permitir infestações
biológicas de microorganismos (como, por exemplo, fungos) e insetos (como, por exemplo,
brocas e cupins).
A união entre alta temperatura (acima de 20° C) e umidade relativa elevada (acima de
60%) é o principal fator de degradação de documentos de arquivo, principalmente quando
combinada com pouca ventilação. Variações bruscas de temperatura e umidade relativa
alteram a estrutura física dos documentos, tanto pela absorção e eliminação de água, como
pela expansão e contração dos diferentes componentes.
A poluição atmosférica, caracterizada pela presença de partículas e gases tóxicos em
suspensão, prejudica os documentos à medida que os expõe a contaminação dos suportes, a
reações químicas indesejadas ou a abrasão pela poeira depositada sobre os materiais.
Considerando essas informações, os depósitos de documentos deverão ser
dimensionados, possuir equipamentos de monitoramento e vistoriados conforme abaixo:
as salas de guarda de documentos devem estar distantes de sanitários, cozinhas, copas,
depósitos de produtos de limpeza ou imediatamente abaixo da cobertura, pelos riscos de
infiltração de umidade, de contaminações por poluentes ou pela presença de insetos;
as salas devem possuir ar condicionado, para garantir a manutenção da temperatura em
índice estável, não prejudicial aos documentos e dentro de condições de conforto humano;
a temperatura média deverá ser mantida em 20° C, para áreas exclusivas de guarda de
documentos, ou 23° C, para áreas de trabalho;
cada sala deverá possuir um desumidificador junto ao mobiliário de acondicionamento,
para manutenção da umidade relativa média de 50%. Esse equipamento pode ser
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 13
eliminado no caso de o aparelho de ar condicionado possuir regulagem de umidade
relativa;
Importante: os sistemas de controle de temperatura e umidade relativa devem impedir
oscilações bruscas e situações extremas de temperatura e umidade.
todas as salas devem possuir sistemas de ventilação, para aumentar a circulação do ar no
ambiente, evitando a proliferação de fungos;
todas as janelas devem ser cobertas com filtro protetor contra incidência de raios solares,
para evitar a insolação direta; a radiação ultravioleta, intensa na luz de fontes como o sol e
lâmpadas fluorescentes, é responsável pela desestabilização química de substâncias como
papéis, plásticos e pigmentos;
para iluminação interna, deve-se utilizar lâmpadas de baixa emissão de radiação
ultravioleta;
ralos e frestas devem ser vedados e, preferencialmente, as aberturas para o exterior do
edifício devem receber telas para evitar a entrada de insetos;
os documentos devem ser observados periodicamente, para verificação de sinais de
alteração, e os armários devem ser abertos constantemente, como medida auxiliar na
ventilação e aeração dos materiais;
afastar potenciais fontes de umidade; não sendo possível, estas fontes deverão ser
identificadas e monitoradas constantemente;
as tubulações de drenagem do telhado e de esgoto devem ser limpas periodicamente, para
evitar entupimentos; as paredes devem ser observadas para que ações sejam tomadas
imediatamente em qualquer sinal de vazamento; em paredes suscetíveis a infiltrações,
devem ser aplicados impermeabilizantes;
assim como as instalações hidráulicas, instalações elétricas e a estrutura do edifício devem
ser vistoriadas periodicamente para adoção de medidas que assegurem a manutenção do
acervo e a segurança dos usuários;
o edifício deverá ser desinsetizado semestralmente, por empresa especializada e orientada
a intervir nas áreas de guarda de documentos para não danificar os materiais, utilizando
calda inseticida de piretróide e organofosforado, mantendo a área isolada por dois dias;
além da desinsetização, deverá ser providenciada barreira química de solo, contra cupins,
composta de organofosforado;
o mobiliário de armazenamento deve estar afastado de tubulações hidráulicas (de
abastecimento, esgoto ou drenagem pluvial), de paredes com sinais de infiltração e área de
grande umidade como sanitários e cozinha;
as áreas de armazenamento de documentos deverão ser vistoriadas mensalmente,
mediante aplicação de check list específico para diagnóstico do estado de conservação do
acervo.
Mobiliário
Além do ambiente das salas de depósito, o mobiliário oferece proteção adicional aos
documentos. Ele deve garantir, além da proteção física do material contra fatores ambientais, a
sua guarda sem deformações ou outras interferência, com a disposição dos documentos ou
dos acondicionamentos de maneira adequada.
o mobiliário de armazenamento para papéis, materiais fotográficos e microformas deverá
ser preferencialmente em aço, com pintura epóxi, dimensões e acessórios (prateleiras,
gavetas, separadores etc.) de acordo com as características dos documentos que serão
arquivados;
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documentos em mídias magnéticas (fitas magnéticas sonoras e de vídeo, disquetes, etc.)
devem ser armazenados em móveis de madeira tratada contra insetos e fogo;
os móveis deverão ser dispostos nas salas de maneira a favorecer a ventilação natural do
ambiente, mantendo-se 10 cm ou mais distantes das paredes, com a prateleira mais baixa
a 15 cm de altura ou mais do piso;
o mobiliário de armazenamento deve estar afastado de tubulações hidráulicas (de
abastecimento, esgoto ou drenagem pluvial), de paredes com sinais de infiltração e de
janelas e outras aberturas externas e, no caso de mobiliário para mídias magnéticas,
afastados de equipamentos eletro-eletrônicos;
os documentos não deverão ser armazenados diretamente sobre o piso.
Acondicionamento e disposição no mobiliário
O acondicionamento correto dos documentos garante proteção direta, utilizando
embalagens não reagentes que permitam a manipulação, a guarda e o transporte adequados
dos materiais, caracterizando-se, junto com o ambiente e o mobiliário, por uma (ou várias, no
caso de embalagens compostas) camada de proteção imediatamente sobre o suporte.
As embalagens dos documentos são especificadas por suas características físicas,
conforme a seguir:
a. documentos textuais (em suporte papel)
caixa-arquivo de “polionda” (polipropileno corrugado), cor cinza, tamanhos padrão abaixo,
dispostas horizontalmente, com a abertura voltada para frente, ou verticalmente, com a
abertura para cima ou para frente, observando-se a não deformação dos materiais:
- modelo 1: 13,5 cm x 24,5 cm x 36 cm (documentos A4 ou menores);
- modelo 2: 18 cm x 29 cm x 39 cm (documentos fora de padrão).
b. documentos fotográficos
para ampliações e contatos avulsos, utilizar cartelas em polietileno com folha de papel
neutro intercalador; as fotografias presas em outros documentos (relatórios, por exemplo)
deverão receber folha de papel neutro como cobertura;
para filmes fotográficos (negativos ou diapositivos), utilizar cartelas em polietileno, com
medidas específicas para as dimensões dos filmes;
todos os documentos fotográficos deverão ser acondicionados em pastas em cartão neutro
300g/m², com prendedores e hastes plásticas, contendo etiqueta de identificação.
c. plantas, mapas e outros desenhos técnicos em pranchas de grandes
dimensões
utilizar mapotecas horizontais, em aço, com pintura epóxi, com tamanho adequado aos
documentos arquivados;
pranchas em papel de cópia diazo devem ser retiradas do contato com as demais pranchas
e guardadas em gavetas ou móveis diferentes;
pranchas dobradas, que não podem ser desmembradas de relatórios ou outros
documentos, deverão ser guardadas junto com os relatórios (no caso de papel de cópia
diazo, utilizar sacos plásticos perfurados para separá-lo dos demais papéis);
caso necessário, as pranchas poderão ser enroladas utilizando-se tubos de papel rígido
de, no mínimo, 10 cm de diâmetro, com altura pouco superior à largura do documento; os
tubos devem ser guardados e transportados horizontalmente.
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d. microformas
para microfichas, utilizar envelopes de papel neutro 180 g/m2, contendo folders de papel
neutro 65g/m2; todos os envelopes e folders devem conter etiquetas de identificação
padronizadas;
para tiras de microfilme, utilizar jaquetas de polietileno ou outro plástico transparente inerte;
e estas serão guardadas em folders de papel neutro de 65 g/m2, dentro de envelopes de
papel neutro de 180 g/m2;
os materiais devem ser acondicionados de maneira vertical, diretamente sobre o mobiliário
de gaveta; microfichas em cópia diazo (heliográfica) e os microfilmes de gelatina e prata,
devem ser separados, devido ao potencial de contaminação dos materiais em processo
diazo.
e. fitas magnéticas sonoras e de vídeo
acondicionar em estojos plásticos fechados, dispostos verticalmente no mobiliário.
Rotinas de higiene e limpeza
A caracterização dos suportes dos documentos e o reconhecimento do ambiente de
guarda são as principais medidas para implementar a conservação do acervo. A identificação
de agentes de deterioração e o monitoramento das condições ambientais devem prever
avaliação e manutenção periódica de equipamentos e instalações, além de assegurar medidas
preventivas e emergenciais em situações de risco, como inundações e incêndios.
A limpeza do ambiente e do mobiliário deve ser realizada somente com aspirador de pó
e panos secos. Caso haja necessidade de limpeza molhada, utilizar pano levemente
umedecido.Deve-se aguardar a secagem completa para fechar armários ou recolocar
documentos em prateleiras, ventilando-se bem o ambiente.
Estas medidas são necessárias para que a limpeza não se torne um meio de agressão
aos documentos, por aumentar a umidade relativa e permitir infestações de fungos, ou por
introduzir na área de guarda substâncias químicas agressivas aos documentos, com a
utilização dos produtos de limpeza convencionais. A rotina de limpeza deverá ocorrer
diariamente nas áreas de trabalho e semanalmente, nas áreas de guarda dos documentos.
a limpeza do mobiliário deverá ser feita sob a orientação de técnicos responsáveis pelo
acervo, ao menos uma vez por ano;
o lixo deverá ser recolhido em latas fechadas, nas áreas de guarda de documentos, cuja
coleta deverá ser diária;
equipamentos de controle ambiental, como aparelhos de condicionamento de ar e
desumidificadores deverão ter manutenção periódica, com a limpeza de filtros de acordo
com as características de cada local e equipamento;
fica proibido o consumo e a guarda de alimentos nos depósitos e áreas de manuseio de
documentos.
Manuseio de documentos
O manuseio do documento deverá ser realizado seguindo as orientações abaixo:
não fumar nas áreas de depósito, principalmente ao manipular documentos;
manter as mãos e a área de trabalho limpas ao manipular documentos;
apoiar os documentos somente em superfícies limpas e secas;
não manusear alimentos e bebidas próximo a documentos;
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não dobrar ou amassar os documentos;
não fazer anotações sobre documentos;
não aplicar durex, etiquetas colantes ou outros adesivos sobre os documentos;
não utilizar elásticos de borracha para reunir documentos;
não molhar os dedos ao manusear o material acondicionado, pois a saliva mancha o papel
e o torna ácido;
retornar o documento ao local exato de onde foi retirado, evitando a desorganização do
acervo;
manusear documentos fotográficos e microfichas sempre pelas bordas, preferencialmente
com luvas de tecido, sobre superfície totalmente limpa; não colocar os dedos sobre as
áreas de imagem;
utilizar somente lápis 6B para identificar fotografias, escrevendo o mínimo possível no
verso;
Para documentos de guarda permanente, também devem ser observadas as seguintes
medidas:
evitar uso de grampos e clipes metálicos, pois enferrujam;
os documentos devem ser consultados, preferencialmente, em suas embalagens;
não manter os documentos expostos ao ambiente (principalmente à luz intensa)
desnecessariamente; manter sempre invólucros sobressalentes que assegurem sua
proteção;
transportar documentos sempre com a proteção das embalagens e de estruturas rígidas
que evitem deformações como dobras ou rasgos;
evitar acréscimos de notações nos documentos; quando necessário, utilizar lápis 6B, com a
anotação sendo feita no verso do documento ou em local sem inscrições.
Segurança
A segurança dos arquivos setoriais e do setor de Arquivo depende do monitoramento e
da manutenção dos itens anteriormente indicados.
as áreas de armazenamento de documentos devem possuir sistemas de detecção e
combate a incêndio, compostos de orientações e atribuições de responsabilidade e plano
de ação para emergências, conforme determinações da área de Segurança do Trabalho;
o plano de ação para emergências de cada arquivo setorial deverá ser formulado
conjuntamente entre os responsáveis pelos arquivos e os responsáveis pela segurança dos
setores, da mesma forma que para o setor de Arquivo.
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5. BIBLIOGRAFIA
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de
Janeiro: O Arquivo, 2005.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. (Projeto como fazer, 1).
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (Coord.) Dicionário de
Terminologia Arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros; São Paulo:
Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
MELLO, Leandro Lopes P.; PAZIN, Marcia C. C. Normas Básicas de Conservação. São
Paulo: Fundação Energia e Saneamento, 2004. Apostila de treinamento.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3a. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Fundação
Getúlio Vargas, 2005.
BRASIL. Tribunal Regional do Trabalho (19.Região). Manual de Gestão Documental. Maceió,
2005.
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ANEXO I – Plano de Classificação
Classes Principais
1 Atividades-Meio
1.01 Aperfeiçoamento e Gerenciamento Administrativo
1.02 Circulação de Documentos Administrativos
1.03 Relações Públicas
1.04 Controle Interno
1.05 Gerenciamento de Compras e Contratações
1.06 Gerenciamento de Materiais e Bens Móveis
1.07 Gerenciamento de Bens Imóveis
1.08 Gerenciamento de Serviços de Segurança e Transporte
1.09 Gerenciamento de Serviços Auxiliares
1.10 Gestão de Pessoal
1.11 Gestão Orçamentária e Financeira
1.12 Gestão de Documentos e Informação
1.13 Gestão de Tecnologia de Informática
1.14 Assistência à Saúde
1.15 Concessão de Benefícios Sociais
2 Atividades-Fim
2.01 Normalização da Atividade Judiciária
2.02 Consolidação Jurisprudencial
2.03 Circulação de Documentos Judiciais
2.04 Registro e Prestação de Informação Processual
2.05 Correição e Acompanhamento da Atividade Judiciária
2.06 Atermação e Distribuição dos Feitos
2.07 Realização dos Atos Processuais
2.08 Realização de Audiências e Sessões
2.09 Prestação Jurisdicional e Deliberação Plenária
2.10 Execução de Precatórios
2.11 Recolhimento de Taxas e Encargos
2.12 Encerramento Processual
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Subclasses
1 Atividades-Meio
1.01 Aperfeiçoamento e Gerenciamento Administrativo
1.01.01 Elaboração de Normas e Regulamentação Administrativa
1.01.02 Planejamento e Implementação de Projetos
1.01.03 Cooperação Institucional e Celebração de Convênios
1.01.04 Coordenação de Comissões e Grupos de Trabalho
1.01.05 Divulgação Administrativa
1.01.06 Execução, Acompanhamento e Avaliação de Atividades
1.01.07 Deliberação de Matéria Administrativa
1.02 Circulação de Documentos Administrativos
1.02.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
1.02.02 Execução de Serviços de Expedição Postal
1.03 Relações Públicas
1.03.01 Condecoração do Conselho da Ordem do Mérito Judiciário
1.03.02 Organização de Solenidades
1.03.03 Assessoria de Imprensa
1.03.04 Promoção de Simpósios, Palestras e Eventos
1.03.05 Promoção de Campanhas Institucionais e Publicidade
1.03.06 Comunicação Institucional
1.03.07 Comunicação com o Usuário de Serviço Público
1.04 Controle Interno
1.04.01 Suporte ao Controle Externo
1.04.02 Supervisão e Orientação da Gestão Orçamentária, Financeira e Patrimonial
1.05 Gerenciamento de Compras e Contratações
1.05.01 Cadastramento e Atendimento a Fornecedor
1.05.02 Licitação e Administração de Contratos
1.06 Gerenciamento de Materiais e Bens Móveis
1.06.01 Controle e Estoque de Materiais
1.06.02 Cadastramento de Bens Móveis
1.06.03 Alienação de Bens Móveis
1.07 Gerenciamento de Bens Imóveis
1.07.01 Regularização e Cadastramento de Imóveis da União
1.07.02 Alienação de Imóveis da União
1.07.03 Locação de Imóveis
1.07.04 Fornecimento de Serviços Básicos
1.07.05 Execução e Acompanhamento de Projetos de Edificação
1.07.06 Fiscalização das Instalações e de Sistemas de Segurança de Edificações
1.07.07 Manutenção Predial
1.08 Gerenciamento de Serviços de Segurança e Transporte
1.08.01 Vigilância Patrimonial
1.08.02 Controle do Uso de Veículos Oficiais
1.08.03 Manutenção de Veículos Oficiais
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1.09 Gerenciamento de Serviços Auxiliares
1.09.01 Manutenção de Equipamentos e Restauro em Geral
1.09.02 Execução de Serviços de Marcenaria
1.09.03 Execução de Serviços de Copa, Limpeza e Conservação
1.09.04 Execução de Serviços de Gráfica e de Encadernação
1.09.05 Execução de Serviços de Telecomunicações
1.10 Gestão de Pessoal
1.10.01 Seleção e Acompanhamento de Estagiário
1.10.02 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Servidor
1.10.03 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Juiz
1.10.04 Cadastro Funcional e Controle de Freqüência de Servidores
1.10.05 Cadastro Funcional e Convocação de Juiz
1.10.06 Avaliação e Promoção Funcional
1.10.07 Aperfeiçoamento e Treinamento
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
1.10.09 Acompanhamento de Aposentadorias e Pensões
1.10.10 Pesquisa de Legislação de Pessoal
1.10.11 Instauração de Contencioso Disciplinar
1.11 Gestão Orçamentária e Financeira
1.11.01 Planejamento e Programação Orçamentária
1.11.02 Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira
1.11.03 Pagamento de Pessoal e Outros Custeios
1.11.04 Inspeção da Despesa
1.11.05 Controle da Contabilidade
1.12 Gestão de Documentos e Informação
1.12.01 Gerenciamento e Divulgação de Acervo Bibliográfico
1.12.02 Acompanhamento e Divulgação de Legislação
1.12.03 Acompanhamento e Divulgação de Jurisprudência
1.12.04 Produção de Informação Estatística
1.12.05 Publicação Editorial e Eletrônica
1.12.06 Classificação e Destinação de Documentos
1.13 Gestão de Tecnologia de Informática
1.13.01 Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas de Informática
1.13.02 Operação de Sistemas de Informática
1.13.03 Manutenção de Equipamentos de Informática e Instalação de Programas
1.14 Assistência à Saúde
1.14.01 Atendimento Médico
1.14.02 Atendimento Psicológico
1.14.03 Atendimento Nutricional
1.14.04 Atendimento de Enfermagem
1.14.05 Execução de Programas de Saúde
1.14.06 Gerenciamento de Plano de Saúde
1.15 Concessão de Benefícios Sociais
1.15.01 Coordenação de Atividades de Convivência Infantil
1.15.02 Atendimento Social
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1.15.03 Execução de Programas Sociais
2 Atividades-Fim
2.01 Normalização da Atividade Judiciária
2.01.01 Elaboração de Normas e Regulamentação Judiciária
2.02 Consolidação Jurisprudencial
2.02.01 Uniformização de Jurisprudência
2.03 Circulação de Documentos Judiciais
2.03.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
2.04 Registro e Prestação de Informação Processual
2.04.01 Registro de Andamento Processual
2.04.02 Registro e Expedição de Certidão
2.05 Correição e Acompanhamento da Atividade Judiciária
2.05.01 Suporte à Correição de Tribunal Superior
2.05.02 Realização dos Procedimentos Correicionais
2.05.03 Acompanhamento da Atividade Judicante em 1ª Instância
2.06 Atermação e Distribuição dos Feitos
2.06.01 Atermação
2.06.02 Distribuição dos Feitos
2.06.03 Autuação Processual dos Feitos de 1ª Instância
2.06.04 Autuação Processual dos Feitos de 2ª Instância ou de Competência Originária
2.07 Realização dos Atos Processuais
2.07.01 Andamento em Secretaria e Comunicação Processual
2.07.02 Diligência dos Auxiliares do Juízo
2.07.03 Remoção de Bens Penhorados
2.08 Realização de Audiências e Sessões
2.08.01 Controle de Pauta e Lavratura de Ata
2.08.02 Taquigrafia e Degravação
2.09 Prestação Jurisdicional e Deliberação Plenária
2.09.01 Julgamento e Prolação de Decisão
2.10 Execução de Precatórios
2.10.01 Instrução dos Autos e Tramitação das Obrigações Judiciais
2.11 Recolhimento de Taxas e Encargos
2.11.01 Recolhimento de Custas e Emolumentos
2.11.02 Recolhimentos Fiscais e Previdenciários
2.11.03 Recolhimento de Multas
2.12 Encerramento Processual
2.12.01 Arquivamento de Autos
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ANEXO II – Tabela de Temporalidade de Documentos
1 Atividades-Meio
1.01 Aperfeiçoamento e Gerenciamento Administrativo
1.01.01 Elaboração de Normas e Regulamentação Administrativa
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.01.01.01 Norma da Atividade Administrativa via única 2 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 010.
Na ausência de local apropriado, sugere-se a transferência destes
Atos, Circulares, Comunicados, Ofícios-Circulares, Portarias, documentos ao Serviço de Jurisprudência e Divulgação ao final
Provimentos, Recomendações, Recomendações Conjuntas, de cada gestão.
Resoluções, Resoluções Administrativas expedidas pela
Presidência ou Diretoria Geral da Administração.
1.01.01.02 Regulamento Geral da Secretaria via única vigência 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 010.2.
Na ausência de local apropriado, sugere-se a transferência destes
Inclui organograma. documentos ao Serviço de Jurisprudência e Divulgação ao final
de cada gestão.
1.01.02 Planejamento e Implementação de Projetos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.01.02.01 Projeto de Atualização Tecnológica via única vigência 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 001.
A vigência esgota-se com o término do projeto.
Dossiê composto de documentação técnica e Realizar rotinas para preservação dos arquivos eletrônicos.
especificações, deliberações administrativas, etapas de
implementação. Inclui arquivos eletrônicos.
1.01.02.02 Projeto de Criação de Unidade Setorial via única vigência 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód.classif. 001.
A vigência esgota-se com o término do projeto.
Dossiê composto de documentação técnica, deliberações
administrativas, fundamentação legal, etapas de
implementação, registros fotográficos.
1.01.02.03 Projeto de Estruturação Administrativa via única vigência 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 001.
A vigência esgota-se com o término do projeto.
Dossiê composto de diagnóstico, plano de reforma Realizar rotinas para preservação dos arquivos eletrônicos.
administrativa, etapas de implementação. Inclui arquivos
eletrônicos.
1.01.03 Cooperação Institucional e Celebração de Convênios
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.01.03.01 Contrato de Convênio e seus Termos Aditivos 1ª via vigência 10 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 004.
2ª via: Presidência
Relativo à cooperação institucional na esfera administrativa. 3ª via: contratado
1.01.03.02 Dossiê de Acompanhamento de Convênio cópia a critério da - eliminação 1ª via: unidade competente
unidade
Relativo à cooperação institucional na esfera administrativa.
Para controle da unidade interessada.
1.01.03.03 Dossiê de Celebração de Convênios 1ª via vigência 5 anos eliminação 2ª via: empresa conveniada
Relativo à concessão de benefícios.
1.01.04 Coordenação de Comissões e Grupos de Trabalho
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.01.04.01 Ata de Reunião via única 4 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 011.
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1.01.05 Divulgação Administrativa
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.01.05.01 Boletim Informativo de Pessoal documento 5 anos 5 anos preservação via eletrônica: intranet.
eletrônico
1.01.05.02 Cartaz de Avisos documento vigência - eliminação
impresso
Distribuído por todo o Tribunal para comunicação de fatos de
interesse.
1.01.05.03 Solicitação de Divulgação de Aviso Eletrônico ('Broadcast") documento 1 ano - eliminação 2ª via: unidade geradora
eletrônico
É transmitida a todos os computadores do Tribunal ligados em
rede.
1.01.06 Execução, Acompanhamento e Avaliação de Atividades
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.01.06.01 Correspondência de Comunicação Administrativa Enviada 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: unidade competente
Memorandos, ofícios, informações ou mensagens eletrônicas
de assuntos de rotina da unidade. São mantidos arquivados
para efeito de comprovação de envio. Ex: estatística,
freqüência, pedido de compra, informações da unidade etc.
1.01.06.02 Correspondência de Comunicação Administrativa Recebida 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: destinatário
Memorandos, ofícios, informações ou mensagens eletrônicas
de assuntos de interesse da unidade. São mantidos arquivados
para efeito de controle de recebimento. Ex: divulgações,
solicitações, informações setoriais etc.
1.01.06.03 Correspondência de Comunicação Gerencial 2ª via 3 anos 4 anos eliminação 1ª via: Diretoria Geral da Administração ou unidade competente
Relatórios parciais devem ser consolidados no Relatório Anual de
Memorandos, ofícios e informações de natureza diretiva. Ex.: Atividades.
planos de trabalho, prognósticos etc.
1.01.06.04 Planilha de Acompanhamento Gerencial via única 1 ano - eliminação
Documento elaborado a critério do administrador para controle
de atividades de sua competência (controle de férias, faltas,
banco de horas, uso de telefone e equipamentos etc.).
1.01.06.05 Relatório Anual de Atividades 1ª via 1 ano - eliminação Regimento Interno do TRT da 2ª Região, art. 39, XXV.
2ª via: unidade geradora
Para elaboração do Relatório Geral de Atividades do Tribunal.
Inclui dados estatísticos.
1.01.06.06 Relatório Geral de Atividades do Tribunal 1ª via 10 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 003.
Regimento Interno do TRT da 2ª Região, art. 39, XXV.
De peridiocidade anual, é elaborado a partir das informações Exemplares encaminhados para TST, Presidência, Biblioteca,
obtidas com o Relatório Anual de Atividades. Secretaria de Documentação.
1.01.07 Deliberação de Matéria Administrativa
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.01.07.01 Processo de Julgamento de Matéria Administrativa (TRT/MA) via única prazo do 5 anos preservação
processo
1.02 Circulação de Documentos Administrativos
1.02.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
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1.02.01.01 Comprovante de Entrega Postal via única 5 anos - eliminação
Comprovante AR (Aviso de Recebimento) ou SEED (Serviço
Especial de Entrega de Documentos).
1.02.01.02 Guia de Expedição e Remessa (Guia de Malote) 1ª via 5 anos - eliminação A guia deve ser devolvida carimbada e assinada para devolução
assinada pelo à unidade remetente.
destinatário Eventual 2ª via protocolada pelo Setor de Recebimento e
Expedição deve ser substituída pela 1ª via assinada.
1.02.01.03 Listagem de Entrega de Correspondência via única 2 anos - eliminação
Contém as assinaturas dos destinatários.
1.02.01.04 Livro de Entrega de Documentos (Livro de Carga) via única 5 anos após o - eliminação
encerramento
do livro
1.02.01.05 Livro de Protocolo via única 2 anos após o - eliminação
encerramento
Para registro da entrada de correspondência na unidade. do livro
1.02.02 Execução de Serviços de Expedição Postal
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.02.02.01 Estatística de Postagem de Correspondência 1ª via 60 dias 3 anos eliminação 2ª via: unidades expedidoras
Para conferência da quantidade indicada na fatura de serviço
postal referente ao SEED com e sem comprovante, carta
registrada e carta comercial sem comprovante.
1.02.02.02 Nota de Coleta de Correio 2ª via assinada 60 dias 3 anos eliminação 1ª via: EBCT
pela EBCT Enviada mensalmente pelas unidades expedidoras.
Relativa ao serviço de correspondência agrupada - malote.
1.02.02.03 Relação de Correspondência Enviada 1ª via 60 dias 3 anos eliminação 2ª via: Setor de Portaria
assinada Prazo precaucional, para eventual rastreamento.
Listagem elaborada pelo Setor de Recebimento e Expedição
elencando as guias de expedição e remessa enviadas à
portaria (ou unidade que cumpre esta função).
1.02.02.04 Relação de Correspondência Enviada 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: Setor de Recebimento e Expedição
Listagem elaborada pelo Setor de Recebimento e Expedição
elencando as guias de expedição e remessa enviadas à
portaria (ou setor que cumpre esta função) das unidades
destinatárias.
1.02.02.05 Relação Diária de Postagem de Correspondência (Lista de 2ª via 60 dias 3 anos eliminação 1ª via: EBCT
Postagem) chancelada Enviada mensalmente pelas unidades expedidoras.
Inclui SEED, Correio, Registrada. pela EBCT
1.03 Relações Públicas
1.03.01 Condecoração do Conselho da Ordem do Mérito Judiciário
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.03.01.01 Ata de Sessão da Ordem do Mérito Judiciário via única 5 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 910.
1.03.02 Organização de Solenidades
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.03.02.01 Dossiê de Evento Cerimonial via única 5 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 910.
Planejamento, programação, discursos, exemplar único do
convite.
1.03.02.02 Roteiro de Evento Cerimonial via única atualizado - eliminação
Roteiro para organização do evento.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 25
1.03.03 Assessoria de Imprensa
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.03.03.01 "Clipping" Geral documento 2 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 012.2.
eletrônico Encaminhado diariamente por correio eletrônico às diversas
Notícias publicadas na imprensa relativas a assuntos de interesse unidades de direção do Tribunal.
do TRT.
1.03.03.02 "Clipping" TRT documento 2 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 012.12.
eletrônico
Notícias publicadas na imprensa relativas à atuação do Tribunal.
1.03.03.03 Fita de Vídeo de Eventos via única 2 anos - preservação Sugere-se a padronização da gravação em meio digital.
Inclui gravação de programas televisivos.
1.03.03.04 Fotografia de Eventos via única 2 anos - preservação
1.03.03.05 Jornal do TRT documento 2 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 012.12
impresso Destinar um exemplar de cada edição para guarda permanente.
1.03.04 Promoção de Simpósios, Palestras e Eventos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.03.04.01 "Curriculum Vitae" de Palestrante via única atualizado - eliminação
1.03.04.02 Certificado de Participação em Evento via única 5 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 920.
Registrar o certificado em controle próprio, cuja guarda é
Relativo a evento promovido pelo Tribunal. permanente e integra o dossiê respectivo.
1.03.04.03 Dossiê de Eventos via única 5 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 920.
Relativo a palestras, conferências, seminários, encontros etc.
promovidos pelo Tribunal. Inclui proposta, programas, exemplar
único de cartaz, relatórios, relação de participantes, controle de
certificados.
1.03.05 Promoção de Campanhas Institucionais e Publicidade
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.03.05.01 Dossiê de Campanha de Saúde via única 2 anos 5 anos preservação Preservar apenas o relatório da campanha e materiais de
divulgação.
Relatório, relação de participantes, prestação de contas,
autorização de débito em folha, material de divulgação.
1.03.05.02 Dossiê de Campanha Institucional via única 2 anos 5 anos eliminação Relatar a avaliação da campanha no Relatório Anual de
Atividades.
1.03.05.03 Folheto de Divulgação de Serviços documento 2 anos - preservação Destinar um exemplar para guarda permanente.
impresso
1.03.06 Comunicação Institucional
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.03.06.01 Correspondência de Manifestação de Cordialidade via única 1 ano - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 993.
Ofícios, cartas e mensagens de agradecimento, cumprimento,
despedida, condolência, convite.
1.03.06.02 Correspondência do Gabinete da Presidência via única 2 anos - preservação Aplicar critérios de seleção para guarda permanente.
seletiva
Ofícios e cartas recebidas de caráter institucional. Ex.: consultas,
folhetos, comunicados etc.
1.03.06.03 Dossiê de Correspondência com Autores de Publicação via única 2 anos 5 anos preservação
Editorial
Correspondência entre autores e os responsáveis pela editoria
de revistas publicadas pelo Tribunal. Há currículos, fotografias,
cartas.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 26
1.03.06.04 Mensagem Recebida pelo SIAFI cópia 5 anos - eliminação Documento emitido pelo SIAFI (Sistema Integrado de
Administração Financeira).
1.03.07 Comunicação com o Usuário de Serviço Público
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.03.07.01 Correspondência de Manifestação de Elogio 1ª via 3 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 029.31.
seletiva 2ª via: manifestante.
Cartas e ofícios de referência elogiosa aos produtos ou serviços Incluir no prontuário funcional, se houver indicação de nome.
prestados pelo Tribunal, com a respectiva justificação.
1.03.07.02 Expediente de Manifestação da Ouvidoria (Pasta de via única 3 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 994.
Manifestação da Ouvidoria) seletiva Cf. Ato GP Nº 08/2003.
Reclamações, sugestões, solicitações. Inclui ofícios de respostas Incluir as manifestações de elogio ao prontuário funcional, se
das unidades quando questionadas. houver indicação de nome.
1.03.07.03 Planilha de Controle de Manifestações da Ouvidoria documento atualizado - preservação Providenciar cópias de segurança periódicas.
eletrônico
1.03.07.04 Relatório Mensal de Atividades da Ouvidoria 2ª via 1 ano - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 003.
1ª via: Presidência
Cf. Ato GP n° 08/2003, VI.
Consolidar dados no Relatório Estatístico Anual, encaminhado ao
Serviço de Informações e Estatística.
1.04 Controle Interno
1.04.01 Suporte ao Controle Externo
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.04.01.01 Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física cópia 1 ano 5 anos eliminação Lei n° 8.429/92, artigo 23, item I. Instrução Normativa TCU nº 5/94, art
2º. Acórdão TCU 1790/2005 - Plenário.
Para fins de fiscalização pelo Tribunal de Contas da União. Documento sigiloso. O prazo não se aplica às declarações que
tenham apresentado alguma irregularidade ou que não tenham
sido analisadas. Fazer listagem das declarações destruídas.
Recomenda-se que a documentação seja fragmentada ao eliminar.
1.04.01.02 Expediente de Diligências (Pasta de Diligências) via única até aprovação 5 anos eliminação
das contas
Conjunto documental formado por ofício recebido do TCU,
correspondência de comunicação administrativa das
providências tomadas e documentação comprobatória
anexa.
1.04.01.03 Pedido de Reconsideração 2ª via vigência 5 anos preservação Resolução n° 155/2002 (Regimento Interno do TCU), título IX, art.
285.
Relativo ao Processo de Tomada de Contas. 1ª via: TCU
Sugere-se apensamento ao processo principal.
1.04.01.04 Pedido de Reexame 2ª via vigência 5 anos preservação Resolução n° 155/2002 (Regimento Interno do TCU), art. 286.
1ª via: TCU
Relativo ao Processo de Tomada de Contas. Sugere-se apensamento ao processo principal.
1.04.01.05 Processo de Prestação de Contas ao Tribunal 2ª via 5 anos - eliminação Regimento Interno do TRT da 2ª Região, art. 39, XXV.
1ª via: Presidência
Para apresentação anual das contas do exercício findo. Não é
submetido à votação.
1.04.01.06 Processo de Prestação de Contas ao TST 2ª via 5 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 057.
1ª via: TST
3ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
1.04.01.07 Processo de Prestação de Contas ao TST 3ª via 5 anos - eliminação Lei Federal n° 2.848/1940 (Código Penal), arts. 29 e 109. Lei Federal
n° 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal 8.666/1993, arts, 89
ao 98.
1ª via: TST
2ª via: Serviço de Contabilidade e Inspetoria
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 27
1.04.01.08 Processo de Tomada de Contas 2ª via até aprovação 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 057.
das contas Instrução Normativa TCU n° 47/2004, art. 20.
1ª via: TCU
3ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
4ª via: Secretaria de Controle Interno
1.04.01.09 Processo de Tomada de Contas 3ª ou 4ª via 5 anos - eliminação 1ª via: TCU
2ª via: Serviço de Contabilidade e Inspetoria
1.04.02 Supervisão e Orientação da Gestão Orçamentária, Financeira e Patrimonial
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.04.02.01 Ficha de Análise de Admissões e Concessões via única vigência 20 anos eliminação A vigência esgota-se com o desligamento do juiz ou servidor do
órgão e respectivo julgamento pelo TCU.
Relativa a juízes e servidores.
1.04.02.02 Formulário de Admissão de Juiz cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SISAC-TCU.
das contas
1.04.02.03 Formulário de Admissão de Servidor cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SISAC-TCU.
das contas
1.04.02.04 Formulário de Concessão de Aposentadoria cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SISAC-TCU.
das contas
1.04.02.05 Formulário de Concessão de Pensão Civil cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SISAC-TCU.
das contas
1.04.02.06 Formulário de Desligamento de Juiz cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SISAC-TCU.
das contas
1.04.02.07 Formulário de Desligamento de Servidor cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SISAC-TCU.
das contas
1.05 Gerenciamento de Compras e Contratações
1.05.01 Cadastramento e Atendimento a Fornecedor
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.05.01.01 Cadastro de Fornecedores e Prestadores de Serviço via única 2 anos - eliminação O Ministério do Planejamento mantém o Sistema de
Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF).
1.05.01.02 Cadastro de Licitações documento a critério da - eliminação
eletrônico unidade
Relativo às licitações em andamento ou encerradas.
1.05.02 Licitação e Administração de Contratos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.05.02.01 Dossiê de Acompanhamento de Prestação de Serviços via única vigência do 5 anos eliminação
Contratados contrato
Inclui cópias do processo licitatório ou de aquisição,
correspondência de comunicação administrativa e, se for o
caso, controle de freqüência mensal de funcionários de
empresa contratada e eventuais atestados médicos.
1.05.02.02 Nota Fiscal cópia 1 ano - eliminação 1ª via: processo licitatório ou de aquisição de bens e serviços.
Relativa a equipamentos, produtos ou serviços.
1.05.02.03 Processo de Compra Direta via única até aprovação 12 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/1940 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº
das contas 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, II
Relativo a processos de aquisição de bens e serviços sem e 89 ao 98.
licitação, por dispensa e inexigibilidade.
1.05.02.04 Processo Licitatório para Aquisição de Bens e Materiais via única até aprovação 12 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº
das contas 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, II
Inclui modalidades de concorrência, convite, pregão e e 89 ao 98.
tomada de preços.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 28
1.05.02.05 Processo Licitatório para Contratação de Serviços via única vigência do 12 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/1940 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº
contrato 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, II
Inclui modalidades de concorrência, convite, pregão e e 89 ao 98.
tomada de preços.
1.05.02.06 Proposta Comercial via única 1 ano após o - eliminação
encerramento
da licitação
1.06 Gerenciamento de Materiais e Bens Móveis
1.06.01 Controle e Estoque de Materiais
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.06.01.01 Balancete Mensal do Almoxarifado 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: Serviço de Contabilidade e Inspetoria
Consolidar dados no Inventário Anual.
1.06.01.02 Dossiê de Controle de Empenho de Bens e Materiais via única 2 anos - eliminação
Para certificação de nota fiscal e cadastramento do bem.
1.06.01.03 Inventário Anual de Material de Consumo via única até aprovação 5 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 037.2
das contas
1.06.01.04 Nota de Fornecimento de Material de Consumo via única 1 ano - eliminação
Inclui fornecimento de materiais de escritório e consumo.
1.06.01.05 Relatório Mensal de Movimentação no Almoxarifado 1ª via 1 ano - eliminação 2ª via: Serviço de Material e Patrimônio
1.06.01.06 Relatório Mensal de Movimentação no Almoxarifado 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: Serviço de Contabilidade e Inspetoria
1.06.01.07 Requisição de Materiais documento 1 ano - eliminação 1ª via: Serviço de Material e Patrimônio
eletrônico
1.06.02 Cadastramento de Bens Móveis
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.06.02.01 Canhoto de Nota de Fornecimento de Material Permanente via única 2 anos - eliminação
(NF)
1.06.02.02 Canhoto de Nota de Transferência de Material Permanente via única 5 anos 5 anos eliminação
(NT)
1.06.02.03 Canhoto de Termo de Responsabilidade de Material via única vigência 5 anos eliminação A vigência esgota-se com a devolução do bem.
Permanente (TRMP)
1.06.02.04 Dossiê de Entrada de Materiais por Doação (Relatório de via única 5 anos - eliminação
Entrada)
1.06.02.05 Inventário Físico-Financeiro de Bens Patrimoniais 1ª via até aprovação 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 037.1
das contas 2ª via: Serviço de Material e Patrimônio
1.06.02.06 Inventário Físico-Financeiro de Bens Patrimoniais 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: Serviço de Contabilidade e Inspetoria
1.06.02.07 Inventário Setorial de Material Permanente (Relação de 1ª via atualizado 5 anos eliminação Portaria GP nº 21/2001.
Materiais do T.O.) 2ª via: unidade competente
1.06.02.08 Inventário Setorial de Material Permanente (Relação de 2ª via atualizado - eliminação Portaria GP nº 21/2001.
Materiais do T.O.) 1ª via: Setor de Cadastro de Bens
1.06.02.09 Listagem de Equipamentos de Informática Substituídos ou 1ª via 5 anos - eliminação 2ª via: Secretaria de Informática
Desativados
1.06.02.10 Movimentação Anual por Código cópia 1 ano - eliminação Documento emitido a partir do sistema interno da unidade.
1.06.02.11 Nota de Fornecimento de Material Permanente (NF) via única vigência - eliminação canhoto: Setor de Cadastro de Bens
A vigência esgota-se com a atualização do Inventário Setorial de
Material Permanente.
1.06.02.12 Nota de Transferência de Material Permanente (NT) via única vigência - eliminação canhoto: Setor de Cadastro de Bens
A vigência esgota-se com a atualização do Inventário Setorial de
Material Permanente.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 29
1.06.02.13 Ordem de Serviço para Retirada de Bens 1ª via 5 anos - eliminação 2ª via: solicitante
1.06.02.14 Relatório de Movimentação de Equipamento de Informática documento 5 anos - eliminação 2ª via: Secretaria de Informática
eletrônico
1.06.02.15 Termo de Responsabilidade de Material Permanente (TRMP) via única vigência - eliminação canhoto: Setor de Cadastro de Bens
A vigência esgota-se com a devolução do bem e respectiva
atualização do Inventário Setorial de Material Permanente.
1.06.03 Alienação de Bens Móveis
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.06.03.01 Processo de Alienação de Bens Móveis via única até aprovação 12 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/1940 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº
das contas 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, II
Inclui Atas da Comissão, Nota de Recolhimento, Baixa Contábil. e 89 ao 98.
Relativo a modalidades doação e leilão.
1.07 Gerenciamento de Bens Imóveis
1.07.01 Regularização e Cadastramento de Imóveis da União
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.07.01.01 Ficha de Controle de Registro e Atualização de Imóvel via única vigência - preservação Decreto-lei federal nº 9.760/1946, art. 67.
Próprio da União Dados cadastrados no SPIUNET.
Inclui aquisição, alienação e restauração de imóvel A vigência encerra-se com a alienação do imóvel.
O documento é importante para assegurar direitos e preservar a
memória institucional.
1.07.02 Alienação de Imóveis da União
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.07.02.01 Processo de Alienação de Bens Imóveis via única até aprovação 12 anos preservação Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº
das contas 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, II
Por venda, cessão, doação, permuta, desapropriação. e 89 ao 98.
1.07.03 Locação de Imóveis
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.07.03.01 Relação de Pagamento de Aluguéis 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: processo de pagamento
1.07.04 Fornecimento de Serviços Básicos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.07.04.01 Fatura de Serviços Públicos via única até aprovação 5 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 041.01.
das contas
Referente a água, luz, telefone, gás encanado.
1.07.05 Execução e Acompanhamento de Projetos de Edificação
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.07.05.01 Dossiê de Acompanhamento de Obra (Pasta de Obra) via única vigência 10 anos eliminação A vigência esgota-se com a conclusão da obra.
Incluir relatórios consolidados e documentados no Dossiê de
Cópias do processo licitatório, plantas, planilhas, memoriais Histórico do Imóvel.
descritivos, acompanhamento dos serviços contratados.
1.07.05.02 Dossiê de Histórico do Imóvel (Pasta de Prédio) via única vigência 10 anos preservação A vigência esgota-se com a entrega do prédio à União ou ao
proprietário.
Cópia de contrato de locação, cópias do processo licitatório, Autuar em apartado os documentos em formato eletrônico,
plantas, informações, projetos de adaptações, placas, realizando rotinas de cópia de segurança.
memorial descritivo, planilhas, fotos, relatório de obra, projetos
técnicos. Contém documentos em formato eletrônico.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 30
1.07.05.03 Planta da Edificação e Instalações documento vigência 5 anos preservação A vigência esgota-se com a entrega do prédio à União ou ao
convencional seletiva proprietário.
e eletrônico Autuar as plantas faltantes em apartado ao Dossiê de Histórico do
Imóvel e eliminar as duplicatas. Realizar rotinas de cópia de
segurança do documento eletrônico.
1.07.05.04 Processo de Aquisição de Serviços de Recuperação, Reforma via única até aprovação 12 anos preservação Lei Federal nº 2.848/1940 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº
ou Construção das contas 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, II
e 89 ao 98. Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 041.4.
Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº
10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, II
e 89 ao 98.
1.07.06 Fiscalização das Instalações e de Sistemas de Segurança de Edificações
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.07.06.01 Dossiê de Curso de Prevenção e Combate contra Incêndio via única 5 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 022.11.
Lei Federal nº 6.514 de 1977. Portaria MTE nº 3.214/78, Norma
Programa, lista de servidores, lista de presença, relatórios, Regulamentadora nº 23. Norma NBR 14.276/99.
exemplar único de exercício e de apostila, controle de
certificados.
1.07.06.02 Dossiê de Manutenção e Inspeção de Extintores via única 2 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 049.13.
Cópia de processo licitatório, relatórios.
1.07.07 Manutenção Predial
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.07.07.01 Dossiê de Manutenção de Equipamentos 2ª via vigência 5 anos eliminação 1ª via: processo de licitação
A vigência esgota-se com a substituição ou retirada do
Relativo a elevadores, ar condicionado etc. Contém cópias equipamento das instalações prediais.
dos processos licitatórios.
1.07.07.02 Informação sobre Manutenção, Obras e Serviços 2ª via 3 anos 2 anos eliminação 1ª via: unidade interessada
1.07.07.03 Livro de Controle de Manutenção de Elevadores via única 2 anos após o - eliminação Para as unidades que têm a atribuição de verificar a manutenção
encerramento do prédio.
do livro
1.07.07.04 Ordem de Serviço de Manutenção 1ª via 2 anos - eliminação 2ª via: unidade solicitante
1.08 Gerenciamento de Serviços de Segurança e Transporte
1.08.01 Vigilância Patrimonial
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.08.01.01 Controle de Guarda de Armas via única 1 ano - eliminação
1.08.01.02 Informação sobre Ocorrências Havidas 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: unidade competente
Relato circunstanciado da ocorrência, para ciência da unidade
competente.
1.08.01.03 Memorando de Autorização de Entrada Fora do Expediente 1ª via 2 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
Autorização de entrada de servidores e funcionários de
empresa contratada em horário fora do expediente.
1.08.01.04 Memorando de Autorização de Saída de Materiais e 1ª via 2 anos 3 anos eliminação 2ª via: unidade geradora
Equipamentos
1.08.01.05 Fita de Gravação de Circuito Interno via única 1 ano - eliminação Sugere-se a padronização da gravação em meio digital.
Gravação das imagens obtidas pelas câmeras de circuito
interno de monitoramento.
1.08.01.06 Relação de Achados e Perdidos via única 1 ano - eliminação
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 31
1.08.01.07 Relatório de Circulação de Pessoas documento 5 anos - eliminação
eletrônico
Controle eletrônico de entrada de pessoas nas dependências
do Tribunal, com foto e dados de identificação.
1.08.01.08 Relatório de Controle de Entrada e Saída via única 2 anos 3 anos eliminação
Para veículos ou pessoas.
1.08.02 Controle do Uso de Veículos Oficiais
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.08.02.01 Controle de Saída e Abastecimento de Veículos via única 2 anos - eliminação
Cupom fiscal e ficha de controle.
1.08.02.02 Dossiê de Registro dos Veículos via única até alienação - eliminação No ato da alienação, encaminhar para o Serviço de Compras e
do veículo Licitações para inclusão no processo.
Emplacamento, CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento
de Veículos), seguro obrigatório, IPVA.
1.08.02.03 Ficha de Controle de Saída dos Carros Oficiais (Relatório via única 1 ano - eliminação
Diário)
1.08.02.04 Informação sobre Ocorrências de Trânsito 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: unidade competente
1.08.02.05 Notificação de Multa de Trânsito cópia 1 ano - eliminação 1ª via: processo de pagamento
1.08.02.06 Memorando de Pagamento de Despesas com Combustível 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: processo de pagamento
Inclui notas fiscais.
1.08.02.07 Solicitação de Transporte por Veículo Oficial via única 1 ano - eliminação Os pedidos podem ser feitos por telefone ou mensagem de
correio eletrônico.
1.08.03 Manutenção de Veículos Oficiais
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.08.03.01 Catálogo de Peças Automotivas documento atualizado - eliminação
impresso
1.08.03.02 Orçamento de Manutenção de Veículos (Pasta Carro) via única 3 anos - eliminação
1.08.03.03 Ordem de Serviço de Manutenção de Veículo (Pasta Carro) 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: oficina contratada
1.08.03.04 Planilha de Gastos com Manutenção de Veículos cópia atualizado - eliminação Documento emitido a partir de planilha eletrônica.
Fornece o histórico de gastos com manutenção do veículo.
1.09 Gerenciamento de Serviços Auxiliares
1.09.01 Manutenção de Equipamentos e Restauro em Geral
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.09.01.01 Dossiê de Controle de Solicitações de Reparo via única 2 anos - eliminação
1.09.01.02 Ficha de Assistência Técnica 2ª via 2 anos - eliminação Resolução CONARQ nº 14/2001, código 067.3.
1ª via: fornecedor
Para equipamentos, linha de dados etc. Para documentos que envolvem pagamento, encaminhar ao
Serviço de Compras e Licitações.
1.09.01.03 Listagem de Controle de Garantia de Materiais, via única 2 anos após o - eliminação Lei 8.078/90 (Código de Defesa do Consumidor), art. 26, § 3°.
Equipamentos e Móveis prazo da Prazo precaucional, em caso de eventual vício oculto.
Relatório de entrada fornecido pelo Serviço de Material e garantia maior
Patrimônio (quantidade comprada, tombos, cópia de nota
fiscal).
1.09.01.04 Manual Técnico de Equipamento documento até alienação - eliminação
impresso do
equipamento
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 32
1.09.01.05 Termo de Garantia de Equipamentos via única 2 anos após o - eliminação Lei 8.078/90 (Código de Defesa do Consumidor), art. 26, § 3°.
prazo da Prazo precaucional, em caso de eventual vício oculto.
Inclui cópia de nota fiscal. garantia
1.09.02 Execução de Serviços de Marcenaria
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.09.02.01 Ordem de Serviço para Execução de Serviços de Marcenaria 1ª via 2 anos - eliminação 2ª via: unidade solicitante
1.09.03 Execução de Serviços de Copa, Limpeza e Conservação
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.09.03.01 Ordem de Serviço para Preparação de Auditório 1ª via 1 ano - eliminação 2ª via: unidade solicitante
Referente às providências para utilização de auditório.
1.09.04 Execução de Serviços de Gráfica e de Encadernação
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.09.04.01 Guia de Entrega de Materiais Encadernados 1ª via assinada 3 anos - eliminação 2ª via: unidade destinatária
Prazo precaucional para comprovação de entrega do material
Contém assinatura de quem recebeu o material. em caso de eventuais reclamações.
1.09.04.02 Memorando de Solicitação de Alteração de "Layout" de 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
Formulário
1.09.04.03 Modelo de Materiais Produzidos na Gráfica via única vigência 5 anos preservação A vigência esgota-se com a alteração de "layout".
1.09.04.04 Nota de Fornecimento de Serviços de Gráfica 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: unidade destinatária
1.09.04.05 Solicitação de Encadernação de Materiais 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
1.09.04.06 Solicitação de Serviços de Impressão Gráfica 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
1.09.05 Execução de Serviços de Telecomunicações
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.09.05.01 Relatório de Assistência Técnica de Linha de Dados (LP) via única 1 ano - eliminação As fichas de assistência técnica de linha de dados podem ser
substituídas pelo relatório trimestral do fornecedor. Unidades fora
da sede devem encaminhar as fichas à Secretaria de Informática.
1.09.05.02 Catálogo Telefônico documento atualizado - eliminação Um exemplar deve ser mantido nos Serviços Gerais por cinco anos
impresso a título de precaução.
1.09.05.03 Solicitação de Serviços de Telecomunicação 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
1.10 Gestão de Pessoal
1.10.01 Seleção e Acompanhamento de Estagiário
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.01.01 Declaração de Comprovação de Estágio via única 1 ano - eliminação Expedir outra declaração, se solicitada pelo interessado.
1.10.01.02 Processo de Pagamento da Bolsa-Estágio via única até aprovação 5 anos eliminação
das contas
1.10.01.03 Informação de Desligamento de Estagiário documento 1 ano - eliminação 2ª via: unidade geradora
eletrônico
1.10.01.04 Dossiê de Programa de Estágio via única 5 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 022.21.
Ato PR nº 132A/2004.
Relatórios, relação de participantes, avaliação, controle de
expedição de certificados.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 33
1.10.01.05 Memorando de Freqüência de Estagiário documento vigência 5 anos eliminação Constituição Federal, art. 7º, XXIX.
eletrônico Aplica-se o mesmo prazo para os cartões de ponto de
estagiários.
A vigência esgota-se com o encerramento ou desligamento do
estágio.
1.10.01.06 Prontuário de Estagiário via única 5 anos 5 anos eliminação Constituição Federal, art. 7º, XXIX.
A vigência esgota-se com o desligamento do estagiário.
Contém ficha cadastral, relatório de freqüência. Sugere-se a reunião de todos os documentos de estagiários num
único prontuário, a ser mantido no Serviço de Recrutamento de
Pessoal.
1.10.02 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Servidor
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.02.01 Ato de Nomeação de Servidores 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: Setor de Cadastro de Servidores incluído no prontuário
funcional.
1.10.02.02 Certidão de Aprovação em Concurso Público 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
1.10.02.03 Carta de Convocação de Candidatos Aprovados em via única validade do 2 anos eliminação
Concurso concurso
Inclui comprovante de entrega postal ou mensagem de correio
eletrônico.
1.10.02.04 Listagem de Candidatos Aprovados em Concurso Público via única validade do 2 anos preservação
concurso
1.10.02.05 Livro de Posse e Exercício via única - - preservação Formato extinto.
Encaminhar o livro ao Serviço de Cadastro de Pessoal.
Para servidores e juízes.
1.10.02.06 Livro de Registro de Atos e Portarias de Nomeação via única 5 anos 5 anos preservação
1.10.02.07 Livro Eletrônico de Termo de Posse e Exercício de Servidoresdocumento 5 anos 5 anos preservação
impresso
1.10.02.08 Manual do Empossado (Boletim de Pessoal) via única - - preservação Documento extinto.
1.10.02.09 Processo de Concurso de Servidores via única validade do 2 anos preservação
concurso
1.10.02.10 Prontuário de Candidatos Desistentes via única validade do 2 anos eliminação
concurso
Documentação dos candidatos que não tomaram posse em
cargo efetivo ou não assumiram exercício.
1.10.02.11 Quadro Geral dos Servidores via única atualizado - eliminação
Quadro estatístico com dados gerais sobre os servidores,
atualizado anualmente. Não é nominal.
1.10.02.12 Recurso de Candidatos via única validade do 5 anos eliminação
concurso
Para revisão de resultado de concurso público.
1.10.03 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Juiz
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.03.01 Processo de Concurso de Promoção para Juiz Titular via única vigência 5 anos preservação A vigência esgota-se com a aposentadoria ou desligamento do
juiz.
1.10.03.02 Processo de Concurso de Remoção de Juiz do Tribunal via única 10 anos 5 anos preservação
1.10.03.03 Processo de Concurso de Remoção de Juiz Titular via única 10 anos 5 anos preservação
1.10.03.04 Processo de Concurso para Provimento de Cargo de Juiz via única validade do 2 anos preservação
concurso
1.10.03.05 Processo de Concurso de Promoção para Juiz do Tribunal via única vigência 5 anos preservação A vigência esgota-se com a aposentadoria ou desligamento do
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 34
juiz.
1.10.04 Cadastro Funcional e Controle de Freqüência de Servidores
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.04.01 Cartão de Registro de Freqüência (Cartão de Ponto) via única 2 anos 50 anos eliminação
1.10.04.02 Certidão de Informações Funcionais de Servidor 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: requerente
Informações cadastrais do servidor (penalidades, processos
administrativos, funções no Tribunal etc.)
1.10.04.03 Relatório da Freqüência Positiva Diária documento 2 anos 50 anos eliminação Dados obtidos a partir de sistema informatizado.
impresso
Para conferência das horas trabalhadas (faltas, horas-extras,
banco de horas) pelos servidores que batem ponto eletrônico.
1.10.04.04 Declaração de Informações Funcionais 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: requerente
Informações relativas à vida funcional do servidor.
1.10.04.05 Livro de Cadastro Funcional via única - - preservação Decreto-Lei Federal nº 5 452/43 (CLT), art.41.
Formato extinto. Atualmente, esta informação é controlada através
Contém informação de mudança de cargo, lotação etc. de sistema informatizado.
1.10.04.06 Livro de Controle de Retirada de Carteira Funcional via única 2 anos após o - eliminação
encerramento
do livro
1.10.04.07 Livro de Freqüência via única a critério da - eliminação Portaria GP nº 21/2003, art. 14.
unidade Formato extinto.
Para servidores dispensados da marcação em relógio de O memorando de freqüência cumpre esta finalidade.
ponto eletrônico ou mecânico.
1.10.04.08 Memorando de Alteração de Férias documento 2 anos - eliminação Via impressa é incluída no prontuário funcional.
eletrônico
1.10.04.09 Memorando de Autorização para Realização de Serviço 1ª via 2 anos - eliminação 2ª via: requerente
Extraordinário
1.10.04.10 Memorando de Freqüência 1ª via 2 anos 50 anos eliminação 2ª via: unidade geradora
1.10.04.11 Ofício de Consulta sobre Continuidade de Cessão de 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: outros Regionais
Servidor
1.10.04.12 Prontuário de Empregado Celetista via única - 100 anos preservação Documento extinto.
Referente a antigos funcionários celetistas, transformados em
Inclui Ficha de Empregado. estatutários.
Sugere-se inserir nos prontuários, no caso de servidores ativos.
1.10.04.13 Prontuário Funcional de Servidor via única vigência 100 anos preservação A vigência esgota-se com a aposentadoria ou desligamento do
servidor.
Dados pessoais do servidor, registro funcional, diplomas e
certificados, anotação de férias, tempo de serviço, atos e
portarias, licenças, processos.
1.10.05 Cadastro Funcional e Convocação de Juiz
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.05.01 Certidão de Informações Funcionais de Juiz 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: requerente
Dados funcionais para demonstração de algum direito ou
vantagem.
1.10.05.02 Informação sobre Férias de Juiz 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: Serviço de Pagamento
Comunicação, retificação, autorização.
1.10.05.03 Lista de Antigüidade de Magistrados via única atualizado 5 anos eliminação
1.10.05.04 Livro de Controle de Numeração de Portarias GP-J via única 5 anos após o - eliminação
encerramento
do livro
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 35
1.10.05.05 Ofício de Freqüência de Juiz Classista 1ª via - 50 anos eliminação Documento extinto.
2ª via: unidade informante
Desde 2003 não há juízes classistas (EMC 241/1999).
1.10.05.06 Ofício de Solicitação de Juiz Auxiliar 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: solicitante
1.10.05.07 Ofício de Substituição de Juiz por Impedimento 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: solicitante
1.10.05.08 Planilha de Cadastro de Juízes documento atualizado - eliminação
eletrônico
Para acompanhamento da unidade responsável pela
convocação de juízes.
1.10.05.09 Planilha de Designação de Juízes via única 5 anos - preservação
Referente aos juízes substitutos em escala de rodízio.
1.10.05.10 Portaria de Designação e Afastamento de Juízes (GP-J) 1ª via 5 anos 5 anos preservação 2ª via: Serviço de Cadastro
3ª via: Serviço de Pagamento
1.10.05.11 Portaria de Designação e Afastamento de Juízes (GP-J) 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: Assessoria de Convocação de Juízes de 1ª e 2ª Instância
1.10.05.12 Prontuário de Requerimentos de Juiz (Pasta de Juiz) via única vigência 5 anos eliminação A vigência esgota-se com a aposentadoria ou desligamento do
juiz.
Pastas contendo documentos emitidos pela Presidência e
requerimentos dos juízes.
1.10.05.13 Prontuário Funcional de Juiz via única vigência 100 anos preservação A vigência esgota-se com o desligamento do juiz.
1.10.05.14 Relação de Convocação de Juízes documento 5 anos - eliminação Dados disponíveis na Intranet.
eletrônico
1.10.05.15 Solicitação de Férias de Juiz 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: Serviço de Cadastro
Inclui memorandos, requerimentos.
1.10.05.16 Tabela de Composição das Turmas e Sessões Especializadas via única a critério da - eliminação
unidade
Documento de controle, com a posição mensal resumida da
alocação de juízes.
1.10.05.17 Tabela de Controle de Férias de Juiz documento vigência - eliminação A vigência esgota-se com o desligamento do juiz.
eletrônico
1.10.06 Avaliação e Promoção Funcional
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.06.01 Processo de Promoção e Progressão Funcional (Processo de via única 5 anos 47 anos eliminação
Avaliação de Estágio Probatório)
Inclui Ficha de Avaliação de Desempenho e Acompanhamento
Funcional.
1.10.06.02 Prontuário de Juiz para Fins de Promoção via única até o - preservação Resolução Administrativa nº 04/2005
desligamento Após o desligamento ou promoção, encaminhar ao Serviço de
ou promoção Cadastro para integrar prontuário funcional de juiz.
do juiz
1.10.06.03 Prontuário de Servidor para Fins de Promoção via única 5 anos 5 anos eliminação Após o desligamento ou promoção, encaminhar ao Serviço de
Cadastro para integrar prontuário funcional de servidor.
Inclui requerimentos, certificados e diplomas. Para
comprovação de que o servidor fez os cursos de capacitação
necessários para sua promoção.
1.10.07 Aperfeiçoamento e Treinamento
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.07.01 Dossiê de Curso de Capacitação e Treinamento via única 5 anos 5 anos preservação Resolução CONARQ nº 14/2001, código 022.11.
Curso promovido pelo Tribunal. Inclui proposta, programa,
exemplar único de cartaz, relatórios, relação de participantes,
avaliação, exemplar único de exercício e de apostila, controle
de certificados.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 36
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.08.01 Ato de Concessão de Vantagens a Juízes Classistas 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: processo
1.10.08.02 Ficha Financeira via única vigência - inserir no A vigência esgota-se com o desligamento do servidor ou juiz.
prontuário Documento emitido anualmente.
funcional
1.10.08.03 Memorando de Freqüência de Oficial de Justiça 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
Para concessão de indenização de transporte.
1.10.08.04 Informação sobre Auxílio Funeral 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: Serviço de Preparação de Pagamento de Pessoal
1.10.08.05 Informe de Rendimentos 2ª via 1 ano 4 anos eliminação 1ª via: requerente
1.10.08.06 Lista de Nomeação de Cargo em Comissão e Função via única 10 anos 90 anos eliminação
Comissionada
1.10.08.07 Ofício de Comunicação de Substituição de Servidor 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: Serviço de Pagamento
Para concessão da vantagem de função comissionada.
1.10.08.08 Processo de Consignação em Folha de Pagamento via única vigência 7 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 024.145.
A vigência esgota-se após o último desconto em folha.
1.10.08.09 Processo de Pagamento de Abono via única 7 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 024.112.
Inclui provento provisório
1.10.08.10 Processo de Pagamento de Adicionais via única 5 anos 47 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 024.13.
Referente aos adicionais de tempo de serviço, noturno,
periculosidade, insalubridade, atividades penosas, serviços
extraordinários.
1.10.08.11 Processo de Pagamento de Adicional de Férias via única 7 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 024.137.
1.10.08.12 Processo de Pagamento de Diárias e Ajuda de Custo via única até aprovação 5 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 029.21.
das contas
1.10.08.13 Processo de Pagamento de Reposição Salarial via única 5 anos 47 anos eliminação
1.10.08.14 Quadro com Função Comissionada via única 1 ano - eliminação Atualizar anualmente.
Quadro nominal dos servidores com função comissionada.
1.10.09 Acompanhamento de Aposentadorias e Pensões
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.09.01 Designação de Companheiro(a) para Fins de Pensão cópia 2 anos - eliminação Lei nº 8.112/1990, 217, I, "c".
1ª via: prontuário funcional
1.10.09.02 Ficha de Recadastramento Anual via única 3 anos - eliminação
Para servidores, juízes e pensionistas. Inclui documentos de
comprovação
1.10.09.03 Planilha de Acompanhamento de Processos de cópia atualizado - eliminação Documento emitido a partir de planilha eletrônica.
Aposentadoria
Relativo a juízes e servidores.
1.10.09.04 Processo de Concessão de Aposentadoria via única 5 anos 95 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 026.13.
1.10.09.05 Processo de Concessão de Pensão Temporária via única vigência 5 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 026.132.
A vigência esgota-se com a cessação do benefício.
1.10.09.06 Processo de Concessão de Pensão Vitalícia via única 5 anos 95 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 026.132.
1.10.09.07 Processo de Montepio Civil da União via única 5 anos 95 anos eliminação
1.10.10 Pesquisa de Legislação de Pessoal
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.10.01 Informação Referente a Direitos Funcionais 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: interessado
Em resposta aos questionamentos sobre benefícios, formulados
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 37
por juízes e servidores.
1.10.11 Instauração de Contencioso Disciplinar
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.10.11.01 Processo Disciplinar via única prazo do 5 anos preservação Documento sigiloso.
processo Após o encerramento do processo, inserir no prontuário funcional.
Processo administrativo disciplinar (PAD); sindicância.
1.11 Gestão Orçamentária e Financeira
1.11.01 Planejamento e Programação Orçamentária
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.11.01.01 Nota de Dotação (ND) cópia 5 anos - eliminação Documento emitido pelo SIAFI.
Para alimentação de planilha de resumo semanal.
1.11.01.02 Processo de Pedido de Crédito Suplementar 2ª via 5 anos 10 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 051.14.
1ª via: TST
3ª via: Serviço de Administração Financeira e Orçamento
1.11.01.03 Processo de Pedido de Crédito Suplementar 3ª via 5 anos - eliminação 1ª via: TST
2ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
1.11.01.04 Processo de Plano Plurianual (PPA) 2ª via 8 anos 4 anos preservação 1ª via: TST
3ª via: Serviço de Administração Financeira e Orçamento
Relativo à proposta ou revisão.
1.11.01.05 Processo de Plano Plurianual (PPA) 3ª via 8 anos - eliminação 1ª via: TST
2ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
Relativo à proposta ou revisão.
1.11.01.06 Processo de Programação Orçamentária Anual 1ª via 5 anos 10 anos preservação 2ª via: unidade interessada
Inclui ofício de aprovação orçamentária do TST e os limites de
gastos com pessoal e custeio conforme a Lei Orçamentária
Anual.
1.11.01.07 Proposta Orçamentária Anual com Limites Referenciais 2ª via 5 anos 10 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 051.12.
1ª via: TST
Inclui as memórias de cálculo, solicitações das unidades, 3ª via: Serviço de Administração Financeira e Orçamento
amparo legal, limites referenciais.
1.11.01.08 Proposta Orçamentária Anual com Limites Referenciais 3ª via 5 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 051.12.
1ª via: TST
Inclui as memórias de cálculo, solicitações das unidades, 2ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
amparo legal, limites referenciais.
1.11.01.09 Proposta Orçamentária Anual Prévia 2ª via 5 anos 10 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 051.12.
1ª via: TST
Relativa à proposta orçamentária ideal, incluindo todos os 3ª via: Serviço de Administração Financeira e Orçamento
pedidos.
1.11.01.10 Proposta Orçamentária Anual Prévia 3ª via 5 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 051.12.
1ª via: TST
Relativa à proposta orçamentária ideal, incluindo todos os 2ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
pedidos.
1.11.02 Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.11.02.01 Demonstrativo do Impacto Orçamentário e Financeiro (DIOF) cópia 5 anos - eliminação 1ª via: processo
1.11.02.02 Dossiê de Controle de Pagamento de Precatórios via única vigência - eliminação A vigência esgota-se decorridos cinco anos após a quitação do
precatório.
A pasta de precatório inclui ofícios, pedidos de financeiro para
efetuar pagamento, informações diversas, planilhas do que foi
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 38
pago.
1.11.02.03 Guia de Recolhimento da União (GRU) 3ª via 2 anos - eliminação 1ª via: processo
2ª via: banco
Para ressarcimento de valores a União. Contém anotação do
número do expediente a que se refere o recolhimento.
1.11.02.04 Nota de Lançamento por Evento (NL) cópia 2 anos - eliminação 1ª via: processo
Documento emitido pelo SIAFI.
1.11.02.05 Nota de Sistema (NS) cópia 5 anos - eliminação Documento emitido pelo SIAFI.
Informa liberação do financeiro para pagamento de folha e de
precatório.
1.11.02.06 Planilha de Controle das Relações de Ordem Bancária cópia 2 anos - eliminação Documento emitido a partir de planilha eletrônica.
Podem ser ordens bancárias externas (RE) ou intra-SIAFI (RT).
1.11.02.07 Planilha de Controle de Pagamento de Precatório documento 5 anos - eliminação
eletrônico
1.11.02.08 Planilha de Resumo Semanal das Despesas de Custeio cópia 5 anos - eliminação Documento emitido a partir de planilha eletrônica.
1.11.02.09 Quadro de Acompanhamento Mensal da Despesa com 1ª via 5 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 051.22.
Pessoal (ADMP) 2ª via: Serviço de Administração Financeira e Orçamento
1.11.02.10 Quadro de Acompanhamento Mensal da Despesa com 2ª via 5 anos 12 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/1040 (Código Penal), arts. 29 e 109; Lei Federal
Pessoal (ADMP) nº 10.028/2000, arts. 359-H, Lei Federal nº 8.666/1993, arts. 89 ao 98;
Lei Complementar Federal nº 101/2000, arts.48 e 54.
Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 051.22.
1ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
1.11.02.11 Quadro Demonstrativo de Despesa de Pessoal (ADP) 1ª via 5 anos 12 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/1040 (Código Penal), arts. 29 e 109; Lei Federal
nº 10.028/2000, arts. 359-H, Lei Federal nº 8.666/1993, arts. 89 ao 98;
Lei Complementar Federal nº 101/2000, arts.48 e 54.
2ª via: Serviço de Administração Financeira e Orçamento
1.11.02.12 Relatório de Acompanhamento da Despesa com Pessoal e 1ª via 5 anos - eliminação 2ª via: Serviço de Contabilidade e Inspetoria
Custeio
1.11.02.13 Relatório de Acompanhamento da Despesa com Pessoal e 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
Custeio
1.11.02.14 Relatório de Acompanhamento das Metas Físicas cópia 5 anos - eliminação Dados constam do SIGPLAN.
1.11.02.15 Relatório de Programação Financeira cópia 5 anos - eliminação Documento emitido a partir de planilha eletrônica, com dados
constantes do SIAFI.
Para confronto entre o pedido e o que foi liberado.
1.11.02.16 Relatório Mensal da Execução da Despesa cópia 5 anos - eliminação Documento emitido pelo SIAFI.
1.11.02.17 Saldo Diário da Movimentação Orçamentária e Financeira cópia 2 anos - eliminação Documento emitido pelo SIAFI.
1.11.03 Pagamento de Pessoal e Outros Custeios
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.11.03.01 Controle de Alteração de Pagamento via única 2 anos 4 anos eliminação
Remoções, designações de função comissionada. A origem
do pagamento é feita pela leitura do Diário Oficial ou Boletim
Interno.
1.11.03.02 Declaração de Não-Incidência Tributária 1ª via 1 ano 5 anos eliminação Lei Federal 5.172/66 (Código Tributário Federal), art. 173.
IN 480/2005, art. 4º, parág. 1º.
2ª via: devolvida ao interessado, como recibo.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 39
1.11.03.03 Dossiê de Comprovação de Recolhimento Previdenciário 2ª via 1 ano 10 anos eliminação Lei 8.212/91, art. 46.
1ª via: INSS
Referente a prestadores de serviço - pessoa física. Inclui
protocolo de envio, relatório SEFIP e guia de recolhimento (GFIP).
1.11.03.04 Dossiê de Declaração de Imposto e Contribuição não via única 1 ano 5 anos eliminação Lei Federal 5.172/66 (Código Tributário Federal), art. 173.
Retenção (DICNR) IN 480/2005, art. 4º, par. 2º.
Inclui protocolo de entrega à Receita; listagem de CNPJ,
relatórios do SIAFI.
1.11.03.05 Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS) 1ª via 1 ano 10 anos eliminação Lei Federal nº 8 212/91, art.32, parágrafo único, 45, e 46.
Referente a pagamento de pessoal extra-quadro.
1.11.03.06 Guia de Recolhimento de Encargos Sociais e de Informações documento 1 ano 30 anos eliminação Lei Federal nº 8036/90, art. 23 § 5º.
à Previdência (GFIP) eletrônico Lei Federal nº 8.212/91, art.32, parágrafo único, 45, e 46.
Referente a pagamento de pessoal extra-quadro. Súmula 85 do TST.
1.11.03.07 Nota de Empenho (NE) cópia 2 anos - eliminação 1ª via: processo
Documento emitido pelo SIAFI.
1.11.03.08 Ordem de Serviço Interna para Ajustes na Folha de 1ª via 3 anos - eliminação
Pagamento
Relativa às informações que não constaram no sistema, às
vezes por falha no processamento. Para inclusão na folha de
pagamento.
1.11.03.09 Planilha de Controle da Folha de Pagamento documento 5 anos - eliminação
eletrônico
Para auxiliar a pesquisa de pagamentos anteriores.
1.11.03.10 Planilha de Controle de Impostos e Contribuições Retidas documento 1 ano - eliminação As informações constam do SIAFI.
eletrônico
1.11.03.11 Processo de Concessão de Suprimento de Fundos (PCSF) via única até aprovação 5 anos eliminação
das contas
1.11.03.12 Processo de Folha de Pagamento via única 5 anos 95 anos eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 024.1.
Inclui mapa nominal, emitido por sistema informatizado do
Tribunal.
1.11.03.13 Protocolo de Entrega de Declaração de ISS documento até aprovação 5 anos eliminação
eletrônico das contas
Referente a serviços prestados por terceiros no Tribunal.
1.11.03.14 Recibo de Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) via única 1 ano 10 anos eliminação Decreto-lei Federal 5452/43, art. 360.
Decreto Federal 76.900/75.
1.11.03.15 Relação de Ordem Bancária Externa (RE) cópia até aprovação 5 anos eliminação 1ª via: banco pagador
das contas Documento emitido pelo SIAFI.
Possui assinatura do ordenador da despesa.
1.11.03.16 Relação de Ordem Bancária Intra-SIAFI (RT) cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SIAFI.
das contas
1.11.04 Inspeção da Despesa
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.11.04.01 Ficha de Acompanhamento da Folha de Pagamento via única 2 anos - eliminação
1.11.04.02 Ficha de Controle de Execução de Contratos via única a critério da - eliminação
unidade
Inclui cadastro de informações das empresas contratadas
1.11.04.03 Ficha de Encerramento de Processos de Licitação via única 2 anos - eliminação
1.11.04.04 Ficha de Inspeção de Processos de Compra Direta via única 2 anos - eliminação
1.11.04.05 Ficha de Inspeção de Processos de Licitação via única 2 anos - eliminação
1.11.04.06 Ficha de Verificação dos Lançamentos sobre Suprimento de via única 2 anos - eliminação
Fundos
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 40
Inclui ficha de concessão e de regularização da despesa.
1.11.05 Controle da Contabilidade
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.11.05.01 Balanço cópia até aprovação 5 anos preservação Dados constam do SIAFI.
das contas
Orçamentário, financeiro, patrimonial e variações patrimoniais.
1.11.05.02 Relatório de Conformidade Contábil e Diária cópia até aprovação 5 anos eliminação Documento emitido pelo SIAFI.
das contas
1.11.05.03 Relatório de Gestão Fiscal (RGF) via única até aprovação 12 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/1940 (Código Penal), arts. 29 e 109; Lei Federal
das contas nº 10.028/2000, arts. 359-H, Lei Federal nº 8.666/1993, arts. 89 ao 98;
Para prestação de contas e controle interno. Lei Complementar Federal nº 101/2000, arts. 48 e 54.
1.11.05.04 Relatório Demonstrativo Contábil via única até aprovação 5 anos eliminação
das contas
1.12 Gestão de Documentos e Informação
1.12.01 Gerenciamento e Divulgação de Acervo Bibliográfico
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.12.01.01 Base de Dados de Controle e Circulação do Acervo documento atualizado - preservação Providenciar cópias de segurança periódicas.
eletrônico
Inclui catálogo do acervo, cadastro de usuários e histórico da
circulação das obras.
1.12.01.02 Cadastro Secundário de Entrada de Material Bibliográfico documento 10 anos - eliminação Para itens que não constam do catálogo do acervo.
(Agenda) eletrônico
1.12.01.03 Compilação de Bibliografias documento atualizado - eliminação Divulgação em sítio eletrônico do órgão.
eletrônico
1.12.01.04 Comprovante de Empréstimo do Acervo Circulante via única vigência - eliminação A vigência esgota-se com a devolução da obra, ocasião em que
é fornecido comprovante de devolução ao usuário.
Contém assinatura do usuário. Tem a função de Termo de
Responsabilidade.
1.12.01.05 Ficha de Controle de Periódicos via única até digitação - preservação Formato extinto.
no catálogo seletiva Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
Em fichário Kardex. automatizado
1.12.01.06 Ficha Matriz via única até digitação - preservação Formato extinto.
no catálogo seletiva Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
Identifica as demais fichas de assuntos e autores secundários. automatizado
Está arquivada em ordem topográfica.
1.12.01.07 Folheto de Editoras via única atualizado - eliminação
1.12.01.08 Formulário de Consulta ao Acervo via única vigência - eliminação A vigência esgota-se com a finalização do atendimento e
consolidação dos dados em Relatório Estatístico.
Formulário preenchido no local ou recebido por mensagem
eletrônica.
1.12.01.09 Inventário do Acervo Bibliográfico via única atualizado 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 062.5.
Para acompanhamento e controle de todo o acervo, inclusive
do material não tombado pelo Serviço de Material e Patrimônio.
1.12.01.10 Listagem de Duplicatas e Materiais Oferecidos para Doação cópia vigência - eliminação A vigência esgota-se com a elaboração de nova listagem.
1.12.01.11 Livro de Controle de Atendimento via única - - preservação Formato extinto.
seletiva Dados transferidos para o Relatório Estatístico.
Contém anotação do nome dos usuários, assunto da pesquisa Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
realizada e número de itens consultados.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 41
1.12.01.12 Listagem de Sugestões de Aquisição de Material via única 1 ano - eliminação
Bibliográfico
Sugestões feitas pelos usuários.
1.12.02 Acompanhamento e Divulgação de Legislação
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.12.02.01 Base de Dados de Legislação documento atualizado - preservação Há divulgação no sítio eletrônico do Tribunal.
eletrônico
Seleção e indexação de normas de interesse do Tribunal.
1.12.02.02 Boletim Informativo de Diário Oficial documento 5 anos - eliminação Enviado diariamente por mensagem eletrônica às unidades
eletrônico internas solicitantes.
“Clipping” das matérias de interesse publicadas em Diário Oficial,
do Estado e da União.
1.12.02.03 Dossiê de Legislação via única a critério da - preservação Preservar os documentos referentes às normas internas do TRT da
unidade seletiva 2ª Região, aos quais sugere-se a remessa à Secretaria de
Conjunto documental selecionado pelas próprias unidades para Documentação para indexação em base de dados e
o desempenho de suas atividades. divulgação no sítio eletrônico.
Pode conter fichas de anotações, recortes ou peças avulsas
de normas.
1.12.02.04 Hemeroteca de Legislação via única a critério da - eliminação Fazer a digitalização dos recortes referentes às normas internas em
unidade condicional meio convencional, para possibilitar o acesso on-line do
Conjunto de documentos recortados do Diário Oficial, documento.
sistematizados por assunto, nome, lugar ou data, de forma
avulsa ou colada sobre folhas de papel ou cartão.
1.12.03 Acompanhamento e Divulgação de Jurisprudência
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.12.03.01 Base de Dados de Acórdãos (Acervo Eletrônico) documento atualizado - preservação Documento armazenado no SAP-2 e no servidor de Internet.
eletrônico
1.12.03.02 Boletim de Jurisprudência documento 4 anos - preservação Documento convencional até 2001. A partir de 2002, disponível no
eletrônico e sítio eletrônico do Tribunal.
Boletins com ementas das Turmas, SDCI, Corregedoria Regional, impresso
Tribunal Pleno e Tribunais Superiores.
1.12.03.03 Coleção de Acórdãos de Dissídio Coletivo cópia a critério da - eliminação Trata-se de acervo duplicado, preservar no setor por facilidade
unidade condicional de consulta.
Conjunto de acórdãos organizados por categoria sindical. Sugere-se digitalizar o acervo para posterior eliminação.
1.12.03.04 Coleção de Acórdãos Ementados cópia a critério da - eliminação Sugere-se digitalizar o acervo para posterior eliminação.
unidade condicional
Conjunto de acórdãos relativos ao período de 1974 até 2001.
Trata-se de acervo duplicado, com a finalidade de facilitar a
consulta local.
1.12.03.05 Coleção de Acórdãos Selecionados não Ementados via única a critério da - eliminação Documento extinto.
unidade condicional A eliminação poderá ocorrer após análise da documentação e
Seleção de acórdãos não ementados. indexação em base de dados própria.
1.12.03.06 Coleção de Decisões da Corregedoria Ementadas cópia a critério da - eliminação Documento eletrônico disponível no sítio eletrônico do Tribunal.
unidade condicional Sugere-se digitalização do acervo para posterior eliminação.
Acórdãos ementados desde 1999.
1.12.03.07 Ficha de Acórdãos Ementados via única a critério da - preservação Podem-se consultar ementas dos acórdãos no SAP-2.
unidade seletiva Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
Para consulta de catálogo de jurisprudência.
1.12.03.08 Índice de Jurisprudência via única atualizado - preservação
Instrumento que define o plano de classificação de acórdãos.
1.12.03.09 Listagem de Acórdãos Ementados cópia 4 anos - eliminação Documento eletrônico emitido a partir do SAP-2.
Para controle da análise e classificação de acórdãos.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 42
1.12.03.10 Solicitação de Inclusão de Votos no Acervo Eletrônico 1ª via 5 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
Para cadastramento de votos em base de dados on-line.
1.12.04 Produção de Informação Estatística
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.12.04.01 Boletim Estatístico Mensal das Atividades de 1ª Instância documento 5 anos - eliminação Provimento GP/CR 13/2006.
eletrônico 2ª via: unidade geradora.
Encaminhado pelos diretores de Secretaria das Varas do Envio por mensagem eletrônica.
Trabalho e diretores das unidades responsáveis pela atividade
de distribuição dos feitos.
1.12.04.02 Boletim Estatístico Mensal do Tribunal 2ª via 5 anos - eliminação Consolidação dos provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça
do Trabalho, título XXXII, artigos 106 ao 113.
Inclui Tabela de Produtividade de Juízes de 2ª Instância. 1ª via: TST
1.12.04.03 Comprovante de Transmissão Eletrônica de Boletim cópia 5 anos - eliminação Documento eletrônico emitido pelo TST.
Estatístico
1.12.04.04 Planilha com Resultado de Transmissão Eletrônica cópia até realização - eliminação Documento eletrônico emitido pelo TST.
das correções
solicitadas pelo
TST
1.12.04.05 Relatório de Erros do Boletim Estatístico do Tribunal cópia até realização - eliminação Documento eletrônico emitido pelo TST.
das correções
solicitadas pelo
TST
1.12.04.06 Relatório Estatístico Mensal das Atividades de 2ª Instância 1ª via 5 anos - eliminação 2ª via: unidade geradora
Encaminhado pelas Turmas, Seções Especializadas, Tribunal
Pleno.
Inclui dados estatísticos de vista regimental e relator designado,
relação de processos aguardando pauta (AGPA) etc.
1.12.05 Publicação Editorial e Eletrônica
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.12.05.01 Caderno Jurisprudência Consolidada documento 1 ano - preservação Reservar dois exemplares de cada edição para guarda
impresso permanente e encaminhar outros dois ao Serviço de Biblioteca.
1.12.05.02 Dossiê de Estudo do "Layout" de Publicação Editorial via única 1 ano - preservação
1.12.05.03 Dossiê de Registro de Publicação Editorial 2ª via 5 anos - preservação 1ª via: órgão competente
ISBN, ISSN.
1.12.05.04 Informativo Semanal documento a critério da - eliminação Disponível no sítio eletrônico do Tribunal.
eletrônico unidade
1.12.05.05 Prova Tipográfica de Publicação Editorial (Boneco) via única até publicação - eliminação
1.12.05.06 Relatório de Apreciação Crítica via única 5 anos - eliminação Prazo de precaução para avaliação editorial da publicação.
Questionário respondido por autor/colaborador com relação
ao material a ser publicado.
1.12.05.07 Revista Eletrônica CLT Dinâmica documento atualizado - preservação Disponível no sítio eletrônico do Tribunal.
eletrônico
Seleção de jurisprudência vinculada a artigos da Consolidação
das Leis Trabalhistas.
1.12.05.08 Revista Equilíbrio documento 1 ano - preservação via eletrônica: sítio eletrônico da Ordem dos Advogados do Brasil,
eletrônico e região de São Paulo.
impresso Reservar dois exemplares de cada edição para guarda
permanente e encaminhar outros dois ao Serviço de Biblioteca.
1.12.05.09 Revista Synthesis documento 1 ano - preservação Reservar dois exemplares de cada edição para guarda
impresso permanente e encaminhar outros dois ao Serviço de Biblioteca.
O inteiro teor de artigos indicados na revista são arquivados na
Biblioteca, onde podem ser consultados.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 43
1.12.05.10 Revista Trimestral de Jurisprudência (REVTRIM) documento 1 ano - preservação Reservar dois exemplares de cada edição para guarda
impresso permanente e encaminhar outros dois ao Serviço de Biblioteca.
1.12.05.11 Sítio Eletrônico Institucional documento atualizado - preservação Nas mudanças substantivas de "layout" ou conteúdo, providenciar
eletrônico cópias de segurança da versão anterior para guarda
permanente.
1.12.05.12 Texto Entregue para Publicação Editorial via única 2 anos - eliminação
1.12.06 Classificação e Destinação de Documentos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.12.06.01 Edital de Ciência de Eliminação de Documentos cópia 5 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 063.62.
Documento publicado em Diário Oficial do Estado.
1.12.06.02 Listagem de Eliminação de Documentos documento 5 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 063.62.
eletrônico
1.12.06.03 Processo dos Trabalhos da Comissão do Programa de via única vigência 5 anos preservação
Gestão Documental
Ato de criação da comissão, atas, ofícios, relatórios, propostas
relativas à gestão de documentos.
1.12.06.04 Tabela de Temporalidade de Documentos documento vigência 10 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 063.61.
impresso A vigência esgota-se com a oficialização de nova tabela de
temporalidade.
Preservar um exemplar para guarda permanente,
preferencialmente na forma de manual.
1.12.06.05 Termo de Eliminação de Documentos via única 5 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 063.62.
1.13 Gestão de Tecnologia de Informática
1.13.01 Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas de Informática
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.13.01.01 Ficha de Correção de Programa (Pedido de Manutenção de cópia vigência 5 anos preservação Documento elaborado em planilha eletrônica.
Sistema) A vigência esgota-se com a substituição definitiva do sistema por
outro. Pedidos sucessivos demandam a remodelagem do
sistema.
1.13.01.02 Solicitação de Correção de Banco de Dados 1ª via 1 ano 10 anos eliminação 2ª via: unidade solicitante
Prazo precaucional, para eventuais rastreamentos.
1.13.02 Operação de Sistemas de Informática
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.13.02.01 "Backup" Diário documento 1 semana - eliminação
eletrônico
1.13.02.02 "Backup" Mensal documento 1 mês - eliminação
eletrônico
Inclui informações do sistema e dados de usuários.
1.13.02.03 "Backup" Semanal documento 15 dias - eliminação
eletrônico
Inclui informações da rede.
1.13.02.04 Relatório de "Backup" (Registro de Operação) documento 2 anos - eliminação
eletrônico
1.13.02.05 Solicitação de Cadastramento de Usuário em Serviço 1ª via 1 ano 4 anos eliminação 2ª via: solicitante
On-Line
Inclui conta de correio eletrônico e acesso a sistemas.
1.13.02.06 Solicitação de Processamento de Folha de Consignação em documento 1 ano - eliminação 1ª via: unidade solicitante
Pagamento eletrônico
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 44
1.13.02.07 Solicitação de Relatórios de Gestão de Pessoal documento 1 ano - eliminação 1ª via: unidade solicitante
eletrônico
1.13.03 Manutenção de Equipamentos de Informática e Instalação de Programas
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.13.03.01 Boletim Técnico em Informática (INFOTEC) documento atualizado - eliminação
eletrônico
1.13.03.02 Catálogo de Equipamentos e Sistemas de Informática documento atualizado - eliminação
impresso
1.13.03.03 Ficha de Atendimento Técnico (Chamado) via única vigência 5 anos eliminação Decreto Estadual/SP nº 48.898/2004, anexo III, cód. classif.
06.02.03.10.
Quando há necessidade de retirada do equipamento, A vigência esgota-se com a execução do serviço.
carimba-se no verso com pedido de baixa no Setor de A 2ª via, que anteriormente ficava com o solicitante do chamado,
Cadastro de Bens. pode ser eliminada.
Funciona também como Autorização de Saída de Materiais.
1.13.03.04 Ficha de Instalação de Equipamento de Informática via única vigência - eliminação A vigência esgota-se com a retirada para baixa ou transferência
do equipamento para outra unidade e respectiva atualização do
inventário setorial permanente.
1.13.03.05 Licença de Uso de Programa de Computador via única vigência 8 anos eliminação Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal), art. 109, IV. Lei Federal
9.609,98, art. 12, parág. 1º.
A vigência compreende o período de uso do programa.
1.13.03.06 Manual de Procedimento Operacional Padrão (POP) documento atualizado 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 067.21.
eletrônico Providenciar cópias de segurança periódicas.
1.13.03.07 Manual de Equipamentos e Sistemas de Informática via única vigência 5 anos preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 067.22.
Reservar um exemplar para guarda permanente.
Inclui mídia de instalação de versão, manual de instalação,
manual do usuário.
1.14 Assistência à Saúde
1.14.01 Atendimento Médico
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.14.01.01 Listagem de Acompanhamento de Publicação de Licença via única vigência - eliminação A vigência esgota-se com a confirmação da publicação.
Médica
1.14.01.02 Listagem de Profissionais Credenciados em Plano de Saúde documento atualizado - eliminação
impresso
1.14.01.03 Ofício de Convocação de Perícia Médica 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: servidor cedido para outro órgão
1.14.01.04 Ofício de Encaminhamento de Laudo Médico 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: requerente
Inclui guia de expedição e remessa.
1.14.01.05 Prontuário Médico Eletrônico documento vigência - preservação Resolução CFM nº 1.639, de 10/07/2002.
eletrônico Parecer CFM nº 16/1990, aprovado em 12/07/1990.
Inclui relatório de anamnese, relatório de atendimento e A vigência compreende o período que o servidor se mantiver no
evolução, relatório de prescrição terapêutica, registro de órgão.
resultados de exames laboratoriais.
1.14.01.06 Prontuário Médico-Funcional via única vigência 20 anos preservação Resolução CFM nº 1.639, de 10/07/2002.
seletiva Portaria MT nº 3.214/78, NR-7, 7.4.5 e 7.4.5.1.
Inclui exame admissional, exames periódicos, expedientes de Prontuário em meio convencional.
licença, correspondência de comunicação administrativa. A vigência compreende o período que o servidor se mantiver no
órgão.
Selecionar amostra para guarda permanente.
1.14.02 Atendimento Psicológico
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 45
1.14.02.01 Declaração de Encaminhamento a Profissionais de Saúde 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: paciente
Encaminhamento a serviços especializados de psicologia,
fonoaudiologia.
1.14.02.02 Ficha de Avaliação Psicológica via única 6 anos - eliminação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 021.2.
Para fins de admissão no Tribunal.
1.14.02.03 Prontuário Psicológico via única vigência 20 anos preservação Resolução CFM nº 1.639, de 10/07/2002.
seletiva Parecer CFM nº 16/1990, aprovado em 12/07/1990.
Inclui anotações clínicas dos atendimentos. A vigência esgota-se com o desligamento do servidor do quadro.
Selecionar amostra para guarda permanente.
1.14.02.04 Relatório de Encaminhamento a Profissionais de Saúde documento a critério da - eliminação
eletrônico unidade
Encaminhamento a serviços especializados de psicologia,
fonoaudiologia.
1.14.03 Atendimento Nutricional
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.14.03.01 Prontuário Nutricional via única vigência 20 anos preservação Resolução CFM nº 1.639, de 10/07/2002.
seletiva Parecer CFM nº 16/1990, aprovado em 12/07/1990.
Inclui ficha de anamnese, ficha de evolução, ficha de A vigência esgota-se com a com o desligamento do servidor da
prescrição terapêutica, ficha de registro de resultados de instituição. Selecionar amostra para guarda permanente.
exames laboratoriais.
1.14.04 Atendimento de Enfermagem
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.14.04.01 Ficha de Atendimento de Enfermagem via única 5 anos - eliminação
1.14.05 Execução de Programas de Saúde
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.14.05.01 Boletim de Saúde documento 2 anos - preservação Destinar um exemplar para guarda permanente.
impresso
1.14.05.02 Cadastro de Programa de Medicação via única até aprovação 5 anos eliminação Ato GP nº 03/2006
das contas
Inclui relação de medicamentos e quantidades mensais.
1.14.05.03 Questionário de Pesquisa de Saúde via única 5 anos - eliminação Consolidar dados no Relatório de Pesquisa de Saúde.
1.14.05.04 Relatório de Pesquisa de Saúde via única 2 anos - preservação Resolução CONARQ n° 14/2001, cód. classif. 003.
Contém a tabulação de dados das pesquisas de saúde
realizadas.
1.14.06 Gerenciamento de Plano de Saúde
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.14.06.01 Cadastro de Plano de Saúde 2ª via até aprovação 5 anos eliminação 1ª via: empresa do plano de saúde
das contas
Inclusão, exclusão e alteração de titulares, dependentes e
agregados.
1.14.06.02 Declaração Relativa ao Plano de Saúde 2ª via 3 anos - eliminação 1ª via: interessado
1.14.06.03 Relatório de Beneficiários do Plano de Saúde 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: empresa do plano de saúde
1.14.06.04 Requerimento de Manutenção de Dependentes 1ª via até aprovação 5 anos eliminação 2ª via: beneficiário
Universitários das contas
Inclui atestado de matrícula.
1.14.06.05 Requerimento do Titular para Alteração do Plano de Saúde 1ª via 2 anos 5 anos eliminação 2ª via: beneficiário
(Alteração de Plano de Saúde)
Relativo à inclusão ou exclusão de dependentes e/ou
agregados em plano de saúde.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 46
1.15 Concessão de Benefícios Sociais
1.15.01 Coordenação de Atividades de Convivência Infantil
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.15.01.01 Ficha de Freqüência da Criança via única 2 anos - eliminação
1.15.01.02 Planejamento de Atividades Pedagógicas via única 5 anos - eliminação
1.15.01.03 Planejamento de Cardápios via única vigência - eliminação
1.15.01.04 Prontuário de Crianças via única vigência 28 anos eliminação Lei Federal nº 10.406/02 (Código Civil), art. 5º, 198, I, e 205. A
contagem da prescrição inicia-se com a maioridade.
Certidão de nascimento; carteirinha de vacinação; dados A vigência esgota-se com o desligamento da criança.
cadastrais, receitas de prescrição médica, avaliação mensal Os documentos originais devem ser devolvidos aos pais.
de peso e altura, autorização dos pais para passeios.
1.15.01.05 Relatório de Aceitação Diária das Refeições via única 1 ano - eliminação
1.15.02 Atendimento Social
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.15.02.01 Dossiê de Acompanhamento de Assistência Social (Casos) via única vigência - preservação Documento sigiloso.
1.15.03 Execução de Programas Sociais
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
1.15.03.01 Cadastro de Programa de Benefício 1ª via até aprovação 5 anos eliminação 2ª via: beneficiário
das contas
Inclui requerimento e demais documentos exigidos para
cadastramento em creche, transporte e Programa de Auxílio
Farmácia.
1.15.03.02 Demonstrativo de Despesas com Empresa Conveniada via única vigência 5 anos eliminação Lei Federal nº 10.406/02 (Código Civil), art. 206.
A vigência esgota-se com a efetivação do pagamento.
Para consignação em folha de pagamento. Inclui notas fiscais
enviadas pela empresa conveniada.
1.15.03.03 Demonstrativo de Despesas com Transporte Intermunicipal 1ª via até aprovação 5 anos eliminação 2ª via: beneficiário
das contas
Inclui passagens ou o recibo da empresa de ônibus.
1.15.03.04 Informação de Freqüência de Servidores Requisitados 1ª via até aprovação 5 anos eliminação 2ª via: unidade geradora
das contas
Para concessão de auxílio-transporte a servidores requisitados
de outros órgãos.
1.15.03.05 Relatório de Pagamento de Auxílios documento até aprovação 5 anos eliminação via impressa: Serviço de Pagamento
eletrônico das contas
Referente à alimentação, creche, transporte.
1.15.03.06 Termo de Manutenção de Auxílio Pré-Escolar 1ª via até aprovação 5 anos eliminação 2ª via: beneficiário
das contas
Inclui recibo de pagamento de escola.
2 Atividades-Fim
2.01 Normalização da Atividade Judiciária
2.01.01 Elaboração de Normas e Regulamentação Judiciária
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.01.01.01 Expediente do Tribunal Pleno via única - - preservação
Matéria de interesse da Diretoria da Geral da Coordenação
Judiciária.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 47
2.01.01.02 Norma da Atividade Judiciária via única 2 anos - preservação Na ausência de local apropriado, sugere-se a transferência destes
documentos ao Serviço de Jurisprudência e Divulgação ao final
Circulares, Comunicados, Ofícios-Circulares, Portarias, de cada gestão.
Provimentos, Recomendações, Recomendações Conjuntas
expedidas pela Corregedoria ou Coordenação Judiciária.
2.02 Consolidação Jurisprudencial
2.02.01 Uniformização de Jurisprudência
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.02.01.01 Processo de Incidente de Uniformização de Jurisprudência via única 4 anos - preservação
2.02.01.02 Projeto de Súmula (Expediente SJD/CUJ) 2ª via 4 anos - eliminação 1ª via: processo de incidente de uniformização de jurisprudência
2.03 Circulação de Documentos Judiciais
2.03.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.03.01.01 Comprovante de Entrega Postal via única 5 anos - eliminação Súmula 16 do TST.
Provimento GP/CR 13/2006, cap. XIX, seção I.
Comprovante AR (Aviso de Recebimento) ou SEED (Serviço O comprovante de deverá estar à disposição para consulta no
Especial de Entrega de Documentos). dia da primeira audiência, a fim de reforçar a presunção de
revelia.
2.03.01.02 Guia de Expedição e Remessa (Guia de Malote) 1ª via 5 anos - eliminação A guia deve ser devolvida carimbada e assinada para devolução
assinada pelo à unidade remetente.
destinatário Eventual 2ª via protocolada pelo Setor de Recebimento e
Expedição deve ser substituída pela 1ª via assinada.
2.03.01.03 Listagem de Devolução de Mandados 1ª via 1 ano - eliminação 2ª via: Central de Mandados
Controle dos mandados devolvidos pela Central de Mandados
à Vara do Trabalho de origem.
2.03.01.04 Listagem de Devolução de Mandados 2ª via 2 anos - eliminação 1ª via: Vara do Trabalho destinatária
Controle dos mandados devolvidos pela Central de Mandados
à Vara do Trabalho de origem.
2.03.01.05 Listagem de Entrega de Mandados via única 2 anos - eliminação
Controle dos mandados entregues ao oficial de justiça.
2.03.01.06 Listagem de Remessa de Autos 1ª via assinada 2 anos 3 anos eliminação 2ª via: unidade destinatária
Contém assinatura comprovando o recebimento pela unidade
destinatária. Ex: guia do TST, controle de passagem e devolução
entre gabinetes e turmas, devolução de processos às Varas do
Trabalho etc.
2.03.01.07 Listagem de Remessa de Mandados 1ª via 1 ano - eliminação 2ª via: Vara do Trabalho remetente
Controle dos mandados enviados pela Vara do Trabalho à
Central de Mandados.
2.03.01.08 Listagem de Remessa de Mandados 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: Central de Mandados
Controle dos mandados enviados pela Vara do Trabalho à
Central de Mandados.
2.03.01.09 Listagem de Retirada de Petições Iniciais via única 1 ano - eliminação
2.03.01.10 Livro de Carga de Processos via única 2 anos após o - eliminação Nas unidades informatizadas, os dados do livro devem ser
encerramento cadastrados no sistema de acompanhamento processual assim
Controla a retirada de processos, por prazo determinado, aos do livro que este voltar a funcionar normalmente.
advogados ou peritos.
2.03.01.11 Livro de Consulta de Processos em Secretaria via única 2 anos após o - eliminação
encerramento
Para controle dos processos concedidos para vistas no balcão do livro
de atendimento.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 48
2.03.01.12 Livro de Entrega de Documentos (Livro de Carga) via única 5 anos após o - eliminação
encerramento
do livro
2.03.01.13 Livro de Protocolo via única 2 anos após o - eliminação
encerramento
Para registro de petição ou correspondência referente a do livro
processo não cadastrado em Sistema de Acompanhamento
Processual.
2.03.01.14 Livro de Registro de Devolução de Petição via única 2 anos após o - eliminação
encerramento
Contém dados da petição devolvida e assinatura de quem a
retira.
2.03.01.15 Livro de Remessa de Carta Precatória via única - - eliminação Formato extinto.
A devolução é relatada na tela de trâmites processuais do SAP-1.
2.03.01.16 Petição Extraviada 1ª via 60 dias - eliminação 2ª via: interessado
Documento endereçado incorretamente à unidade, cujos
dados cadastrais não permitem a correta identificação do
processo ao qual se refere.
2.03.01.17 Planilha de Numeração Diária de Protocolo via única 1 ano - eliminação
Para controle do registro das petições ou do relógio datador.
Pode indicar a relação de petições protocoladas.
2.03.01.18 Relação de Votos Enviados cópia até o sistema - eliminação via eletrônica: SISAS
acusar
Lista impressa dos votos que são enviados à sala de sessão ou recebimento
ao acervo eletrônico.
2.04 Registro e Prestação de Informação Processual
2.04.01 Registro de Andamento Processual
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.04.01.01 Ficha de Andamento Processual via única - até digitação preservação Formato extinto.
dos dados em seletiva Separar amostra para fins históricos.
sistema
informatizado
2.04.02 Registro e Expedição de Certidão
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.04.02.01 Certidão de Ação Trabalhista 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
Comprova a existência ou não de ação trabalhista entre as
partes. O pesquisado deverá ser réu no processo.
2.04.02.02 Certidão de Autor e Réu 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
Comprova a existência de reclamações trabalhistas que
envolvam um determinado empregado e um determinado
empregador no município de São Paulo.
2.04.02.03 Certidão de Distribuição de Feitos 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
Inclui a petição de solicitação de certidão.
2.04.02.04 Certidão de Objeto e Pé 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
2.04.02.05 Certidão de Patrono 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
Contém a relação de processos nos quais o advogado
pesquisado consta como patrono.
2.04.02.06 Certidão de Reclamante 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
Comprova que o cidadão pesquisado é autor em ação
trabalhista.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 49
2.04.02.07 Certidão Trabalhista para não Optantes pelo FGTS 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
Comprova que não há reclamação trabalhista movida por
determinado(s) cidadão(s) (não optante(s) pelo regime de
FGTS) contra uma empresa pesquisada.
2.04.02.08 Livro de Registro de Certidão via única 2 anos após o - eliminação Documento produzido nas Unidades do Poupatempo.
encerramento
do livro
2.04.02.09 Requerimento de Certidão de Pessoa Física no Pólo Ativo 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: requerente
Para casos em que é necessária uma petição ao Juiz
Distribuidor comprovando interesse jurídico na obtenção da
certidão. Contém despacho da apreciação do pedido.
2.04.02.10 Requerimento de Certidão (Pedido de Certidão) 1ª via 1 ano - eliminação 2ª via: requerente
Contém guia de recolhimento de custas e emolumentos.
2.05 Correição e Acompanhamento da Atividade Judiciária
2.05.01 Suporte à Correição de Tribunal Superior
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.05.01.01 Ata de Correição Ordinária da CGJT 2ª via 4 anos 10 anos eliminação 1ª via: TST
2.05.02 Realização dos Procedimentos Correicionais
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.05.02.01 Ata de Correição Ordinária 1ª via 10 anos 10 anos preservação 2ª via: unidade correicionada
Inclui anexos com informações da unidade correicionada.
2.05.02.02 Ata de Correição Ordinária 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: Secretaria da Corregedoria Regional
2.05.02.03 Edital de Correição Ordinária documento 10 anos - eliminação via eletrônica: intranet
eletrônico Publicado em Diário Oficial.
2.05.03 Acompanhamento da Atividade Judicante em 1ª Instância
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.05.03.01 Autos de Correição Parcial via única prazo do 5 anos preservação Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
processo seletiva
2.05.03.02 Autos de Expediente (Pedido de Providência) via única prazo do 5 anos preservação Preservar reclamações sobre o andamento da unidade judiciária,
processo seletiva e não apenas sobre o andamento de um processo específico.
Selecionar as que possuem decisão do Juiz Corregedor.
2.05.03.03 Autos de Representação via única prazo do 5 anos preservação Incluir no prontuário funcional de juiz.
processo
2.05.03.04 Autos de Vitaliciedade via única até o 10 anos preservação Após o desligamento, incluir no prontuário funcional de juiz.
desligamento
do juiz ou sua
promoção à 2ª
Instância
2.05.03.05 Pedido de Providência e Informação 1ª via 2 anos 5 anos eliminação 2ª via: requerente
Expedientes que não ensejaram a autuação de processo.
2.05.03.06 Prontuário de Juiz de 1ª Instância via única até o 10 anos preservação Após desligamento ou promoção do juiz à 2ª instância, incluir no
desligamento prontuário funcional de juiz .
Inclui as correições parciais, expedientes eventuais, ou promoção
representações, elogios, à 2ª Instância
formulário próprio com foto e dados pessoais, vitaliciedade, do juiz
promoção, remoção e permuta.
2.05.03.07 Relatório de Produção de Juízes 1ª via - - eliminação 2ª via: unidade informante
Documento convencional extinto desde 2004.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 50
2.05.03.08 Relatório Mensal de Aprazamento das Audiências das Varas 1ª via 3 anos - eliminação 2ª via: unidade informante
do Trabalho Documento publicado parcialmente em diário oficial.
Informação recebida através de correio eletrônico,
memorando.
2.05.03.09 Relatório Mensal de Produtividade de Juiz de 1ª Instância via única 3 anos - eliminação
Informa produtividade, aprazamento de audiências e eventuais
pendências de juízes de 1ª Instância.
2.06 Atermação e Distribuição dos Feitos
2.06.01 Atermação
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.06.01.01 Termo de Reclamação Trabalhista 4ª via 5 anos - eliminação 1ª via: processo
2ª via: autor
3ª via: réu
2.06.02 Distribuição dos Feitos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.06.02.01 Ficha de Distribuição de Reclamação Trabalhista 2ª via - até digitação preservação Formato extinto.
dos dados no seletiva 1ª via: Serviço de Distribuição
Arquivada por ordem alfabética de reclamados. SAP-1 3ª via: autor
As informações da ficha complementarão o registro do SAP-1
iniciado com a digitação do Livro de Registro de Reclamação
Trabalhista.
2.06.02.02 Ficha de Distribuição de Reclamação Trabalhista 1ª via - até digitação preservação Formato extinto.
dos dados no seletiva 2ª via: Serviço de Distribuição
Arquivada por ordem alfabética de reclamantes. SAP-1 3ª via: autor
As informações da ficha complementarão o registro do SAP-1
iniciado com a digitação do Livro de Registro de Reclamação
Trabalhista.
2.06.02.03 Livro de Distribuição de Reclamação Trabalhista via única - até digitação preservação Formato extinto.
dos dados no seletiva Após digitação no SAP-1, separar amostra para fins históricos.
SAP-1
2.06.02.04 Relatório de Distribuição das Seções Especiais e Tribunal via única 4 anos - eliminação
Pleno
2.06.03 Autuação Processual dos Feitos de 1ª Instância
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.06.03.01 Autos de Reclamação Trabalhista via única prazo do 5 anos preservação Grupo de Trabalho designado para este fim definirá a expansão
processo seletiva das demais classes processuais nesta tabela, bem como os
critérios de amostragem para guarda permanente.
2.06.04 Autuação Processual dos Feitos de 2ª Instância ou de Competência Originária
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.06.04.01 Dissídio Coletivo via única prazo do 5 anos preservação Grupo de Trabalho designado para este fim definirá a expansão
processo das demais classes processuais nesta tabela, bem como os
critérios de amostragem para guarda permanente das mesmas.
2.07 Realização dos Atos Processuais
2.07.01 Andamento em Secretaria e Comunicação Processual
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.07.01.01 Carta Precatória documento 2 anos - eliminação 1ª via: juízo deprecado
eletrônico 2ª via: processo
3ª via: citado
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 51
via eletrônica: Sistema de Acompanhamento Processual
Não arquivar cópias impressas.
2.07.01.02 Comunicação de Despachos e Decisões Processuais documento prazo do 5 anos preservação Consolidação dos Provimentos da CGJT, art. 114.
eletrônico processo seletiva via eletrônica: SINT (Sistema de Informações Trabalhistas)
Inteiro teor de intimações e notificações. 2ª via: processo
O inteiro teor deve ser divulgado na Internet.
Preservar despachos de decisões terminativas, homologações.
2.07.01.03 Declaração de Imposto de Renda da Parte Executada cópia 1 ano - eliminação 1ª via: Secretaria da Receita Federal
Documento sigiloso.
Para fins de informação na execução trabalhista. Arquivar documento em pasta própria e restringir acesso.
Recomenda-se que a documentação seja fragmentada na
eliminação.
2.07.01.04 Edital de Intimação de Despacho cópia 2 anos - eliminação via eletrônica: SAP-2
2ª via: processo
Contém o teor do despacho publicado. O dia da publicação e o teor do despacho não constam da tela
A data de publicação é anotada manualmente. de trâmites do SAP-2.
2.07.01.05 Edital de Publicação de Acórdão cópia 1 ano - eliminação via eletrônica: Sistema de Acompanhamento Processual
2ª via: processo
Os acórdãos são publicados em Diário Oficial, que podem ser
encontrados no Serviço de Biblioteca.
2.07.01.06 Guia para Levantamento de Depósito (Alvará) 1ª/3ª via 60 dias após - eliminação Provimento GP/CR 13/2006, cap. XIII, seção XX, art. 111.
intimação do 4ª via: processo
interessado
2.07.01.07 Ofício de Comunicação Processual documento 2 anos - eliminação via eletrônica: Sistema de Acompanhamento Processual.
eletrônico 1ª via: destinatário
2ª via: processo
Não arquivar cópias impressas.
2.07.01.08 Ofício de Efeito Suspensivo 2ª via 5 anos - eliminação 1ª via: TST
Emitido por Instância Superior, contém os termos do acórdão
reformado e indicação das providências a serem tomadas.
2.07.02 Diligência dos Auxiliares do Juízo
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.07.02.01 Livro de Termo de Compromisso de Perito via única a critério da - eliminação Formato extinto.
unidade CPC, art. 422: "o perito cumprirá escrupulosamente o encargo que
Ihe foi cometido, independentemente de termo de
compromisso".
2.07.02.02 Mandado Judicial documento 2 anos - eliminação via eletrônica: SAP-1
eletrônico 1ª e 3ª vias: processo
2ª via: executado
Não arquivar cópias impressas.
2.07.03 Remoção de Bens Penhorados
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.07.03.01 Expediente de Cumprimento de Mandado de Remoção via única até a 5 anos eliminação
liquidação do
Contém cópias de mandados, autos de penhora, autos de expediente
remoção, autos de entrada.
2.08 Realização de Audiências e Sessões
2.08.01 Controle de Pauta e Lavratura de Ata
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 52
2.08.01.01 Ata de Audiência documento prazo do 10 anos preservação Consolidação dos Provimentos da CGJT, art. 114.
eletrônico processo via eletrônica: SINT (Sistema de Informações Trabalhistas)
1ª via: processo
O inteiro teor deve ser divulgado na Internet. Sugere-se a
regulamentação, bem como a assinatura digital.
Não arquivar cópias impressas sem validade jurídica.
2.08.01.02 Ata de Sessão via única 1 ano - encadernação
Consigna o resumo do expediente, os nomes das partes, o
resultado dos julgamentos com os votos divergentes e os
nomes dos que houverem feito sustentação oral.
2.08.01.03 Livro de Ata de Sessão via única 4 anos 10 anos preservação
Série das atas encadernadas. Pode conter guia de julgamento.
2.08.01.04 Livro de Sessão de Julgamento de Dissídios Coletivos via única 2 anos após o - eliminação
encerramento
Para controle da unidade, traz as informações principais das
sessões realizadas.
2.08.01.05 Livro de Sustentação Oral via única 2 anos após o - preservação Regimento Interno art.118 e art.102, § 1º.
encerramento seletiva Comunicado GP nº 05/2006.
Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
2.08.01.06 Pauta de Audiência 1ª via 1 ano - eliminação via eletrônica: sítio eletrônico do Tribunal
2ª via: mural do fórum trabalhista
2.08.01.07 Pauta de Sessão 6ª via 1 ano - eliminação 1ª a 5ª via: Gabinetes dos Juízes
Planilha com a composição da sessão do dia.
2.08.01.08 Rascunho de Sessão (Rascunho de Julgamento) via única 2 anos - eliminação Para sessões não gravadas em fita de áudio.
Prazo precaucional para eventual contestação do teor da ata ou
Contém anotação do resultado durante a sessão. certidão.
2.08.01.09 Relação de Ordem de Votação 7ª via 1 ano - eliminação 1ª a 5ª vias: Gabinetes de Juízes
6ª via: mural
Contém a composição dos juízes presentes na sessão.
2.08.02 Taquigrafia e Degravação
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.08.02.01 Fita de Áudio de Sessão via única até a 5 anos preservação Resolução Administrativa TST nº 1056/2005.
degravação seletiva Registros de sessões solenes e homenagens devem ser
preservadas.
Aplicar critério de amostragem para as demais sessões.
Realizar a transferência da gravação para meio digital.
2.08.02.02 Formulário de Controle de Entrada de Taquígrafo em Sessão via única - - eliminação Documento extinto.
Relatório de horários, nomes, revezamento dos taquígrafos etc.
2.08.02.03 Nota Taquigráfica via única até a 5 anos eliminação
transcrição
2.09 Prestação Jurisdicional e Deliberação Plenária
2.09.01 Julgamento e Prolação de Decisão
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.09.01.01 Acórdão cópia prazo do 10 anos preservação Portaria GP 06/2005
processo via única: processo
Inclui demais declarações de voto cuja juntada tenha sido Preservação apenas em meio eletrônico a partir de jan. 2005,
requerida em sessão. exceto os acórdãos do Tribunal Pleno, produzidos apenas em
papel.
Sugere-se a assinatura digital.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 53
2.09.01.02 Decisão de Correição Parcial documento prazo do 10 anos preservação 1ª via: processo de correição parcial
eletrônico processo 2ª via: juiz de 1ª instância
3ª via: processo principal
4ª via: encadernação (desde 1974)
via eletrônica: Internet
Sugere-se a regulamentação, bem como assinatura digital.
2.09.01.03 Sentença documento prazo do 10 anos preservação Consolidação dos Provimentos da CGJT, art. 114.
eletrônico processo 1ª via: processo
via eletrônica: SINT (Sistema de Informações Trabalhistas)
O inteiro teor deve ser divulgado na Internet.
Sugere-se a regulamentação, bem como a assinatura digital.
Não arquivar cópias impressas sem validade jurídica.
2.09.01.04 Voto cópia a critério da - eliminação A via original será juntada aos autos para compor o acórdão
unidade respectivo.
2.10 Execução de Precatórios
2.10.01 Instrução dos Autos e Tramitação das Obrigações Judiciais
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.10.01.01 Autos de Precatório via única vigência - apensar aos Portaria GP nº 41/2004, art. 16.
autos principais A vigência esgota-se com a quitação do precatório.
Federais, estaduais, municipais.
2.10.01.02 Autos de Precatório Administrativo via única vigência 10 anos eliminação Lei Federal 8.443/1992, art. 21.
A vigência esgota-se com a quitação dos autos de precatório ou
Tramitam em anexo aos autos de precatório federal ou aos de requisição de pequeno valor.
autos de requisição de pequeno valor, sendo desentranhados Prazo precaucional, pois pode haver discussão nos autos principais
quando da quitação. a respeito de saldo remanescente.
2.10.01.03 Autos de Requisição de Pequeno Valor Federal (RPV) via única vigência - apensar nos Portaria GP nº 42/2004, art. 11, § 2º
autos principais
2.10.01.04 Informação de Recebimento de Recurso Financeiro 1ª via 5 anos - eliminação 2ª via: Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
Prazo precaucional.
Relativa a recebimento de recurso financeiro para pagamento Uma cópia da informação instrui o processo administrativo do
de precatório e requisição de pequeno valor federal. precatório e da requisição de pequenos valores federais a serem
pagos.
2.10.01.05 Ofício Requisitório 4ª via - - eliminação Via extinta desde 1994.
1ª via: executado
2ª via: precatório
3ª via: Vara do Trabalho
2.11 Recolhimento de Taxas e Encargos
2.11.01 Recolhimento de Custas e Emolumentos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.11.01.01 Guia de Recolhimento de Custas e Emolumentos (DARF) 2ª via 1 ano - eliminação Consolidação dos Provimentos da CGJT, art. 38.
1ª via: processo
Inserir os valores no SAP-1 quando for registrado o protocolo.
2.11.01.02 Livro de Registro de Custas e Emolumentos via única - - preservação Formato extinto.
seletiva A informação consta do Boletim Estatístico Mensal.
Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
2.11.01.03 Livro de Registro de Recolhimento de Emolumentos da via única - - preservação Documento extinto.
Corregedoria Exemplar único.
Para controle do pagamento de emolumentos de Agravo Retrata como era feito o procedimento na época.
Regimental em Decisão Correicional.
2.11.02 Recolhimentos Fiscais e Previdenciários
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 54
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.11.02.01 Guia de Recolhimento de Contribuição Previdenciária (GPS) 2ª via 30 dias - remessa ao CLT, art. 889-A, § 2º.
INSS Consolidação dos Provimentos da CGJT, art. 86.
1ª via: processo.
Digitar dados no SAP-1, para controle estatístico.
2.11.02.02 Guia de Recolhimento de Imposto de Renda (DARF) 2ª via 1 ano - eliminação Consolidação dos Provimentos da CGJT, art. 75.
1ª via: processo
Inserir os valores no SAP-1 quando for registrado o protocolo.
2.11.02.03 Livro de Registro de Recolhimento de Imposto de Renda via única - - preservação Formato extinto.
seletiva. Aplicar critério de amostragem para guarda permanente.
Registra o montante a título de imposto de renda sobre os
rendimentos pagos em cumprimento de decisão judicial.
2.11.03 Recolhimento de Multas
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.11.03.01 Guia de Recolhimento de Multa Aplicada pela DRT 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: processo
Inserir os valores no SAP-1 quando for registrado o protocolo.
2.12 Encerramento Processual
2.12.01 Arquivamento de Autos
Classificação Documento Forma AC AI Destin. Final Observações
2.12.01.01 Documento Original Desentranhado de Autos Findos via única até eliminação 2 anos eliminação Divulgar listagem em sítio eletrônico do Tribunal.
dos autos
CTPS, Ficha de Empregado etc.
2.12.01.02 Lista Diária de Solicitação de Vistas dos Autos Findos cópia 1 ano - eliminação Documento emitido pelo SAP-1
2.12.01.03 Relação de Processos Arquivados com Pendência 2ª via 1 ano - eliminação 1ª via: unidade interessada
Sugere-se a inclusão desta informação em Sistema de
Acompanhamento Processual.
2.12.01.04 Solicitação de Retirada de Processos das Varas do Trabalho 1ª via 1 ano - eliminação 2ª via: Vara do Trabalho solicitante
Para as unidades localizadas fora da sede.
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 55
ANEXO III – Relação de Atividades e Tipos Documentais das Unidades
Administrativas e Judiciárias
Instruções de consulta
1) localizar, primeiramente, os documentos que são comuns a várias unidades (unidades
judiciárias, além dos documentos da sua área, também devem identificar os documentos
administrativos, uma vez que igualmente desempenham atividades de administração);
2) em seguida, localizar o nome da unidade desejada ou daquelas que integram a mesma
hierarquia do organograma institucional.
Importante:
- nem todas as unidades estão listadas - somente aquelas que possuem documentos que
lhes são característicos (o que, em alguns casos, não significa que sejam exclusivos da
referida unidade);
- o índice das unidades elencadas está na pág. 77.
Área Administrativa - Documentos Comuns a Várias Unidades
1.01.02 Planejamento e Implementação de Projetos
1.01.02.01 Projeto de Atualização Tecnológica
1.01.02.02 Projeto de Criação de Unidade Setorial
1.01.02.03 Projeto de Estruturação Administrativa
1.01.03 Cooperação Institucional e Celebração de Convênios
1.01.03.02 Dossiê de Acompanhamento de Convênio
1.01.04 Coordenação de Comissões e Grupos de Trabalho
1.01.04.01 Ata de Reunião
1.01.06 Execução, Acompanhamento e Avaliação de Atividades
1.01.06.01 Correspondência de Comunicação Administrativa Enviada
1.01.06.02 Correspondência de Comunicação Administrativa Recebida
1.01.06.03 Correspondência de Comunicação Gerencial
1.01.06.04 Planilha de Acompanhamento Gerencial
1.02.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
1.02.01.01 Comprovante de Entrega Postal
1.02.01.02 Guia de Expedição e Remessa (Guia de Malote)
1.02.01.03 Listagem de Entrega de Correspondência
1.02.01.04 Livro de Entrega de Documentos (Livro de Carga)
1.02.01.05 Livro de Protocolo
1.03.05 Promoção de Campanhas Institucionais e Publicidade
1.03.05.02 Dossiê de Campanha Institucional
1.03.06 Comunicação Institucional
1.03.06.01 Correspondência de Manifestação de Cordialidade
1.03.07 Comunicação com o Usuário de Serviço Público
1.03.07.01 Correspondência de Manifestação de Elogio
1.05.02 Licitação e Administração de Contratos
1.05.02.02 Nota Fiscal
1.06.01 Controle e Estoque de Materiais
1.06.01.04 Nota de Fornecimento de Material de Consumo
1.06.01.07 Requisição de Materiais
1.06.02 Cadastramento de Bens Móveis
1.06.02.08 Inventário Setorial de Material Permanente (Relação de Materiais do T.O.)
1.06.02.11 Nota de Fornecimento de Material Permanente (NF)
1.06.02.12 Nota de Transferência de Material Permanente (NT)
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 56
1.06.02.15 Termo de Responsabilidade de Material Permanente (TRMP)
1.09.05 Execução de Serviços de Telecomunicações
1.09.05.02 Catálogo Telefônico
1.10.02 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Servidor
1.10.02.05 Livro de Posse e Exercício
1.10.04 Cadastro Funcional e Controle de Freqüência de Servidores
1.10.04.07 Livro de Freqüência
1.10.07 Aperfeiçoamento e Treinamento
1.10.07.01 Dossiê de Curso de Capacitação e Treinamento
1.11.03 Pagamento de Pessoal e Outros Custeios
1.11.03.07 Nota de Empenho (NE)
Área Judiciária - Documentos Comuns a Várias Unidades
2.03.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
2.03.01.01 Comprovante de Entrega Postal
2.03.01.02 Guia de Expedição e Remessa (Guia de Malote)
2.03.01.06 Listagem de Remessa de Autos
2.03.01.10 Livro de Carga de Processos
2.03.01.12 Livro de Entrega de Documentos (Livro de Carga)
2.03.01.13 Livro de Protocolo
2.03.01.14 Livro de Registro de Devolução de Petição
2.03.01.16 Petição Extraviada
2.04.01 Registro de Andamento Processual
2.04.01.01 Ficha de Andamento Processual
2.04.02 Registro e Expedição de Certidão
2.04.02.04 Certidão de Objeto e Pé
2.05.02 Realização dos Procedimentos Correicionais
2.05.02.02 Ata de Correição Ordinária
2.07.01 Andamento em Secretaria e Comunicação Processual
2.07.01.01 Carta Precatória
2.07.01.02 Comunicação de Despachos e Decisões Processuais
2.07.01.04 Edital de Intimação de Despacho
2.07.01.05 Edital de Publicação de Acórdão
2.07.01.07 Ofício de Comunicação Processual
2.07.01.08 Ofício de Efeito Suspensivo
2.08.01 Controle de Pauta e Lavratura de Ata
2.08.01.01 Ata de Audiência
2.08.01.02 Ata de Sessão
2.08.01.03 Livro de Ata de Sessão
2.08.01.05 Livro de Sustentação Oral
2.08.01.06 Pauta de Audiência
2.08.01.07 Pauta de Sessão
2.08.01.08 Rascunho de Sessão (Rascunho de Julgamento)
2.08.01.09 Relação de Ordem de Votação
2.08.02 Taquigrafia e Degravação
2.08.02.01 Fita de Áudio de Sessão
2.11.01 Recolhimento de Custas e Emolumentos
2.11.01.01 Guia de Recolhimento de Custas e Emolumentos (DARF)
2.11.01.02 Livro de Registro de Custas e Emolumentos
Assessoria de Convocação de Juízes de 1ª e 2ª Instâncias
1.10.05 Cadastro Funcional e Convocação de Juiz
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 57
1.10.05.04 Livro de Controle de Numeração de Portarias GP-J
1.10.05.06 Ofício de Solicitação de Juiz Auxiliar
1.10.05.07 Ofício de Substituição de Juiz por Impedimento
1.10.05.08 Planilha de Cadastro de Juízes
1.10.05.09 Planilha de Designação de Juízes
1.10.05.10 Portaria de Designação e Afastamento de Juízes (GP-J)
1.10.05.12 Prontuário de Requerimentos de Juiz (Pasta de Juiz)
1.10.05.14 Relação de Convocação de Juízes
1.10.05.15 Solicitação de Férias de Juiz
1.10.05.16 Tabela de Composição das Turmas e Sessões Especializadas
1.10.05.17 Tabela de Controle de Férias de Juiz
Central de Mandados
2.03.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
2.03.01.04 Listagem de Devolução de Mandados
2.03.01.05 Listagem de Entrega de Mandados
2.03.01.07 Listagem de Remessa de Mandados
Diretoria Geral de Coordenação Judiciária e Cerimonial
1.03.01 Condecoração do Conselho da Ordem do Mérito Judiciário
1.03.01.01 Ata de Sessão da Ordem do Mérito Judiciário
1.03.02 Organização de Solenidades
1.03.02.01 Dossiê de Evento Cerimonial
1.03.02.02 Roteiro de Evento Cerimonial
2.01.01 Elaboração de Normas e Regulamentação Judiciária
2.01.01.01 Expediente do Tribunal Pleno
2.06.02 Distribuição dos Feitos
2.06.02.04 Relatório de Distribuição das Seções Especiais e Tribunal Pleno
Gabinete de Juiz do Tribunal
2.03.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
2.03.01.18 Relação de Votos Enviados
2.09.01 Julgamento e Prolação de Decisão
2.09.01.04 Voto
Ouvidoria
1.03.07 Comunicação com o Usuário de Serviço Público
1.03.07.02 Expediente de Manifestação da Ouvidoria (Pasta de Manifestação da Ouvidoria)
1.03.07.03 Planilha de Controle de Manifestações da Ouvidoria
1.03.07.04 Relatório Mensal de Atividades da Ouvidoria
Revista Synthesis e Revista Trimestral de Jurisprudência
1.03.06 Comunicação Institucional
1.03.06.03 Dossiê de Correspondência com Autores de Publicação Editorial
1.12.05 Publicação Editorial e Eletrônica
1.12.05.02 Dossiê de Estudo do "Layout" de Publicação Editorial
1.12.05.03 Dossiê de Registro de Publicação Editorial
1.12.05.05 Prova Tipográfica de Publicação Editorial (Boneco)
1.12.05.06 Relatório de Apreciação Crítica
1.12.05.09 Revista Synthesis
1.12.05.10 Revista Trimestral de Jurisprudência (REVTRIM)
1.12.05.12 Texto Entregue para Publicação Editorial
Secretaria da Corregedoria Regional
2.01.01 Elaboração de Normas e Regulamentação Judiciária
2.01.01.02 Norma da Atividade Judiciária
2.05.02 Realização dos Procedimentos Correicionais
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 58
2.05.02.01 Ata de Correição Ordinária
2.05.02.03 Edital de Correição Ordinária
2.05.03 Acompanhamento da Atividade Judicante em 1ª Instância
2.05.03.01 Autos de Correição Parcial
2.05.03.02 Autos de Expediente (Pedido de Providência)
2.05.03.03 Autos de Representação
2.05.03.04 Autos de Vitaliciedade
2.05.03.05 Pedido de Providência e Informação
2.05.03.06 Prontuário de Juiz de 1ª Instância
2.05.03.07 Relatório de Produção de Juízes
2.05.03.08 Relatório Mensal de Aprazamento das Audiências das Varas do Trabalho
2.05.03.09 Relatório Mensal de Produtividade de Juiz de 1ª Instância
2.09.01 Julgamento e Prolação de Decisão
2.09.01.02 Decisão de Correição Parcial
2.11.01 Recolhimento de Custas e Emolumentos
2.11.01.03 Livro de Registro de Recolhimento de Emolumentos da Corregedoria
Secretaria da Diretoria Geral da Administração
1.01.05 Divulgação Administrativa
1.01.05.01 Boletim Informativo de Pessoal
1.01.07 Deliberação de Matéria Administrativa
1.01.07.01 Processo de Julgamento de Matéria Administrativa (TRT/MA)
Secretaria da Escola da Magistratura
1.03.04 Promoção de Simpósios, Palestras e Eventos
1.03.04.01 "Curriculum Vitae" de Palestrante
1.03.04.02 Certificado de Participação em Evento
1.03.04.03 Dossiê de Eventos
1.10.06 Avaliação e Promoção Funcional
1.10.06.02 Prontuário de Juiz para Fins de Promoção
Secretaria de Assessoramento em Comunicação Social
1.03.03 Assessoria de Imprensa
1.03.03.01 "Clipping" Geral
1.03.03.02 "Clipping" TRT
1.03.03.03 Fita de Vídeo de Eventos
1.03.03.04 Fotografia de Eventos
1.03.03.05 Jornal do TRT
Secretaria de Assessoramento Jurídico em Expedição de Precatórios
2.10.01 Instrução dos Autos e Tramitação das Obrigações Judiciais
2.10.01.01 Autos de Precatório
2.10.01.02 Autos de Precatório Administrativo
2.10.01.03 Autos de Requisição de Pequeno Valor Federal (RPV)
2.10.01.04 Informação de Recebimento de Recurso Financeiro
2.10.01.05 Ofício Requisitório
Secretaria de Controle Interno
1.04.01 Suporte ao Controle Externo
1.04.01.02 Expediente de Diligências (Pasta de Diligências)
1.04.01.03 Pedido de Reconsideração
1.04.01.04 Pedido de Reexame
Secretaria de Coordenação Orçamentária e Financeira
1.03.06 Comunicação Institucional
1.03.06.04 Mensagem Recebida pelo SIAFI
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 59
1.04.01 Suporte ao Controle Externo
1.04.01.07 Processo de Prestação de Contas ao TST
1.04.01.09 Processo de Tomada de Contas
1.11.01 Planejamento e Programação Orçamentária
1.11.01.01 Nota de Dotação (ND)
1.11.01.02 Processo de Pedido de Crédito Suplementar
1.11.01.04 Processo de Plano Plurianual (PPA)
1.11.01.06 Processo de Programação Orçamentária Anual
1.11.01.07 Proposta Orçamentária Anual com Limites Referenciais
1.11.01.09 Proposta Orçamentária Anual Prévia
1.11.02 Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira
1.11.02.02 Dossiê de Controle de Pagamento de Precatórios
1.11.02.05 Nota de Sistema (NS)
1.11.02.06 Planilha de Controle das Relações de Ordem Bancária
1.11.02.08 Planilha de Resumo Semanal das Despesas de Custeio
1.11.02.09 Quadro de Acompanhamento Mensal da Despesa com Pessoal (ADMP)
1.11.02.11 Quadro Demonstrativo de Despesa de Pessoal (ADP)
1.11.02.12 Relatório de Acompanhamento da Despesa com Pessoal e Custeio
1.11.02.15 Relatório de Programação Financeira
1.11.05 Controle da Contabilidade
1.11.05.03 Relatório de Gestão Fiscal (RGF)
Secretaria de Dissídios Coletivos
2.06.04 Autuação Processual dos Feitos de 2ª Instância ou de Competência
Originária
2.06.04.01 Dissídio Coletivo
2.08.01 Controle de Pauta e Lavratura de Ata
2.08.01.04 Livro de Sessão de Julgamento de Dissídios Coletivos
Secretaria de Documentação
1.12.06 Classificação e Destinação de Documentos
1.12.06.03 Processo dos Trabalhos da Comissão do Programa de Gestão Documental
1.12.06.04 Tabela de Temporalidade de Documentos
Secretaria de Pessoal
1.10.11 Instauração de Contencioso Disciplinar
1.10.11.01 Processo Disciplinar
Secretaria de Vara do Trabalho
2.03.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
2.03.01.03 Listagem de Devolução de Mandados
2.03.01.08 Listagem de Remessa de Mandados
2.03.01.11 Livro de Consulta de Processos em Secretaria
2.03.01.15 Livro de Remessa de Carta Precatória
2.06.03 Autuação Processual dos Feitos de 1ª Instância
2.06.03.01 Autos de Reclamação Trabalhista
2.07.01 Andamento em Secretaria e Comunicação Processual
2.07.01.03 Declaração de Imposto de Renda da Parte Executada
2.07.01.06 Guia para Levantamento de Depósito (Alvará)
2.07.02 Diligência dos Auxiliares do Juízo
2.07.02.01 Livro de Termo de Compromisso de Perito
2.07.02.02 Mandado Judicial
2.09.01 Julgamento e Prolação de Decisão
2.09.01.03 Sentença
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 60
2.11.02 Recolhimentos Fiscais e Previdenciários
2.11.02.01 Guia de Recolhimento de Contribuição Previdenciária (GPS)
2.11.02.02 Guia de Recolhimento de Imposto de Renda (DARF)
2.11.02.03 Livro de Registro de Recolhimento de Imposto de Renda
2.11.03 Recolhimento de Multas
2.11.03.01 Guia de Recolhimento de Multa Aplicada pela DRT
Secretaria Geral da Presidência
1.01.01 Elaboração de Normas e Regulamentação Administrativa
1.01.01.01 Norma da Atividade Administrativa
1.01.01.02 Regulamento Geral da Secretaria
1.01.03 Cooperação Institucional e Celebração de Convênios
1.01.03.01 Contrato de Convênio e seus Termos Aditivos
1.01.05 Divulgação Administrativa
1.01.05.03 Solicitação de Divulgação de Aviso Eletrônico ('Broadcast")
1.03.06 Comunicação Institucional
1.03.06.02 Correspondência do Gabinete da Presidência
2.05.01 Suporte à Correição de Tribunal Superior
2.05.01.01 Ata de Correição Ordinária da CGJT
Serviço de Administração Financeira e Orçamento
1.11.01 Planejamento e Programação Orçamentária
1.11.01.03 Processo de Pedido de Crédito Suplementar
1.11.01.05 Processo de Plano Plurianual (PPA)
1.11.01.08 Proposta Orçamentária Anual com Limites Referenciais
1.11.01.10 Proposta Orçamentária Anual Prévia
1.11.02 Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira
1.11.02.07 Planilha de Controle de Pagamento de Precatório
1.11.02.10 Quadro de Acompanhamento Mensal da Despesa com Pessoal (ADMP)
1.11.02.14 Relatório de Acompanhamento das Metas Físicas
1.11.02.16 Relatório Mensal da Execução da Despesa
1.11.02.17 Saldo Diário da Movimentação Orçamentária e Financeira
Serviço de Benefícios Sociais
1.14.06 Gerenciamento de Plano de Saúde
1.14.06.01 Cadastro de Plano de Saúde
1.14.06.02 Declaração Relativa ao Plano de Saúde
1.14.06.03 Relatório de Beneficiários do Plano de Saúde
1.14.06.04 Requerimento de Manutenção de Dependentes Universitários
1.14.06.05 Requerimento do Titular para Alteração do Plano de Saúde (Alteração de Plano
de Saúde)
Serviço de Biblioteca
1.12.01 Gerenciamento e Divulgação de Acervo Bibliográfico
1.12.01.01 Base de Dados de Controle e Circulação do Acervo
1.12.01.02 Cadastro Secundário de Entrada de Material Bibliográfico (Agenda)
1.12.01.03 Compilação de Bibliografias
1.12.01.04 Comprovante de Empréstimo do Acervo Circulante
1.12.01.05 Ficha de Controle de Periódicos
1.12.01.06 Ficha Matriz
1.12.01.07 Folheto de Editoras
1.12.01.08 Formulário de Consulta ao Acervo
1.12.01.09 Inventário do Acervo Bibliográfico
1.12.01.10 Listagem de Duplicatas e Materiais Oferecidos para Doação
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 61
1.12.01.11 Livro de Controle de Atendimento
1.12.01.12 Listagem de Sugestões de Aquisição de Material Bibliográfico
1.12.02 Acompanhamento e Divulgação de Legislação
1.12.02.02 Boletim Informativo de Diário Oficial
1.12.02.04 Hemeroteca de Legislação
Serviço de Cadastro de Pessoal
1.10.09 Acompanhamento de Aposentadorias e Pensões
1.10.09.02 Ficha de Recadastramento Anual
Serviço de Certidões, Traslados e Arquivo Geral
1.12.06 Classificação e Destinação de Documentos
1.12.06.01 Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
Serviço de Compras e Licitações
1.05.01 Cadastramento e Atendimento a Fornecedor
1.05.01.01 Cadastro de Fornecedores e Prestadores de Serviço
1.05.01.02 Cadastro de Licitações
1.05.02 Licitação e Administração de Contratos
1.05.02.03 Processo de Compra Direta
1.05.02.04 Processo Licitatório para Aquisição de Bens e Materiais
1.05.02.05 Processo Licitatório para Contratação de Serviços
1.05.02.06 Proposta Comercial
1.07.02 Alienação de Imóveis da União
1.07.02.01 Processo de Alienação de Bens Imóveis
1.07.04 Fornecimento de Serviços Básicos
1.07.04.01 Fatura de Serviços Públicos
1.07.05 Execução e Acompanhamento de Projetos de Edificação
1.07.05.04 Processo de Aquisição de Serviços de Recuperação, Reforma ou Construção
Serviço de Contabilidade e Inspetoria
1.04.01 Suporte ao Controle Externo
1.04.01.05 Processo de Prestação de Contas ao Tribunal
1.04.01.06 Processo de Prestação de Contas ao TST
1.04.01.08 Processo de Tomada de Contas
1.07.01 Regularização e Cadastramento de Imóveis da União
1.07.01.01 Ficha de Controle de Registro e Atualização de Imóvel Próprio da União
1.11.02 Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira
1.11.02.13 Relatório de Acompanhamento da Despesa com Pessoal e Custeio
Serviço de Depósitos Judiciais
2.07.03 Remoção de Bens Penhorados
2.07.03.01 Expediente de Cumprimento de Mandado de Remoção
Serviço de Desenvolvimento de Sistemas
1.12.05 Publicação Editorial e Eletrônica
1.12.05.11 Sítio Eletrônico Institucional
1.13.01 Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas de Informática
1.13.01.01 Ficha de Correção de Programa (Pedido de Manutenção de Sistema)
1.13.01.02 Solicitação de Correção de Banco de Dados
Serviço de Distribuição dos Feitos de 1º Grau
2.03.01 Controle de Envio e Recebimento de Documentos
2.03.01.09 Listagem de Retirada de Petições Iniciais
2.03.01.17 Planilha de Numeração Diária de Protocolo
2.04.02 Registro e Expedição de Certidão
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 62
2.04.02.01 Certidão de Ação Trabalhista
2.04.02.02 Certidão de Autor e Réu
2.04.02.03 Certidão de Distribuição de Feitos
2.04.02.05 Certidão de Patrono
2.04.02.06 Certidão de Reclamante
2.04.02.07 Certidão Trabalhista para não Optantes pelo FGTS
2.04.02.08 Livro de Registro de Certidão
2.04.02.09 Requerimento de Certidão de Pessoa Física no Pólo Ativo
2.04.02.10 Requerimento de Certidão (Pedido de Certidão)
2.06.01 Atermação
2.06.01.01 Termo de Reclamação Trabalhista
2.06.02 Distribuição dos Feitos
2.06.02.01 Ficha de Distribuição de Reclamação Trabalhista
2.06.02.02 Ficha de Distribuição de Reclamação Trabalhista
2.06.02.03 Livro de Distribuição de Reclamação Trabalhista
Serviço de Engenharia e Arquitetura
1.07.05 Execução e Acompanhamento de Projetos de Edificação
1.07.05.01 Dossiê de Acompanhamento de Obra (Pasta de Obra)
1.07.05.02 Dossiê de Histórico do Imóvel (Pasta de Prédio)
1.07.05.03 Planta da Edificação e Instalações
1.07.06 Fiscalização das Instalações e de Sistemas de Segurança de Edificações
1.07.06.01 Dossiê de Curso de Prevenção e Combate contra Incêndio
1.07.06.02 Dossiê de Manutenção e Inspeção de Extintores
1.07.07 Manutenção Predial
1.07.07.01 Dossiê de Manutenção de Equipamentos
1.07.07.02 Informação sobre Manutenção, Obras e Serviços
Serviço de Informações e Estatística
1.01.06 Execução, Acompanhamento e Avaliação de Atividades
1.01.06.05 Relatório Anual de Atividades
1.01.06.06 Relatório Geral de Atividades do Tribunal
1.12.04 Produção de Informação Estatística
1.12.04.01 Boletim Estatístico Mensal das Atividades de 1ª Instância
1.12.04.02 Boletim Estatístico Mensal do Tribunal
1.12.04.03 Comprovante de Transmissão Eletrônica de Boletim Estatístico
1.12.04.04 Planilha com Resultado de Transmissão Eletrônica
1.12.04.05 Relatório de Erros dos Boletim Estatístico do Tribunal
1.12.04.06 Relatório Estatístico Mensal das Atividades de 2ª Instância
Serviço de Jurisprudência e Divulgação
1.12.02 Acompanhamento e Divulgação de Legislação
1.12.02.01 Base de Dados de Legislação
1.12.03 Acompanhamento e Divulgação de Jurisprudência
1.12.03.01 Base de Dados de Acórdãos (Acervo Eletrônico)
1.12.03.02 Boletim de Jurisprudência
1.12.03.03 Coleção de Acórdãos de Dissídio Coletivo
1.12.03.04 Coleção de Acórdãos Ementados
1.12.03.05 Coleção de Acórdãos Selecionados não Ementados
1.12.03.06 Coleção de Decisões da Corregedoria Ementadas
1.12.03.07 Ficha de Acórdãos Ementados
1.12.03.08 Índice de Jurisprudência
1.12.03.09 Listagem de Acórdãos Ementados
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 63
1.12.03.10 Solicitação de Inclusão de Votos no Acervo Eletrônico
1.12.05 Publicação Editorial e Eletrônica
1.12.05.01 Caderno Jurisprudência Consolidada
1.12.05.04 Informativo Semanal
1.12.05.07 Revista Eletrônica CLT Dinâmica
1.12.05.08 Revista Equilíbrio
2.02.01 Uniformização de Jurisprudência
2.02.01.01 Processo de Incidente de Uniformização de Jurisprudência
2.02.01.02 Projeto de Súmula (Expediente SJD/CUJ)
2.09.01 Julgamento e Prolação de Decisão
2.09.01.01 Acórdão
Serviço de Legislação de Pessoal
1.04.01 Suporte ao Controle Externo
1.04.01.01 Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
1.10.08.01 Ato de Concessão de Vantagens a Juízes Classistas
1.10.10 Pesquisa de Legislação de Pessoal
1.10.10.01 Informação Referente a Direitos Funcionais
1.12.02 Acompanhamento e Divulgação de Legislação
1.12.02.03 Dossiê de Legislação
Serviço de Pagamento
1.11.03 Pagamento de Pessoal e Outros Custeios
1.11.03.15 Relação de Ordem Bancária Externa (RE)
1.11.03.16 Relação de Ordem Bancária Intra-SIAFI (RT)
Serviço de Preparação de Pagamento de Pessoal
1.10.04 Cadastro Funcional e Controle de Freqüência de Servidores
1.10.04.12 Prontuário de Empregado Celetista
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
1.10.08.02 Ficha Financeira
1.10.08.03 Memorando de Freqüência de Oficial de Justiça
1.10.08.05 Informe de Rendimentos
1.10.08.08 Processo de Consignação em Folha de Pagamento
1.10.08.09 Processo de Pagamento de Abono
1.10.08.10 Processo de Pagamento de Adicionais
1.10.08.11 Processo de Pagamento de Adicional de Férias
1.10.08.12 Processo de Pagamento de Diárias e Ajuda de Custo
1.10.08.13 Processo de Pagamento de Reposição Salarial
1.11.03 Pagamento de Pessoal e Outros Custeios
1.11.03.01 Controle de Alteração de Pagamento
1.11.03.05 Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS)
1.11.03.06 Guia de Recolhimento de Encargos Sociais e de Informações à Previdência
(GFIP)
1.11.03.08 Ordem de Serviço Interna para Ajustes na Folha de Pagamento
1.11.03.09 Planilha de Controle da Folha de Pagamento
1.11.03.12 Processo de Folha de Pagamento
1.11.03.14 Recibo de Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Serviço de Produção Fora da Sede
1.09.05 Execução de Serviços de Telecomunicações
1.09.05.01 Relatório de Assistência Técnica de Linha de Dados (LP)
Serviço de Produção na Sede
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 64
1.13.03 Manutenção de Equipamentos de Informática e Instalação de Programas
1.13.03.01 Boletim Técnico em Informática (INFOTEC)
1.13.03.03 Ficha de Atendimento Técnico (Chamado)
1.13.03.04 Ficha de Instalação de Equipamento de Informática
1.13.03.05 Licença de Uso de Programa de Computador
1.13.03.06 Manual de Procedimento Operacional Padrão (POP)
1.13.03.07 Manual de Equipamentos e Sistemas de Informática
Serviço de Recrutamento de Pessoal
1.10.02 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Servidor
1.10.02.11 Quadro Geral dos Servidores
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
1.10.08.14 Quadro com Função Comissionada
Serviço de Suporte e Treinamento
1.13.03 Manutenção de Equipamentos de Informática e Instalação de Programas
1.13.03.02 Catálogo de Equipamentos e Sistemas de Informática
Serviço de Transporte e Segurança
1.08.01 Vigilância Patrimonial
1.08.01.05 Fita de Gravação de Circuito Interno
1.08.02 Controle do Uso de Veículos Oficiais
1.08.02.02 Dossiê de Registro dos Veículos
1.08.02.04 Informação sobre Ocorrências de Trânsito
1.08.02.05 Notificação de Multa de Trânsito
Serviços Gerais
1.05.02 Licitação e Administração de Contratos
1.05.02.01 Dossiê de Acompanhamento de Prestação de Serviços Contratados
1.09.01 Manutenção de Equipamentos e Restauro em Geral
1.09.01.01 Dossiê de Controle de Solicitações de Reparo
1.09.01.02 Ficha de Assistência Técnica
1.09.01.03 Listagem de Controle de Garantia de Materiais, Equipamentos e Móveis
1.09.01.04 Manual Técnico de Equipamento
1.09.01.05 Termo de Garantia de Equipamentos
1.09.03 Execução de Serviços de Copa, Limpeza e Conservação
1.09.03.01 Ordem de Serviço para Preparação de Auditório
1.09.05 Execução de Serviços de Telecomunicações
1.09.05.03 Solicitação de Serviços de Telecomunicação
Setor de Administração da Creche
1.15.01 Coordenação de Atividades de Convivência Infantil
1.15.01.01 Ficha de Freqüência da Criança
1.15.01.02 Planejamento de Atividades Pedagógicas
1.15.01.03 Planejamento de Cardápios
1.15.01.04 Prontuário de Crianças
1.15.01.05 Relatório de Aceitação Diária das Refeições
Setor de Análise de Admissões e Concessões
1.04.02 Supervisão e Orientação da Gestão Orçamentária, Financeira e Patrimonial
1.04.02.01 Ficha de Análise de Admissões e Concessões
1.04.02.02 Formulário de Admissão de Juiz
1.04.02.03 Formulário de Admissão de Servidor
1.04.02.04 Formulário de Concessão de Aposentadoria
1.04.02.05 Formulário de Concessão de Pensão Civil
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 65
1.04.02.06 Formulário de Desligamento de Juiz
1.04.02.07 Formulário de Desligamento de Servidor
Setor de Aperfeiçoamento Funcional
1.10.01 Seleção e Acompanhamento de Estagiário
1.10.01.01 Declaração de Comprovação de Estágio
1.10.01.02 Processo de Pagamento da Bolsa-Estágio
1.10.01.03 Informação de Desligamento de Estagiário
1.10.01.04 Dossiê de Programa de Estágio
1.10.01.05 Memorando de Freqüência de Estagiário
1.10.01.06 Prontuário de Estagiário
1.10.02 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Servidor
1.10.02.01 Ato de Nomeação de Servidores
1.10.02.08 Manual do Empossado (Boletim de Pessoal)
1.10.04 Cadastro Funcional e Controle de Freqüência de Servidores
1.10.04.05 Livro de Cadastro Funcional
1.10.06 Avaliação e Promoção Funcional
1.10.06.03 Prontuário de Servidor para Fins de Promoção
Setor de Aposentadorias e Pensões
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
1.10.08.04 Informação sobre Auxílio Funeral
1.10.09 Acompanhamento de Aposentadorias e Pensões
1.10.09.01 Designação de Companheiro(a) para Fins de Pensão
1.10.09.03 Planilha de Acompanhamento de Processos de Aposentadoria
1.10.09.04 Processo de Concessão de Aposentadoria
1.10.09.05 Processo de Concessão de Pensão Temporária
1.10.09.06 Processo de Concessão de Pensão Vitalícia
1.10.09.07 Processo de Montepio Civil da União
Setor de Arquivo Geral
2.12.01 Arquivamento de Autos
2.12.01.02 Lista Diária de Solicitação de Vistas dos Autos Findos
Setor de Atendimento Psicológico
1.14.01 Atendimento Médico
1.14.01.02 Listagem de Profissionais Credenciados em Plano de Saúde
1.14.02 Atendimento Psicológico
1.14.02.01 Declaração de Encaminhamento a Profissionais de Saúde
1.14.02.02 Ficha de Avaliação Psicológica
1.14.02.03 Prontuário Psicológico
1.14.02.04 Relatório de Encaminhamento a Profissionais de Saúde
Setor de Cadastro de Bens
1.06.02 Cadastramento de Bens Móveis
1.06.02.01 Canhoto de Nota de Fornecimento de Material Permanente (NF)
1.06.02.02 Canhoto de Nota de Transferência de Material Permanente (NT)
1.06.02.03 Canhoto de Termo de Responsabilidade de Material Permanente (TRMP)
1.06.02.04 Dossiê de Entrada de Materiais por Doação (Relatório de Entrada)
1.06.02.07 Inventário Setorial de Material Permanente (Relação de Materiais do T.O.)
1.06.02.09 Listagem de Equipamentos de Informática Substituídos ou Desativados
1.06.02.10 Movimentação Anual por Código
1.06.02.13 Ordem de Serviço para Retirada de Bens
1.06.02.14 Relatório de Movimentação de Equipamento de Informática
1.06.03 Alienação de Bens Móveis
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 66
1.06.03.01 Processo de Alienação de Bens Móveis
Setor de Cadastro de Juízes
1.10.05 Cadastro Funcional e Convocação de Juiz
1.10.05.01 Certidão de Informações Funcionais de Juiz
1.10.05.02 Informação sobre Férias de Magistrado
1.10.05.03 Lista de Antigüidade de Magistrados
1.10.05.05 Ofício de Freqüência de Juiz Classista
1.10.05.11 Portaria de Designação e Afastamento de Juízes (GP-J)
1.10.05.13 Prontuário Funcional de Juiz
Setor de Cadastro de Servidores
1.10.04 Cadastro Funcional e Controle de Freqüência de Servidores
1.10.04.01 Cartão de Registro de Freqüência (Cartão de Ponto)
1.10.04.02 Certidão de Informações Funcionais de Servidor
1.10.04.03 Relatório da Freqüência Positiva Diária
1.10.04.04 Declaração de Informações Funcionais
1.10.04.06 Livro de Controle de Retirada de Carteira Funcional
1.10.04.08 Memorando de Alteração de Férias
1.10.04.09 Memorando de Autorização para Realização de Serviço Extraordinário
1.10.04.10 Memorando de Freqüência
1.10.04.11 Ofício de Consulta sobre Continuidade de Cessão de Servidor
1.10.04.13 Prontuário Funcional de Servidor
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
1.10.08.07 Ofício de Comunicação de Substituição de Servidor
Setor de Contabilidade Analítica
1.11.02 Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira
1.11.02.03 Guia de Recolhimento da União (GRU)
1.11.02.04 Nota de Lançamento por Evento (NL)
1.11.05 Controle da Contabilidade
1.11.05.02 Relatório de Conformidade Contábil e Diária
1.11.05.04 Relatório Demonstrativo Contábil
Setor de Controle de Material
1.06.01 Controle e Estoque de Materiais
1.06.01.01 Balancete Mensal do Almoxarifado
1.06.01.02 Dossiê de Controle de Empenho de Bens e Materiais
1.06.01.03 Inventário Anual de Material de Consumo
1.06.01.06 Relatório Mensal de Movimentação no Almoxarifado
1.06.02 Cadastramento de Bens Móveis
1.06.02.06 Inventário Físico-Financeiro de Bens Patrimoniais
Setor de Controle de Viaturas
1.08.02 Controle do Uso de Veículos Oficiais
1.08.02.01 Controle de Saída e Abastecimento de Veículos
1.08.02.03 Ficha de Controle de Saída dos Carros Oficiais (Relatório Diário)
1.08.02.06 Memorando de Pagamento de Despesas com Combustível
1.08.02.07 Solicitação de Transporte por Veículo Oficial
Setor de Eliminação de Autos Findos
1.12.06 Classificação e Destinação de Documentos
1.12.06.02 Listagem de Eliminação de Documentos
1.12.06.05 Termo de Eliminação de Documentos
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 67
2.12.01 Arquivamento de Autos
2.12.01.01 Documento Original Desentranhado de Autos Findos
2.12.01.03 Relação de Processos Arquivados com Pendência
2.12.01.04 Solicitação de Retirada de Processos das Varas do Trabalho
Setor de Encadernação
1.09.04 Execução de Serviços de Gráfica e de Encadernação
1.09.04.01 Guia de Entrega de Materiais Encadernados
1.09.04.05 Solicitação de Encadernação de Materiais
Setor de Enfermagem
1.14.04 Atendimento de Enfermagem
1.14.04.01 Ficha de Atendimento de Enfermagem
Setor de Execução de Programas Sociais
1.01.03 Cooperação Institucional e Celebração de Convênios
1.01.03.03 Dossiê de Celebração de Convênios
1.15.03 Execução de Programas Sociais
1.15.03.01 Cadastro de Programa de Benefício
1.15.03.02 Demonstrativo de Despesas com Empresa Conveniada
1.15.03.03 Demonstrativo de Despesas com Transporte Intermunicipal
1.15.03.04 Informação de Freqüência de Servidores Requisitados
1.15.03.05 Relatório de Pagamento de Auxílios
1.15.03.06 Termo de Manutenção de Auxílio Pré-Escolar
Setor de Expediente
1.14.01 Atendimento Médico
1.14.01.01 Listagem de Acompanhamento de Publicação de Licença Médica
1.14.01.03 Ofício de Convocação de Perícia Médica
1.14.01.04 Ofício de Encaminhamento de Laudo Médico
1.14.01.05 Prontuário Médico Eletrônico
1.14.01.06 Prontuário Médico-Funcional
Setor de Gráfica
1.09.04 Execução de Serviços de Gráfica e de Encadernação
1.09.04.02 Memorando de Solicitação de Alteração de "Layout" de Formulário
1.09.04.03 Modelo de Materiais Produzidos na Gráfica
1.09.04.04 Nota de Fornecimento de Serviços de Gráfica
1.09.04.06 Solicitação de Serviços de Impressão Gráfica
Setor de Inspeção de Despesa e Tomada das Contas
1.06.01 Controle e Estoque de Materiais
1.06.01.05 Relatório Mensal de Movimentação no Almoxarifado
1.06.02 Cadastramento de Bens Móveis
1.06.02.05 Inventário Físico-Financeiro de Bens Patrimoniais
1.07.03 Locação de Imóveis
1.07.03.01 Relação de Pagamento de Aluguéis
1.11.02 Acompanhamento da Execução Orçamentária e Financeira
1.11.02.01 Demonstrativo do Impacto Orçamentário e Financeiro (DIOF)
1.11.04 Inspeção da Despesa
1.11.04.01 Ficha de Acompanhamento da Folha de Pagamento
1.11.04.02 Ficha de Controle de Execução de Contratos
1.11.04.03 Ficha de Encerramento de Processos de Licitação
1.11.04.04 Ficha de Inspeção de Processos de Compra Direta
1.11.04.05 Ficha de Inspeção de Processos de Licitação
1.11.04.06 Ficha de Verificação dos Lançamentos sobre Suprimento de Fundos
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 68
1.11.05 Controle da Contabilidade
1.11.05.01 Balanço
Setor de Manutenção
1.07.07 Manutenção Predial
1.07.07.04 Ordem de Serviço de Manutenção
Setor de Marcenaria e Carpintaria
1.09.02 Execução de Serviços de Marcenaria
1.09.02.01 Ordem de Serviço para Execução de Serviços de Marcenaria
Setor de Mecânica
1.08.03 Manutenção de Veículos Oficiais
1.08.03.01 Catálogo de Peças Automotivas
1.08.03.02 Orçamento de Manutenção de Veículos (Pasta Carro)
1.08.03.03 Ordem de Serviço de Manutenção de Veículo (Pasta Carro)
1.08.03.04 Planilha de Gastos com Manutenção de Veículos
Setor de Nutrição e Dietética
1.14.03 Atendimento Nutricional
1.14.03.01 Prontuário Nutricional
Setor de Operação
1.13.02 Operação de Sistemas de Informática
1.13.02.01 "Backup" Diário
1.13.02.02 "Backup" Mensal
1.13.02.03 "Backup" Semanal
1.13.02.04 Relatório de "Backup" (Registro de Operação)
1.13.02.05 Solicitação de Cadastramento de Usuário em Serviço On-Line
1.13.02.06 Solicitação de Processamento de Folha de Consignação em Pagamento
1.13.02.07 Solicitação de Relatórios de Gestão de Pessoal
Setor de Pagamento de Outros Custeios e Capital
1.11.03 Pagamento de Pessoal e Outros Custeios
1.11.03.02 Declaração de Não-Incidência Tributária
1.11.03.03 Dossiê de Comprovação de Recolhimento Previdenciário
1.11.03.04 Dossiê de Declaração de Imposto e Contribuição não Retenção (DICNR)
1.11.03.10 Planilha de Controle de Impostos e Contribuições Retidas
1.11.03.11 Processo de Concessão de Suprimento de Fundos (PCSF)
1.11.03.13 Protocolo de Entrega de Declaração de ISS
Setor de Portaria e Vigilância
1.01.05 Divulgação Administrativa
1.01.05.02 Cartaz de Avisos
1.02.02 Execução de Serviços de Expedição Postal
1.02.02.04 Relação de Correspondência Enviada
1.07.07 Manutenção Predial
1.07.07.03 Livro de Controle de Manutenção de Elevadores
1.08.01 Vigilância Patrimonial
1.08.01.01 Controle de Guarda de Armas
1.08.01.02 Informação sobre Ocorrências Havidas
1.08.01.03 Memorando de Autorização de Entrada Fora do Expediente
1.08.01.04 Memorando de Autorização de Saída de Materiais e Equipamentos
1.08.01.06 Relação de Achados e Perdidos
1.08.01.07 Relatório de Circulação de Pessoas
1.08.01.08 Relatório de Controle de Entrada e Saída
Setor de Programas de Saúde
1.03.05 Promoção de Campanhas Institucionais e Publicidade
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 69
1.03.05.01 Dossiê de Campanha de Saúde
1.03.05.03 Folheto de Divulgação de Serviços
1.14.05 Execução de Programas de Saúde
1.14.05.01 Boletim de Saúde
1.14.05.02 Cadastro de Programa de Medicação
1.14.05.03 Questionário de Pesquisa de Saúde
1.14.05.04 Relatório de Pesquisa de Saúde
Setor de Provimento e Vacância
1.10.02 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Servidor
1.10.02.03 Carta de Convocação de Candidatos Aprovados em Concurso
1.10.02.06 Livro de Registro de Atos e Portarias de Nomeação
1.10.02.07 Livro Eletrônico de Termo de Posse e Exercício de Servidores
1.10.02.10 Prontuário de Candidatos Desistentes
1.10.08 Concessão de Direitos e Vantagens e Preparação de Pagamento
1.10.08.06 Lista de Nomeação de Cargo em Comissão e Função Comissionada
Setor de Recebimento e Expedição
1.02.02 Execução de Serviços de Expedição Postal
1.02.02.01 Estatística de Postagem de Correspondência
1.02.02.02 Nota de Coleta de Correio
1.02.02.03 Relação de Correspondência Enviada
1.02.02.05 Relação Diária de Postagem de Correspondência (Lista de Postagem)
Setor de Seleção
1.10.02 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Servidor
1.10.02.02 Certidão de Aprovação em Concurso Público
1.10.02.04 Listagem de Candidatos Aprovados em Concurso Público
1.10.02.09 Processo de Concurso de Servidores
1.10.02.12 Recurso de Candidatos
1.10.03 Seleção, Provimento e Vacância de Cargo de Juiz
1.10.03.01 Processo de Concurso de Promoção para Juiz Titular
1.10.03.02 Processo de Concurso de Remoção de Juiz do Tribunal
1.10.03.03 Processo de Concurso de Remoção de Juiz Titular
1.10.03.04 Processo de Concurso para Provimento de Cargo de Juiz
1.10.03.05 Processo de Concurso de Promoção para Juiz do Tribunal
1.10.06 Avaliação e Promoção Funcional
1.10.06.01 Processo de Promoção e Progressão Funcional (Processo de Avaliação de
Estágio
Setor de Serviço Social
1.15.02 Atendimento Social
1.15.02.01 Dossiê de Acompanhamento de Assistência Social (Casos)
Setor de Taquigrafia
2.08.02 Taquigrafia e Degravação
2.08.02.02 Formulário de Controle de Entrada de Taquígrafo em Sessão
2.08.02.03 Nota Taquigráfica
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 70
ANEXO IV – Rótulo Padrão para Identificação das Embalagens Arquivísticas
Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região
Secretaria
Serviço
Setor
código de classificação
vol.
(se houver)
nome/ano do documento
arquivar no AC até:
arquivar no AI até:
Destinação final:
eliminação
preservação
preservação seletiva
Rótulo Padrão para Acondicionamento de um único tipo documental
Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região
Secretaria
Serviço
Setor
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
código classificação
código classificação
código classificação
código classificação
código classificação
código classificação
arquivar até:
Rótulo Padrão para Caixa-Arquivo contendo vários tipos documentais
OBS.: matrizes disponíveis na Área Restrita/Programa de Gestão Documental
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 71
ANEXO V – Modelos dos Termos de Registro para Eliminação de Documentos
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Unidade: __________________________________________
Listagem nº_____/2006
Folha nº ____________
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
CÓDIGO
CLASSIF.
DOCUMENTO
DATASLIMITE
QTDE. ESPECIFICAÇÃO
OBSERVAÇÕES
_________ ___/___/___
local data
____________________
Responsável pela Seleção
_________ ___/___/___
local data
______________________
Comissão Permanente de Avaliação
_________ ___/___/___
local data
____________________
Presidência do
TRT da 2ª Região
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ___dias do __ mês do ano de___, o Setor de Arquivo, de acordo com o que consta
da Relação de Eliminação de Documentos e respectivo edital de ciência de eliminação,
aprovados pela Presidência do E. TRT da 2ª Região, por intermédio do (indicar o documento de
aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da
tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de
documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do
acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar as
datas-limite dos documentos eliminados).
(nome da unidade responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 2ª REGIÃO
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº ______/____
A Comissão Permanente de Avaliação, designada pela Portaria nº _____, de
___/___/___, publicada no (indicar o periódico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar
a Relação de Eliminação de Documentos), aprovada pelo Exmo. Sr. Juiz Presidente do TRT da
2ª Região, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa
interessar que a partir do (30º a 45) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no
(indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica
responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos
documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do
órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo
citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de
peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração
de legitimidade do pedido.
(Local e data, Nome e Assinatura)
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Índice dos Tipos Documentais constantes da Tabela de Temporalidade (Anexo II)
A
Acórdão, 2.09.01.01
Ata de Audiência, 2.08.01.01
Ata de Correição Ordinária,
2.05.02.01
Ata de Correição Ordinária,
2.05.02.02
Ata de Correição Ordinária da CGJT,
2.05.01.01
Ata de Reunião, 1.01.04.01
Ata de Sessão, 2.08.01.02
Ata de Sessão da Ordem do Mérito
Judiciário, 1.03.01.01
Ato de Concessão de Vantagens a
Juízes Classistas, 1.10.08.01
Ato de Nomeação de Servidores,
1.10.02.01
Autos de Correição Parcial,
2.05.03.01
Autos de Expediente (Pedido de
Providência), 2.05.03.02
Autos de Precatório, 2.10.01.01
Autos de Precatório Administrativo,
2.10.01.02
Autos de Reclamação Trabalhista,
2.06.03.01
Autos de Representação, 2.05.03.03
Autos de Requisição de Pequeno
Valor Federal (RPV), 2.10.01.03
Autos de Vitaliciedade, 2.05.03.04
B
"Backup" Diário, 1.13.02.01
"Backup" Mensal, 1.13.02.02
"Backup" Semanal, 1.13.02.03
Balancete Mensal do Almoxarifado,
1.06.01.01
Balanço, 1.11.05.01
Base de Dados de Acórdãos (Acervo
Eletrônico), 1.12.03.01
Base de Dados de Controle e
Circulação do Acervo, 1.12.01.01
Base de Dados de Legislação,
1.12.02.01
Boletim de Jurisprudência, 1.12.03.02
Boletim de Saúde, 1.14.05.01
Boletim Estatístico Mensal das
Atividades de 1ª Instância,
1.12.04.01
Boletim Estatístico Mensal do
Tribunal, 1.12.04.02
Boletim Informativo de Diário Oficial,
1.12.02.02
Boletim Informativo de Pessoal,
1.01.05.01
Boletim Técnico em Informática
(INFOTEC), 1.13.03.01
C
Cadastro de Fornecedores e
Prestadores de Serviço, 1.05.01.01
Cadastro de Licitações, 1.05.01.02
Cadastro de Plano de Saúde,
1.14.06.01
Cadastro de Programa de Benefício,
1.15.03.01
Cadastro de Programa de
Medicação, 1.14.05.02
Cadastro Secundário de Entrada de
Material Bibliográfico (Agenda),
1.12.01.02
Caderno Jurisprudência Consolidada,
1.12.05.01
Canhoto de Nota de Fornecimento de
Material Permanente (NF),
1.06.02.01
Canhoto de Nota de Transferência de
Material Permanente (NT),
1.06.02.02
Canhoto de Termo de
Responsabilidade de Material
Permanente (TRMP), 1.06.02.03
Carta de Convocação de Candidatos
Aprovados em Concurso, 1.10.02.03
Carta Precatória, 2.07.01.01
Cartão de Registro de Freqüência
(Cartão de Ponto), 1.10.04.01
Cartaz de Avisos, 1.01.05.02
Catálogo de Equipamentos e Sistemas
de Informática, 1.13.03.02
Catálogo de Peças Automotivas,
1.08.03.01
Catálogo Telefônico, 1.09.05.02
Certidão de Ação Trabalhista,
2.04.02.01
Certidão de Aprovação em Concurso
Público, 1.10.02.02
Certidão de Autor e Réu, 2.04.02.02
Certidão de Distribuição de Feitos,
2.04.02.03
Certidão de Informações Funcionais de
Juiz, 1.10.05.01
Certidão de Informações Funcionais de
Servidor, 1.10.04.02
Certidão de Objeto e Pé, 2.04.02.04
Certidão de Patrono, 2.04.02.05
Certidão de Reclamante, 2.04.02.06
Certidão Trabalhista para não Optantes
pelo FGTS, 2.04.02.07
Certificado de Participação em Evento,
1.03.04.02
"Clipping" Geral, 1.03.03.01
"Clipping" TRT, 1.03.03.02
Coleção de Acórdãos de Dissídio
Coletivo, 1.12.03.03
Coleção de Acórdãos Ementados,
1.12.03.04
Coleção de Acórdãos Selecionados não
Ementados, 1.12.03.05
Coleção de Decisões da Corregedoria
Ementadas, 1.12.03.06
Compilação de Bibliografias, 1.12.01.03
Comprovante de Empréstimo do Acervo
Circulante, 1.12.01.04
Comprovante de Entrega Postal,
1.02.01.01
Comprovante de Entrega Postal,
2.03.01.01
Comprovante de Transmissão
Eletrônica de Boletim Estatístico,
1.12.04.03
Comunicação de Despachos e
Decisões Processuais, 2.07.01.02
Contrato de Convênio e seus Termos
Aditivos, 1.01.03.01
Controle de Alteração de Pagamento,
1.11.03.01
Controle de Guarda de Armas,
1.08.01.01
Controle de Saída e Abastecimento de
Veículos, 1.08.02.01
Correspondência de Comunicação
Administrativa Enviada, 1.01.06.01
Correspondência de Comunicação
Administrativa Recebida, 1.01.06.02
Correspondência de Comunicação
Gerencial, 1.01.06.03
Correspondência de Manifestação de
Cordialidade, 1.03.06.01
Correspondência de Manifestação de
Elogio, 1.03.07.01
Correspondência do Gabinete da
Presidência, 1.03.06.02
"Curriculum Vitae" de Palestrante,
1.03.04.01
D
Decisão de Correição Parcial,
2.09.01.02
Declaração de Comprovação de
Estágio, 1.10.01.01
Declaração de Encaminhamento a
Profissionais de Saúde, 1.14.02.01
Declaração de Imposto de Renda da
Parte Executada, 2.07.01.03
Declaração de Imposto de Renda de
Pessoa Física, 1.04.01.01
Declaração de Informações
Funcionais, 1.10.04.04
Declaração de Não-Incidência
Tributária, 1.11.03.02
Declaração Relativa ao Plano de
Saúde, 1.14.06.02
Demonstrativo de Despesas com
Empresa Conveniada, 1.15.03.02
Demonstrativo de Despesas com
Transporte Intermunicipal,
1.15.03.03
Demonstrativo do Impacto
Orçamentário e Financeiro (DIOF),
1.11.02.01
Designação de Companheiro(a) para
Fins de Pensão, 1.10.09.01
Dissídio Coletivo. 2.06.04.01
Documento Original Desentranhado
de Autos Findos, 2.12.01.01
Dossiê de Acompanhamento de
Assistência Social (Casos),
1.15.02.01
Dossiê de Acompanhamento de
Convênio, 1.01.03.02
Dossiê de Acompanhamento de
Obra (Pasta de Obra),1.07.05.01
Dossiê de Acompanhamento de
Prestação de Serviços
Contratados, 1.05.02.01
Dossiê de Campanha de Saúde,
1.03.05.01
Dossiê de Campanha Institucional,
1.03.05.02
Dossiê de Celebração de Convênios.
1.01.03.03
Dossiê de Comprovação de
Recolhimento Previdenciário,
1.11.03.03
Dossiê de Controle de Empenho de
Bens e Materiais, 1.06.01.02
Dossiê de Controle de Pagamento
de Precatórios, 1.11.02.02
Dossiê de Controle de Solicitações
de Reparo, 1.09.01.01
Dossiê de Correspondência com
Autores de Publicação Editorial,
1.03.06.03
Dossiê de Curso de Capacitação e
Treinamento, 1.10.07.01
Dossiê de Curso de Prevenção e
Combate contra Incêndio,
1.07.06.01
Dossiê de Declaração de Imposto e
Contribuição não Retenção
(DICNR), 1.11.03.04
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 73
Dossiê de Entrada de Materiais por
Doação (Relatório de Entrada),
1.06.02.04
Dossiê de Estudo do "Layout" de
Publicação Editorial, 1.12.05.02
Dossiê de Evento Cerimonial,
1.03.02.01
Dossiê de Eventos, 1.03.04.03
Dossiê de Histórico do Imóvel (Pasta
de Prédio), 1.07.05.02
Dossiê de Legislação, 1.12.02.03
Dossiê de Manutenção de
Equipamentos, 1.07.07.01
Dossiê de Manutenção e Inspeção de
Extintores, 1.07.06.02
Dossiê de Programa de Estágio,
1.10.01.04
Dossiê de Registro de Publicação
Editorial, 1.12.05.03
Dossiê de Registro dos Veículos,
1.08.02.02
E
Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos, 1.12.06.01
Edital de Correição Ordinária,
2.05.02.03
Edital de Intimação de Despacho,
2.07.01.04
Edital de Publicação de Acórdão,
2.07.01.05
Estatística de Postagem de
Correspondência, 1.02.02.01
Expediente de Cumprimento de
Mandado de Remoção, 2.07.03.01
Expediente de Diligências (Pasta de
Diligências), 1.04.01.02
Expediente de Manifestação da
Ouvidoria (Pasta de Manifestação
da Ouvidoria), 1.03.07.02
Expediente do Tribunal Pleno,
2.01.01.01
F
Fatura de Serviços Públicos,
1.07.04.01
Ficha de Acompanhamento da Folha
de Pagamento, 1.11.04.01
Ficha de Acórdãos Ementados,
1.12.03.07
Ficha de Análise de Admissões e
Concessões, 1.04.02.01
Ficha de Andamento Processual,
2.04.01.01
Ficha de Assistência Técnica,
1.09.01.02
Ficha de Atendimento de
Enfermagem, 1.14.04.01
Ficha de Atendimento Técnico
(Chamado), 1.13.03.03
Ficha de Avaliação Psicológica,
1.14.02.02
Ficha de Controle de Execução de
Contratos, 1.11.04.02
Ficha de Controle de Periódicos,
1.12.01.05
Ficha de Controle de Registro e
Atualização de Imóvel Próprio da
União, 1.07.01.01
Ficha de Controle de Saída dos
Carros Oficiais (Relatório Diário),
1.08.02.03
Ficha de Correção de Programa
(Pedido de Manutenção de
Sistema), 1.13.01.01
Ficha de Distribuição de Reclamação
Trabalhista, 2.06.02.01
Ficha de Distribuição de Reclamação
Trabalhista, 2.06.02.02
Ficha de Encerramento de Processos
de Licitação, 1.11.04.03
Ficha de Freqüência da Criança,
1.15.01.01
Ficha de Inspeção de Processos de
Compra Direta, 1.11.04.04
Ficha de Inspeção de Processos de
Licitação, 1.11.04.05
Ficha de Instalação de Equipamento de
Informática, 1.13.03.04
Ficha de Recadastramento Anual,
1.10.09.02
Ficha de Verificação dos Lançamentos
sobre Suprimento de Fundos,
1.11.04.06
Ficha Financeira, 1.10.08.02
Ficha Matriz, 1.12.01.06
Fita de Áudio de Sessão, 2.08.02.01
Fita de Gravação de Circuito Interno,
1.08.01.05
Fita de Vídeo de Eventos, 1.03.03.03
Folheto de Divulgação de Serviços,
1.03.05.03
Folheto de Editoras, 1.12.01.07
Formulário de Admissão de Juiz,
1.04.02.02
Formulário de Admissão de Servidor,
1.04.02.03
Formulário de Concessão de
Aposentadoria, 1.04.02.04
Formulário de Concessão de Pensão
Civil, 1.04.02.05
Formulário de Consulta ao Acervo,
1.12.01.08
Formulário de Controle de Entrada de
Taquígrafo em Sessão, 2.08.02.02
Formulário de Desligamento de Juiz,
1.04.02.06
Formulário de Desligamento de
Servidor, 1.04.02.07
Fotografia de Eventos, 1.03.03.04
G
Guia de Entrega de Materiais
Encadernados, 1.09.04.01
Guia de Expedição e Remessa (Guia
de Malote), 1.02.01.02
Guia de Expedição e Remessa (Guia
de Malote), 2.03.01.02
Guia de Recolhimento da Previdência
Social (GPS), 1.11.03.05
Guia de Recolhimento da União (GRU),
1.11.02.03
Guia de Recolhimento de Contribuição
Previdenciária (GPS), 2.11.02.01
Guia de Recolhimento de Custas e
Emolumentos (DARF), 2.11.01.01
Guia de Recolhimento de Encargos
Sociais e de Informações à
Previdência, (GFIP), 1.11.03.06
Guia de Recolhimento de Imposto de
Renda (DARF), 2.11.02.02
Guia de Recolhimento de Multa
Aplicada pela DRT, 2.11.03.01
Guia para Levantamento de Depósito
(Alvará), 2.07.01.06
H
Hemeroteca de Legislação, 1.12.02.04
I
Índice de Jurisprudência, 1.12.03.08
Informação de Desligamento de
Estagiário, 1.10.01.03
Informação de Freqüência de
Servidores Requisitados, 1.15.03.04
Informação de Recebimento de
Recurso Financeiro, 2.10.01.04
Informação Referente a Direitos
Funcionais, 1.10.10.01
Informação sobre Auxílio Funeral,
1.10.08.04
Informação sobre Férias de Magistrado,
1.10.05.02
Informação sobre Manutenção,
Obras e Serviços, 1.07.07.02
Informação sobre Ocorrências de
Trânsito, 1.08.02.04
Informação sobre Ocorrências
Havidas, 1.08.01.02
Informativo Semanal, 1.12.05.04
Informe de Rendimentos, 1.10.08.05
Inventário Anual de Material de
Consumo, 1.06.01.03
Inventário do Acervo Bibliográfico,
1.12.01.09
Inventário Físico-Financeiro de Bens
Patrimoniais, 1.06.02.05
Inventário Físico-Financeiro de Bens
Patrimoniais, 1.06.02.06
Inventário Setorial de Material
Permanente (Relação de Materiais
do T.O.), 1.06.02.07
Inventário Setorial de Material
Permanente (Relação de Materiais
do T.O.), 1.06.02.08
J
Jornal do TRT, 1.03.03.05
L
Licença de Uso de Programa de
Computador, 1.13.03.05
Lista de Antigüidade de Magistrados,
1.10.05.03
Lista de Nomeação de Cargo em
Comissão e Função
Comissionada, 1.10.08.06
Lista Diária de Solicitação de Vistas
dos Autos Findos, 2.12.01.02
Listagem de Acompanhamento de
Publicação de Licença Médica,
1.14.01.01
Listagem de Acórdãos Ementados,
1.12.03.09
Listagem de Candidatos Aprovados
em Concurso Público, 1.10.02.04
Listagem de Controle de Garantia de
Materiais, Equipamentos e
Móveis, 1.09.01.03
Listagem de Devolução de
Mandados, 2.03.01.03
Listagem de Devolução de
Mandados, 2.03.01.04
Listagem de Duplicatas e Materiais
Oferecidos para Doação,
1.12.01.10
Listagem de Eliminação de
Documentos, 1.12.06.02
Listagem de Entrega de
Correspondência, 1.02.01.03
Listagem de Entrega de Mandados,
2.03.01.05
Listagem de Equipamentos de
Informática Substituídos ou
Desativados, 1.06.02.09
Listagem de Profissionais
Credenciados em Plano de Saúde,
1.14.01.02
Listagem de Remessa de Autos,
2.03.01.06
Listagem de Remessa de Mandados,
2.03.01.07
Listagem de Remessa de Mandados,
2.03.01.08
Listagem de Retirada de Petições
Iniciais, 2.03.01.09
Listagem de Sugestões de Aquisição
de Material
Bibliográfico,1.12.01.12
Livro de Ata de Sessão, 2.08.01.03
Livro de Cadastro Funcional,
1.10.04.05
Livro de Carga de Processos,
2.03.01.10
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 74
Livro de Consulta de Processos em
Secretaria, 2.03.01.11
Livro de Controle de Atendimento,
1.12.01.11
Livro de Controle de Manutenção de
Elevadores, 1.07.07.03
Livro de Controle de Numeração de
Portarias GP-J, 1.10.05.04
Livro de Controle de Retirada de
Carteira Funcional, 1.10.04.06
Livro de Distribuição de Reclamação
Trabalhista, 2.06.02.03
Livro de Entrega de Documentos
(Livro de Carga), 1.02.01.04
Livro de Entrega de Documentos
(Livro de Carga), 2.03.01.12
Livro de Freqüência, 1.10.04.07
Livro de Posse e Exercício,
1.10.02.05
Livro de Protocolo, 1.02.01.05
Livro de Protocolo, 2.03.01.13
Livro de Registro de Atos e Portarias
de Nomeação, 1.10.02.06
Livro de Registro de Certidão,
2.04.02.08
Livro de Registro de Custas e
Emolumentos, 2.11.01.02
Livro de Registro de Devolução de
Petição, 2.03.01.14
Livro de Registro de Recolhimento de
Emolumentos da Corregedoria,
2.11.01.03
Livro de Registro de Recolhimento de
Imposto de Renda, 2.11.02.03
Livro de Remessa de Carta
Precatória, 2.03.01.15
Livro de Sessão de Julgamento de
Dissídios Coletivos, 2.08.01.04
Livro de Sustentação Oral,
2.08.01.05
Livro de Termo de Compromisso de
Perito, 2.07.02.01
Livro Eletrônico de Termo de Posse e
Exercício de Servidores,
1.10.02.07
M
Mandado Judicial, 2.07.02.02
Manual de Equipamentos e Sistemas
de Informática, 1.13.03.07
Manual de Procedimento Operacional
Padrão (POP), 1.13.03.06
Manual do Empossado (Boletim de
Pessoal), 1.10.02.08
Manual Técnico de Equipamento,
1.09.01.04
Memorando de Alteração de Férias,
1.10.04.08
Memorando de Autorização de
Entrada Fora do Expediente,
1.08.01.03
Memorando de Autorização de Saída
de Materiais e Equipamentos,
1.08.01.04
Memorando de Autorização para
Realização de Serviço
Extraordinário, 1.10.04.09
Memorando de Freqüência,
1.10.04.10
Memorando de Freqüência de
Estagiário, 1.10.01.05
Memorando de Freqüência de Oficial
de Justiça, 1.10.08.03
Memorando de Pagamento de
Despesas com Combustível,
1.08.02.06
Memorando de Solicitação de
Alteração de "Layout" de
Formulário, 1.09.04.02
Mensagem Recebida pelo SIAFI,
1.03.06.04
Modelo de Materiais Produzidos na
Gráfica, 1.09.04.03
Movimentação Anual por Código,
1.06.02.10
N
Norma da Atividade Administrativa,
1.01.01.01
Norma da Atividade Judiciária,
2.01.01.02
Nota de Coleta de Correio, 1.02.02.02
Nota de Dotação (ND), 1.11.01.01
Nota de Empenho (NE), 1.11.03.07
Nota de Fornecimento de Material de
Consumo, 1.06.01.04
Nota de Fornecimento de Material
Permanente (NF), 1.06.02.11
Nota de Fornecimento de Serviços de
Gráfica, 1.09.04.04
Nota de Lançamento por Evento (NL),
1.11.02.04
Nota de Sistema (NS), 1.11.02.05
Nota de Transferência de Material
Permanente (NT), 1.06.02.12
Nota Fiscal, 1.05.02.02
Nota Taquigráfica, 2.08.02.03
Notificação de Multa de Trânsito,
1.08.02.05
O
Ofício de Comunicação de Substituição
de Servidor, 1.10.08.07
Ofício de Comunicação Processual,
2.07.01.07
Ofício de Consulta sobre Continuidade
de Cessão de Servidor, 1.10.04.11
Ofício de Convocação de Perícia
Médica, 1.14.01.03
Ofício de Efeito Suspensivo, 2.07.01.08
Ofício de Encaminhamento de Laudo
Médico, 1.14.01.04
Ofício de Freqüência de Juiz Classista,
1.10.05.05
Ofício de Solicitação de Juiz Auxiliar,
1.10.05.06
Ofício de Substituição de Juiz por
Impedimento, 1.10.05.07
Ofício Requisitório, 2.10.01.05
Orçamento de Manutenção de Veículos
(Pasta Carro), 1.08.03.02
Ordem de Serviço de Manutenção,
1.07.07.04
Ordem de Serviço de Manutenção de
Veículo (Pasta Carro), 1.08.03.03
Ordem de Serviço Interna para Ajustes
na Folha de Pagamento, 1.11.03.08
Ordem de Serviço para Execução de
Serviços de Marcenaria, 1.09.02.01
Ordem de Serviço para Preparação de
Auditório, 1.09.03.01
Ordem de Serviço para Retirada de
Bens, 1.06.02.13
P
Pauta de Audiência, 2.08.01.06
Pauta de Sessão, 2.08.01.07
Pedido de Providência e Informação,
2.05.03.05
Pedido de Reconsideração, 1.04.01.03
Pedido de Reexame, 1.04.01.04
Petição Extraviada, 2.03.01.16
Planejamento de Atividades
Pedagógicas, 1.15.01.02
Planejamento de Cardápios, 1.15.01.03
Planilha com Resultado de
Transmissão Eletrônica, 1.12.04.04
Planilha de Acompanhamento de
Processos de Aposentadoria,
1.10.09.03
Planilha de Acompanhamento
Gerencial, 1.01.06.04
Planilha de Cadastro de Juízes,
1.10.05.08
Planilha de Controle da Folha de
Pagamento, 1.11.03.09
Planilha de Controle das Relações
de Ordem Bancária, 1.11.02.06
Planilha de Controle de Impostos e
Contribuições Retidas, 1.11.03.10
Planilha de Controle de
Manifestações da Ouvidoria,
1.03.07.03
Planilha de Controle de Pagamento
de Precatório, 1.11.02.07
Planilha de Designação de Juízes,
1.10.05.09
Planilha de Gastos com Manutenção
de Veículos, 1.08.03.04
Planilha de Numeração Diária de
Protocolo, 2.03.01.17
Planilha de Resumo Semanal das
Despesas de Custeio, 1.11.02.08
Planta da Edificação e Instalações,
1.07.05.03
Portaria de Designação e
Afastamento de Juízes (GP-J),
1.10.05.10
Portaria de Designação e
Afastamento de Juízes (GP-J),
1.10.05.11
Processo de Alienação de Bens
Imóveis, 1.07.02.01
Processo de Alienação de Bens
Móveis, 1.06.03.01
Processo de Aquisição de Serviços
de Recuperação, Reforma ou
Construção, 1.07.05.04
Processo de Compra Direta,
1.05.02.03
Processo de Concessão de
Aposentadoria, 1.10.09.04
Processo de Concessão de Pensão
Temporária, 1.10.09.05
Processo de Concessão de Pensão
Vitalícia, 1.10.09.06
Processo de Concessão de
Suprimento de Fundos (PCSF),
1.11.03.11
Processo de Concurso de Promoção
para Juiz do Tribunal, 1.10.03.05
Processo de Concurso de Promoção
para Juiz Titular, 1.10.03.01
Processo de Concurso de Remoção
de Juiz do Tribunal, 1.10.03.02
Processo de Concurso de Remoção
de Juiz Titular, 1.10.03.03
Processo de Concurso de
Servidores, 1.10.02.09
Processo de Concurso para
Provimento de Cargo de Juiz,
1.10.03.04
Processo de Consignação em Folha
de Pagamento, 1.10.08.08
Processo de Folha de Pagamento,
1.11.03.12
Processo de Incidente de
Uniformização de Jurisprudência,
2.02.01.01
Processo de Julgamento de Matéria
Administrativa (TRT/MA),
1.01.07.01
Processo de Montepio Civil da
União, 1.10.09.07
Processo de Pagamento da Bolsa-
Estágio, 1.10.01.02
Processo de Pagamento de Abono,
1.10.08.09
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 75
Processo de Pagamento de
Adicionais, 1.10.08.10
Processo de Pagamento de Adicional
de Férias, 1.10.08.11
Processo de Pagamento de Diárias e
Ajuda de Custo, 1.10.08.12
Processo de Pagamento de
Reposição Salarial, 1.10.08.13
Processo de Pedido de Crédito
Suplementar, 1.11.01.02
Processo de Pedido de Crédito
Suplementar, 1.11.01.03
Processo de Plano Plurianual (PPA),
1.11.01.04
Processo de Plano Plurianual (PPA),
1.11.01.05
Processo de Prestação de Contas ao
Tribunal, 1.04.01.05
Processo de Prestação de Contas ao
TST, 1.04.01.06
Processo de Prestação de Contas ao
TST, 1.04.01.07
Processo de Programação
Orçamentária Anual, 1.11.01.06
Processo de Promoção e Progressão
Funcional (Processo de Avaliação
de Estágio Probatório), 1.10.06.01
Processo de Tomada de Contas,
1.04.01.08
Processo de Tomada de Contas,
1.04.01.09
Processo Disciplinar, 1.10.11.01
Processo dos Trabalhos da
Comissão do Programa de Gestão
Documental, 1.12.06.03
Processo Licitatório para Aquisição
de Bens e Materiais, 1.05.02.04
Processo Licitatório para Contratação
de Serviços, 1.05.02.05
Projeto de Atualização Tecnológica,
1.01.02.01
Projeto de Criação de Unidade
Setorial, 1.01.02.02
Projeto de Estruturação
Administrativa, 1.01.02.03
Projeto de Súmula (Expediente
SJD/CUJ), 2.02.01.02
Prontuário de Candidatos
Desistentes, 1.10.02.10
Prontuário de Crianças, 1.15.01.04
Prontuário de Empregado Celetista,
1.10.04.12
Prontuário de Estagiário, 1.10.01.06
Prontuário de Juiz de 1ª Instância,
2.05.03.06
Prontuário de Juiz para Fins de
Promoção, 1.10.06.02
Prontuário de Requerimentos de Juiz
(Pasta de Juiz), 1.10.05.12
Prontuário de Servidor para Fins de
Promoção, 1.10.06.03
Prontuário Funcional de Juiz,
1.10.05.13
Prontuário Funcional de Servidor,
1.10.04.13
Prontuário Médico Eletrônico,
1.14.01.05
Prontuário Médico-Funcional,
1.14.01.06
Prontuário Nutricional, 1.14.03.01
Prontuário Psicológico, 1.14.02.03
Proposta Comercial, 1.05.02.06
Proposta Orçamentária Anual com
Limites Referenciais, 1.11.01.07
Proposta Orçamentária Anual com
Limites Referenciais, 1.11.01.08
Proposta Orçamentária Anual Prévia,
1.11.01.09
Proposta Orçamentária Anual Prévia,
1.11.01.10
Protocolo de Entrega de Declaração de
ISS, 1.11.03.13
Prova Tipográfica de Publicação
Editorial (Boneco), 1.12.05.05
Q
Quadro com Função Comissionada,
1.10.08.14
Quadro de Acompanhamento Mensal
da Despesa com Pessoal (ADMP),
1.11.02.09
Quadro de Acompanhamento Mensal
da Despesa com Pessoal (ADMP),
1.11.02.10
Quadro Demonstrativo de Despesa de
Pessoal (ADP), 1.11.02.11
Quadro Geral dos Servidores,
1.10.02.11
Questionário de Pesquisa de Saúde,
1.14.05.03
R
Rascunho de Sessão (Rascunho de
Julgamento), 2.08.01.08
Recibo de Relação Anual de
Informações Sociais (RAIS),
1.11.03.14
Recurso de Candidatos, 1.10.02.12
Regulamento Geral da Secretaria,
1.01.01.02
Relação de Achados e Perdidos,
1.08.01.06
Relação de Convocação de Juízes,
1.10.05.14
Relação de Correspondência Enviada,
1.02.02.03
Relação de Correspondência Enviada,
1.02.02.04
Relação de Ordem Bancária Externa
(RE), 1.11.03.15
Relação de Ordem Bancária Intra-SIAFI
(RT), 1.11.03.16
Relação de Ordem de Votação,
2.08.01.09
Relação de Pagamento de Aluguéis,
1.07.03.01
Relação de Processos Arquivados com
Pendência, 2.12.01.03
Relação de Votos Enviados, 2.03.01.18
Relação Diária de Postagem de
Correspondência (Lista de
Postagem), 1.02.02.05
Relatório Anual de Atividades,
1.01.06.05
Relatório da Freqüência Positiva Diária,
1.10.04.03
Relatório de "Backup" (Registro de
Operação), 1.13.02.04
Relatório de Aceitação Diária das
Refeições, 1.15.01.05
Relatório de Acompanhamento da
Despesa com Pessoal e Custeio,
1.11.02.12
Relatório de Acompanhamento da
Despesa com Pessoal e Custeio,
1.11.02.13
Relatório de Acompanhamento das
Metas Físicas, 1.11.02.14
Relatório de Apreciação Crítica,
1.12.05.06
Relatório de Assistência Técnica de
Linha de Dados (LP), 1.09.05.01
Relatório de Beneficiários do Plano de
Saúde, 1.14.06.03
Relatório de Circulação de Pessoas,
1.08.01.07
Relatório de Conformidade Contábil e
Diária, 1.11.05.02
Relatório de Controle de Entrada e
Saída, 1.08.01.08
Relatório de Distribuição das Seções
Especiais e Tribunal Pleno,
2.06.02.04
Relatório de Encaminhamento a
Profissionais de Saúde, 1.14.02.04
Relatório de Erros do Boletim
Estatístico do Tribunal, 1.12.04.05
Relatório de Gestão Fiscal (RGF),
1.11.05.03
Relatório de Movimentação de
Equipamento de Informática,
1.06.02.14
Relatório de Pagamento de Auxílios,
1.15.03.05
Relatório de Pesquisa de Saúde,
1.14.05.04
Relatório de Produção de Juízes,
2.05.03.07
Relatório de Programação
Financeira, 1.11.02.15
Relatório Demonstrativo Contábil,
1.11.05.04
Relatório Estatístico Mensal das
Atividades de 2ª Instância,
1.12.04.06
Relatório Geral de Atividades do
Tribunal, 1.01.06.06
Relatório Mensal da Execução da
Despesa, 1.11.02.16
Relatório Mensal de Aprazamento
das Audiências das Varas do
Trabalho, 2.05.03.08
Relatório Mensal de Atividades da
Ouvidoria, 1.03.07.04
Relatório Mensal de Movimentação
no Almoxarifado, 1.06.01.05
Relatório Mensal de Movimentação
no Almoxarifado, 1.06.01.06
Relatório Mensal de Produtividade
de Juiz de 1ª Instância, 2.05.03.09
Requerimento de Certidão (Pedido
de Certidão), 2.04.02.10
Requerimento de Certidão de
Pessoa Física no Pólo Ativo,
2.04.02.09
Requerimento de Manutenção de
Dependentes Universitários,
1.14.06.04
Requerimento do Titular para
Alteração do Plano de Saúde
(Alteração de Plano de Saúde),
1.14.06.05
Requisição de Materiais, 1.06.01.07
Revista Eletrônica CLT Dinâmica,
1.12.05.07
Revista Equilíbrio, 1.12.05.08
Revista Synthesis, 1.12.05.09
Revista Trimestral de Jurisprudência
(REVTRIM), 1.12.05.10
Roteiro de Evento Cerimonial,
1.03.02.02
S
Saldo Diário da Movimentação
Orçamentária e Financeira,
1.11.02.17
Sentença, 2.09.01.03
Sítio Eletrônico Institucional,
1.12.05.11
Solicitação de Cadastramento de
Usuário em Serviço On-Line,
1.13.02.05
Solicitação de Correção de Banco de
Dados, 1.13.01.02
Solicitação de Divulgação de Aviso
Eletrônico ('Broadcast"),
1.01.05.03
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 76
Solicitação de Encadernação de
Materiais, 1.09.04.05
Solicitação de Férias de Juiz,
1.10.05.15
Solicitação de Inclusão de Votos no
Acervo Eletrônico, 1.12.03.10
Solicitação de Processamento de
Folha de Consignação em
Pagamento, 1.13.02.06
Solicitação de Relatórios de Gestão
de Pessoal, 1.13.02.07
Solicitação de Retirada de Processos
das Varas do Trabalho, 2.12.01.04
Solicitação de Serviços de Impressão
Gráfica, 1.09.04.06
Solicitação de Serviços de
Telecomunicação, 1.09.05.03
Solicitação de Transporte por Veículo
Oficial, 1.08.02.07
T
Tabela de Composição das Turmas e
Sessões Especializadas, 1.10.05.16
Tabela de Controle de Férias de Juiz,
1.10.05.17
Tabela de Temporalidade de
Documentos, 1.12.06.04
Termo de Eliminação de Documentos,
1.12.06.05
Termo de Garantia de Equipamentos,
1.09.01.05
Termo de Manutenção de Auxílio
Pré-Escolar, 1.15.03.06
Termo de Reclamação Trabalhista,
2.06.01.01
Termo de Responsabilidade de
Material Permanente (TRMP),
1.06.02.15
Texto Entregue para Publicação
Editorial, 1.12.05.12
V
Voto, 2.09.01.04
Manual do Programa de Gestão Documental do TRT da 2ª Região 77
Índice das Unidades elencadas no Anexo III
Área Administrativa - Documentos
Comuns a Várias Unidades, 55
Área Judiciária - Documentos Comuns a
Várias Unidades, 56
A
Assessoria de Convocação de Juízes de 1ª
e 2ª Instâncias, 56
C
Central de Mandados, 57
D
Diretoria Geral de Coordenação Judiciária
e Cerimonial, 57
G
Gabinete de Juiz do Tribunal, 57
O
Ouvidoria, 57
R
Revista Synthesis e Revista Trimestral de
Jurisprudência, 57
S
Secretaria da Corregedoria Regional, 57
Secretaria da Diretoria Geral da
Administração, 58
Secretaria da Escola da Magistratura, 58
Secretaria de Assessoramento em
Comunicação Social, 58
Secretaria de Assessoramento Jurídico em
Expedição de Precatórios, 58
Secretaria de Controle Interno, 58
Secretaria de Coordenação Orçamentária e
Financeira, 58
Secretaria de Dissídios Coletivos, 59
Secretaria de Documentação, 59
Secretaria de Pessoal, 59
Secretaria de Vara do Trabalho, 59
Secretaria Geral da Presidência, 60
Serviço de Administração Financeira e
Orçamento, 60
Serviço de Benefícios Sociais, 60
Serviço de Biblioteca, 60
Serviço de Cadastro de Pessoal, 61
Serviço de Certidões, Traslados e Arquivo
Geral, 61
Serviço de Compras e Licitações, 61
Serviço de Contabilidade e Inspetoria, 61
Serviço de Depósitos Judiciais, 61
Serviço de Desenvolvimento de Sistemas,
61
Serviço de Distribuição dos Feitos de 1º
Grau, 61
Serviço de Engenharia e Arquitetura, 62
Serviço de Informações e Estatística, 62
Serviço de Jurisprudência e Divulgação, 62
Serviço de Legislação de Pessoal, 63
Serviço de Pagamento, 63
Serviço de Preparação de Pagamento de
Pessoal, 63
Serviço de Produção Fora da Sede, 63
Serviço de Produção na Sede, 63
Serviço de Recrutamento de Pessoal, 64
Serviço de Suporte e Treinamento, 64
Serviço de Transporte e Segurança, 64
Serviços Gerais, 64
Setor de Administração da Creche, 64
Setor de Análise de Admissões e
Concessões, 64
Setor de Aperfeiçoamento Funcional, 65
Setor de Aposentadorias e Pensões, 65
Setor de Arquivo Geral, 65
Setor de Atendimento Psicológico, 65
Setor de Cadastro de Bens, 65
Setor de Cadastro de Juízes, 66
Setor de Cadastro de Servidores, 66
Setor de Contabilidade Analítica, 66
Setor de Controle de Material, 66
Setor de Controle de Viaturas, 66
Setor de Eliminação de Autos Findos, 66
Setor de Encadernação, 67
Setor de Enfermagem, 67
Setor de Execução de Programas Sociais,
67
Setor de Expediente, 67
Setor de Gráfica, 67
Setor de Inspeção de Despesa e Tomada
das Contas, 67
Setor de Manutenção, 68
Setor de Marcenaria e Carpintaria, 68
Setor de Mecânica, 68
Setor de Nutrição e Dietética, 68
Setor de Operação, 68
Setor de Pagamento de Outros Custeios e
Capital, 68
Setor de Portaria e Vigilância, 68
Setor de Programas de Saúde, 68
Setor de Provimento e Vacância, 69
Setor de Recebimento e Expedição, 69
Setor de Seleção, 69
Setor de Serviço Social, 69